Kanzleiorganisation

Versicherer wollen kein Papier

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Bei Kanzleiorganisation: ReNoStar GmbH

3 Schritte zum Kanzleierfolg durch elektronische Kommunikation

Versicherer wollen kein Papier

Einfacher elektronisch mit Versicherungen kommunizieren

Einfacher elektronisch mit Versicherungen kommunizieren

Mehr Kanzleierfolg durch elektronische Kommunikation mit Versicherungen bedeutet generell: Einführung der elektronischen Akte und digitale Kommunikation. Ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ab 2016 der erklärte Kommunikationsweg zwischen Anwälten und Gerichten, so macht die digitale Revolution in Kanzleien auch vor weiteren Bereichen nicht Halt. Versicherungen wollen es griffig und effizient. Daher setzen sie zunehmend – und mit dem nötigen wirtschaftlichen Druck – auf die rein elektronische Kommunikation mit Rechtsanwälten. Die hat auch für Kanzleien viel mehr Vor- als Nachteile.

Die Digitalisierung der juristischen Berufe bedeutet große Vorteile bei der Kommunikation mit externen Empfängern. So können Dokumente ganz einfach in digitaler Form und ohne den Umweg über den klassischen Postversand übermittelt werden – schnell und erheblich kostengünstiger.

Die Kommunikation mit Rechtsschutz- und Kfz-Versicherungen bindet auf konventionelle, analoge Weise noch immer viel Arbeitszeit und generiert damit Kosten ohne spürbaren Nutzen. Moderne digitale Lösungen beschleunigen nicht nur die Kommunikation, sondern gestalten sie auch einfacher und kostengünstiger.

Allein die gedruckten Gutachten nach Unfällen oder Verkehrsübertretungen füllen oft allein schon ganze Aktenordner. Wollte man diese den Mandanten oder Versicherungen, versehen mit Notizen, Hinweisen oder Schriftsätzen, zukommen lassen, so war dies mit extremem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Es geht aber viel einfacher.

Schritt 1: Deckungszusage der Rechtsschutzversicherung

Kommt ein Mandant mit seinem juristischen Problem in die Kanzlei, so stellt sich meist die Frage nach einer Rechtsschutzversicherung. Selbst wenn der Mandant eine solchen Vertrag bejaht, war die Einholung der Deckungszusage bisher für das Kanzleipersonal eine manuelle Tätigkeit. Oder der Mandant muss dies selbst tun – mit einem latenten Risiko der Kostenübernahme für die Kanzlei.

Es geht auch anders, wenn Kanzleien dazu auf Lösungen wie beispielsweise die WebAkte zurückgreifen. Da diese bei fast allen Versicherungen sowie Softwareherstellern wie ReNoStar etabliert ist, wird es möglich, die Deckungszusage bereits während des Erstgesprächs mit einem Mandanten zu erhalten. Das senkt das Kostenrisiko für die Kanzlei erheblich.

Einige Versicherer fordern bereits diese elektronische Kommunikation mit Anwälten. Damit setzen sie die Juristen unter Druck, denn ohne Abwicklung der Mandatskosten über eine Rechtsschutzversicherung bleiben Mandanten weg, die eben genau darauf bauen. Über die Deckungszusage hinaus wird nämlich auch der Zahlungsausgleich erleichtert – neben einer massiven Zeit-, Papier- und Kostenersparnis.

Aber es geht noch weiter:

Schadenregulierung und Abrechnung bedeuten für Rechtsschutzversicherer rund ein Drittel des gesamten Arbeitsaufwandes. Daher hat die ÖRAG als einer der Branchenführer die automatisierte Prüfung und Abrechnung von Gebührennoten im Standardfall in einem Pilotprojekt eingeführt und intensiv getestet. Damit ist es möglich, Rechnungen direkt aus der Kanzleisoftware über die WebAkte digital an die ÖRAG zu übermitteln und automatisch verarbeiten zu lassen.

„Effizient geführte Kanzleien erstellen Abrechnungen generell mittels einer professionellen Kanzleisoftware“, so Dr. Egon Buhleier, Geschäftsführer bei ReNoStar. „Daher war es ein logischer Schritt, die elektronische Kopie dieses Rechnungs-Datensatzes zu erstellen und ohne Medienbruch und gesichert direkt an die IT-Systeme der Versicherer zu übermitteln. Beispielsweise bei der ÖRAG erfolgt daraufhin eine automatisierte Prüfung, die bei inhaltlicher Richtigkeit automatisch einen entsprechenden Zahlungsvorgang auslöst.“

Die Vorteile hinsichtlich Kostenstruktur und Zeitbedarf kann man leicht ermessen. Und bei steigendem Konkurrenzdruck in der Anwaltschaft ist jede Kostensenkung betriebswirtschaftlich ratsam. Aus dem Blickwinkel von Rechtsschutzversicherungen führt dies dazu, dass bereits in Kürze die gesamte Kommunikation nur noch auf diesem elektronischen Weg geführt werden darf. Jeder Rechtsanwalt, der diese Entwicklung nicht berücksichtigt, geht das Risiko ein, ab einem Zeitpunkt X nicht mehr mit Rechtsschutzversicherungen abrechnen zu können. Damit ist die elektronische Kommunikation eine erfolgsrelevante Technologie!

Schritt 2: KFZ Schadenabwicklung

Fast alle Vorteile der gesicherten digitalen Kommunikation mit Rechtsschutzversicherern lassen sich auch auf den nicht unbedeutenden Bereich der Unfall-Schadenregulierung mit KFZ-Versicherungen übertragen.

Nicht nur private Mandanten werden es zu schätzen wissen, wenn eine Kanzlei hier der Full-Service-Dienstleister ist. Daneben wünschen Großmandanten wie Autovermieter oder Fuhrparkbetreiber eine schnelle, professionelle Abwicklung von Unfallangelegenheiten. Innovative Kanzleien aktivieren einfach per Mausklick aus der elektronischen Akte heraus diejenigen Dokumente, die eine gegnerische Haftpflichtversicherung benötigt, um den Schaden des Kanzleimandanten schnell und reibungslos abzurechnen. Über die WebAkte KFZ-Schaden erfolgt die digitale, schnelle Übermittlung von Schadenmeldungen, polizeilichen Ermittlungsakten, Unfallbildern und Gutachten. Zusatznutzen bieten: die Beauftragung von Sachverständigen, die Ermittlung des gegnerischen Versicherers über den Deutschen Zentralruf, Reparaturfreigaben und Kostenübernahmen. Sowie das Abrechnungswesen.

Schritt 3: Die elektronische Kommunikation mit Mandanten

Mandanten stets aktuell zu informieren, gehört zu den herausragend wichtigen Aufgaben jeder Kanzlei. Der Mandant möchte sich gut betreut wissen. Daher ist die Kommunikation mit dem Mandanten – auch hinsichtlich möglicher Folgemandate – aus unternehmerischer Sicht erfolgsrelevant. Und damit passt sie zu den vorangegangenen Kommunikationslösungen.

Jede Kanzlei sollte ihren Mandanten in einem gesicherten Portal alle relevanten Informationen zum individuellen Fall bereitstellen. Das ist schnell, professionell und erspart den Kanzleimitarbeitern vielfältige Anrufe, Rückfragen und Postsendungen. Beispielsweise der Anbieter ReNoStar bietet dazu durchgängige Lösungen an, die sich in die Arbeitsabläufe und die elektronische Aktenführung der Kanzlei integrieren.

Einfach aus der Anwaltssoftware heraus entscheiden Bearbeiter, welche Informationen oder Dokumente ein Mandant sehen soll. Diese Dokumente werden markiert und danach automatisch in ein gesichertes Portal übertragen. Dort erhält jeder Mandant ein Passwort, um mittels gesicherter Datenübertragung die Unterlagen seines Falls ansehen zu können. In dem Portal werden die Informationen verschlüsselt abgelegt und gegen Missbrauch gesichert.

Die Vorteile für alle Beteiligten leuchten ein:

  • Jeder Mandant kann rund um die Uhr den Status seines Falls einsehen – die Dokumente jedoch nicht bearbeiten.
  • Die Übermittlung erfolgt direkt und ohne Umwege aus der Kanzleisoftware.
  • Mandanten können über einen Rückkanal mit der Kanzlei korrespondieren und ggf. Stellung beziehen.
  • Großmandanten können auf diesem Weg auch neue Mandate elektronisch übermitteln und entsprechende Dokumente gleich mit übermitteln.

Voraussetzung: Die elektronische Akte

Die Führung der elektronischen Akte mit der zugehörigen elektronischen Kommunikation bedarf eines Ausfalls- und Datensicherungskonzeptes, das die Produktivität hundertprozentig aufrecht erhält somit auch Haftungsfälle wegen Fristversäumnissen verhindert.

Anwaltsbetriebe unterliegen verschärften Datenschutzbestimmungen aufgrund der sensiblen Inhalte ihrer Dokumente und Vorgänge. Da die elektronische Kommunikation via Internet erfolgt, muss das Thema Datensicherheit besonders beachtet werden, denn es besteht stets die Gefahr potenziell schädigender Angriffe.

Mit Hilfe von ganzheitlichen IT-Sicherheitskonzepten und hoch entwickelten Verschlüsselungstechniken sowie Sicherheitslösungen von Firewall bis Virenschutz trägt ein verantwortungsbewusster, professioneller Dienstleister stets dafür Verantwortung, dass die Kanzleisysteme seiner Kunden nicht geschädigt werden.


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