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Zum Diktat, bitte!

Digitales Diktat - Mehr Effizienz bei der Erstellung von Dokumenten
Zum Diktat, bitte!

Seit der Etablierung der bandgestützten und handlichen Diktiergeräte haben Anwälte die Freiheit, jederzeit und an (fast) jedem Ort ihre Schriftsätze diktieren zu können. Nun ist es an der Zeit, den nächsten Schritt zu gehen, denn das analoge Diktieren mit Bändern ist von gestern. Digitales Diktieren heißt: verschleißfreie Technologie, nachträgliche Einfügungen im Diktat, leichte Integration in kanzleiinterne Arbeitsabläufe, gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Diktate im Schreibbüro und als Highlight: die Spracherkennung!

Eines gleich vorweg: Die Einführung des digitalen Diktats ist ohne Risiken und Nebenwirkungen möglich. Das heißt, der eher zögerliche Anwalt ersetzt sein altes Bandgerät durch eines mit digitaler Sprachaufzeichnung. Damit steigt nicht nur die Sprachaufzeichnungsqualität, sondern es gibt auch keinen Bandsalat mehr, der einem Totalverlust an Information gleichkommt. Schon in dieser Grundstufe gibt es erstmals die Möglichkeit, in einem fertigen Diktat an jeder beliebigen Stelle nachträglich Text einzufügen – machen Sie das mal mit einem Band.

Aus Sicht der Arbeitsabläufe – neudeutsch: Workflow – gewinnt die Technologie aber erst dann an Rasanz, wenn sie mit der Kanzleisoftware integriert ist. So wird es möglich, jedes Diktat in einem Diktatepool auf dem Server abzulegen, es mit Bearbeitungs-Prioriäten zu versehen und mehreren Schreibkräften die Möglichkeit zu bieten, Diktate parallel zu bearbeiten. Selbstverständlich verfügt eine ausgereifte Kanzleisoftware bereits über die Option, das Diktat zur Akte zu speichern. Was bedeutet, dass das digitale Diktat bereits in einem frühen Stadium in den Workflow der Kanzlei integriert und einer Akte zugeordnet wird. Dazu bedarf es nur eines kleinen Hinweises zu Beginn jeden Diktats.

Dieses Vorgehen ist auch deshalb sinnvoll, weil es mit der zunehmenden Digitalisierung im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs sinnvoll ist, möglichst wenig Medienbrüche zu haben. Sprich: Alles wird digital zur Akte und zentral in einem einzigen System – Ihrer Kanzleisoftware – gespeichert.

Ihre Kanzleisoftware versteht Sie – digitales Diktat mit Spracherkennung

Die digitalen Möglichkeiten haben sich so rasant entwickelt, dass Spracherkennung heute keine große technische Herausforderung mehr bedeutet – schließlich kann man heute ja bereits mit den Navigationssystemen einiger Autos sprechen … Mit dem Einsatz der Spracherkennung wird der herkömmliche Vorgang von der Aufnahme des Diktats bis zum fertigen Schriftstück in einen wesentlich effizienteren Ablauf gebracht.

Das Diktat kann unmittelbar mit existierenden Schriftstücken verbunden und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt werden. Das erspart Zeit und Kosten. Die Besonderheit ist jedoch, dass das gesprochene Wort nach der Aufnahme nicht mehr getippt und zugeordnet werden muss. Die aufwendige Umsetzung von Diktaten in geschriebene Dokumente übernimmt eine Sprachverarbeitung, die beispielsweise bei ReNoStar als Plug-in in der Kanzleisoftware arbeitet – nochmals: es gilt, Medienbrüche zu vermeiden. Letztlich eignet sich eine solche Lösung daher besonders auch für kleinere Kanzleien, in denen keine, oder zu wenig Schreibkräfte zur Verfügung stehen.

Die Spracherkennung bietet maximalen Nutzen in Netzwerkumgebungen mit arbeitsteiliger Verarbeitung der Dokumente, kann aber auch auf einer lokalen Arbeitsstation eingesetzt werden. Die Integration in die Kanzleisoftware und die Anpassung an die Arbeitsweise eines Anwalts oder Notars sowie ein entsprechend voreingestellter Fachwortschatz mit juristischen Fachbegriffen verbinden sich zu einem fachspezifischen Kontext.

Die zeitaufwendige Umsetzung eines Diktats zu einem Schriftstück übernimmt die Sprachverarbeitung. Die Aktenzuordnung erfolgt in der Kanzleisoftware. Der Diktierende kann bereits Zuordnungen von Akte, Sachbearbeiter, Standardtext, Adresstyp, Adressen und Priorität treffen.

Von klein bis groß – modular mit den Anforderungen wachsen

Ein unglaublicher Vorteil des digitalen Diktats liegt darin, dass die Leistungen mit den Anforderungen modular wachsen können. Beginnt ein Anwalt einfach damit, ein altes Bandgerät durch ein modernes, digitales zu ersetzen, so stehen ihm weitere Ausbaustufen offen. Es gibt nur einen Haken: Um den maximalen Nutzen – wie zuvor beschrieben – aus dieser Technologie zu ziehen, braucht es einen kompetenten Berater. Und das ist im Regelfall nicht mehr Ihr Büromaterialhändler, bei dem Sie auch früher Ihre Diktiergeräte erworben haben. Für die Integration in die Kanzleisoftware und ggf. den Einsatz der Spracherkennung sollte man mit Spezialisten sprechen, die das nötige IT-Know-how mitbringen. Und da ist der Lieferant Ihrer Kanzleisoftware die erste Adresse. Er kann Ihnen den skalierbaren Weg aufzeigen und die dazu passenden Geräte sowie Anwendungserweiterungen erklären.

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