Kanzleiorganisation

Zugriff auf die Kanzleisoftware von überall

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Wie sinnvoll sind Cloud basierte Kanzleilösungen?

Es klingt so einfach: Heute arbeitet man in der Cloud. Nach anfänglicher Euphorie wurden in den letzten Jahren jedoch mehr und mehr Risiken offenbar. Nun stellt sich mancher die Frage, wie weit die Möglichkeiten der Cloud in den Arbeitsalltag von Anwälten und Notaren reichen (dürfen/sollen). Die Frage ist nicht, ob es geht, sondern wie man den erhöhten Verschwiegenheitsanforderungen an den Anwaltsstand gerecht wird.

Cloud Computing ist zum „Allgemeinplatz“ in unserer Arbeitswelt und im Sprachgebrauch geworden. Wir halten es jedoch für sinnvoll, diesen Begriff kurz etwas genauer zu definieren, um einen gleichen Wissensstand zu schaffen.

Zunächst sehr allgemein: Beim Cloud Computing geht es um das Speichern von Daten in einem entfernten Rechenzentrum. Gleichzeitig werden jedoch dort auch die ausführbaren Programme vorgehalten. Auch sie werden „entfernt“ in der Wolke gestartet und über einen Webbrowser wie Internet Explorer, Firefox oder Chrome auf einem beliebigen internetfähigen Computer, Tablet-PC oder Smartphone dargestellt. Damit wird ein Vorteil sofort sichtbar: Die Darstellung ist kaum noch an die Hardware gebunden. Das macht flexibel. Es müssen keine Programme installiert und gewartet werden.

So weit, so gut. Die genannten Vorteile beinhalten jedoch gleichzeitig auch gewisse Risiken. Für den Nutzer stellt sich die auf diese Weise abstrahierte IT-Infrastruktur ebenso nebulös dar wie eine reale Wolke am Himmel. Die angebotenen Dienste und deren Anwendung gelangen über technische Schnittstellen und Protokolle zum Nutzer, ein direkter Bezug wird nicht hergestellt. Und da die Daten auf sehr unterschiedlichen Plattformen genutzt werden können, bestehen allein schon daher gewisse Ressentiments bezüglich der Vertraulichkeit – bedenkt man nur die Interessen der Betreiber auf teils nicht europäischen Plattformen und daher in anderen Rechtssystemen. So sind beispielsweise Apple iOS und Google Android – um nur die führenden mobilen Plattformen zu nennen – kaum an europäische Vorgaben gebunden. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs dürfen hiesige Daten jedoch nur eingeschränkt in die USA gelangen. Nur befindet sich dort die weit überwiegende Mehrheit der Cloud Computing Infrastrukturen…

Zugriff auf Kanzleidaten von überall

Alle Lösungen, die neben der Anwendung auch die Daten extern speichern, werden unter dem Stichwort „Auftragsdatenverarbeitung“ im Sinne des Datenschutzgesetzes zusammengefasst. Gerade im Anwaltsstand sind – verständlicherweise – die Anforderungen noch etwas höher angesiedelt als im kommerziellen Bereich. Sicherlich möchte kein Mandant, dass seine unter Umständen sehr privaten und sensiblen Informationen „irgendwo“ gespeichert werden, wo die Gefahr eines unautorisierten Fremdzugriffs besteht.

Das stellt eine erste und nicht gerade niedrige Hürde dar. Ein Rechenzentrum, das die Auftragsdatenverarbeitung auch für Anwälte anbietet, muss nach höchsten Sicherheitsanforderungen zertifiziert sein. Das gleiche gilt für die Kommunikationswege zwischen (mobilem) Anwalt und dem Datenspeicher. Ohne hoch komplexe Verschlüsselung geht hier nichts. Es gibt jedoch deutsche Anbieter, die diesen Kriterien gerecht werden.

Eine Alternative könnte in der sog. Private Cloud liegen. Der Begriff Private wird verwendet für einen eingeschränkten Benutzerkreis, hat also zunächst einmal nichts mit Ort und Eigentumsverhältnissen der Cloud zu tun. Auch ein zertifiziertes Rechenzentrum kann daher durchaus eine Private Cloud für einen Kunden und entsprechende Nutzer anbieten. Hier wird quasi nur die Infrastruktur bereitgestellt, die Ressourcen können jedoch nur von einem definierten Benutzerkreis angesprochen werden. Auch deren Verwaltung erfolgt ausschließlich über entsprechend privilegierte Nutzer. Genau darin liegt jedoch ein potenzieller Nachteil für diejenigen, die die Verantwortung für die gesamte IT-Landschaft auslagern möchten, denn dann ist wieder jemand von der Kanzlei oder ein Dienstleister für Betrieb und Wartung zuständig. Und dies gilt unabhängig davon, ob der entsprechende Server der Private Cloud in der Kanzlei oder in einem Rechenzentrum steht.

Eine weitere Herausforderung bei jeder Art der Cloudspeicherung ist – außer wenn der Server in den eigenen Räumlichkeiten steht – die Abhängigkeit von einem einzigen Cloud-Dienstleister. Dieser verwendet meist nicht nur eigene, herstellerspezifische Kommunikations-Schnittstellen, sondern es besteht darüber hinaus auch das potenzielle Risiko eines Unternehmensuntergangs durch Insolvenz. Was passiert mit all den Daten einer Kanzlei, wenn der Dienst plötzlich schließt oder nicht mehr erreichbar ist?

Gegen die Cloud-Lösungen sprechen weitere Argumente:

Steht der Server außerhalb der Kanzlei, bedeutet jeder Ausfall der Internetkommunikation, dass keine Nutzung der Software mehr möglich ist. Daher müsste man in so einem Fall eine redundante Internetverbindung aufbauen, die durch mehrere Anbieter und unterschiedliche Zugangspunkte zumindest eine höhere Ausfallsicherheit gestattet. Zu bedenken ist auch, dass Scannen, Drucken oder das digitale Diktat mit Spracherkennung sehr schnelle und hoch verfügbare Kommunikationsleitungen erfordern, so dass eine lokale Verarbeitung vorzuziehen ist.

Was tun?

Wir wollen nicht verhehlen, dass es zwischenzeitlich einige wenige Kanzleisoftwareanbieter auf dem Markt gibt, die Virtualisierungslösungen anbieten. Jedoch ist deren Funktionsumfang meist beschränkt auf die organisatorischen Aufgaben einer Kanzlei. Wer jedoch in seiner Kanzlei auch die heute durchaus verfügbaren intelligenten Softwarelösungen nutzen möchte, um komplette Workflows für einige Fachgebiete abzubilden, der wird auch künftig besser beraten sein, Software bei den Marktführern zu beziehen.

Und es gibt sie doch, die sichere Lösung, um auf die installierte Kanzleisoftware von außerhalb zugreifen zu können. Sie ist sogar recht einfach und kann leicht in jeder Kanzlei nachgerüstet werden. Stichwort: Terminalserver. Ein Terminalserver führt die vorhandene Kanzleianwendung aus und stellt bei einem gesicherten externen Aufruf vereinfacht gesagt den „Bildschirminhalt“ via Datenfernübertragung bereit. Die Verarbeitung und die Daten verlassen gar nicht die Kanzlei. Auf einem Terminalserver lässt sich fast jede professionelle Anwaltssoftware installieren.

Somit erscheint der Terminalserver aktuell als gute Lösung, um die Kanzlei auch von extern erreichen können. Und im normalen Kanzleibetrieb führt ein Ausfall der Internetanbindung nicht gleich zur Katastrophe. Darüber hinaus beinhaltet die Terminalserver-Lösung den großen Vorteil, die Kanzleisoftware frei wählen zu können. Und dennoch kommt man dem legitimen Wunsch, Kanzleisoftware unterwegs quasi wie den Strom aus der Steckdose beziehen zu können, sehr nahe.

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