Viele Kanzlei nehmen das Thema Datenschutz sehr ernst! So sind personenbezogenen Daten gerade im Umfeld der Akten besonders schützenswert. Der physische Zugriff auf die Papierakte ist hier genauso sensibel wie der Zugriff auf die elektronischen Akten. Gleiches gilt natürlich für die elektronischen Nebenakten im Notariat.
Wie sicher sind die Informationen der Akten Ihrer Kanzlei gegenüber Dritten?
Gerade in Zeiten von Home-Office und mobilen Arbeitsplätzen gilt es, die Sicherheit Ihrer Daten noch einmal näher zu betrachten. Im folgenden Artikel möchten wir uns auf die Sicherheit der elektronischen Daten fokussieren, denn gerade hier spielen die Faktoren Sicherheit und Ergonomie eine bedeutende Rolle.
Folgende Punkte spielen bei der Datensicherheit eine wichtiger Rolle:
- Ort der Datenhaltung (Kanzlei, Rechenzentrum)
- Sicherheitsausstattung der Datenhaltung (Qualität der Firewall und des Virenschutzes)
- Art der Zugriffe auf die Daten (Stichwort: Verschlüsselung)
- Mobile Datenhaltung (werden Daten mitgenommen?)
- Sicherheit in der elektronischen Kommunikation (Videokonferenzen, Mailversand, beA-Versand etc.)
- Löschroutinen von Daten, die außerhalb der Aufbewahrungsfristen liegen
- uvm.
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Wichtig ist es, zu definieren, welche technische Ausstattung man wählt, und wie man dies dokumentiert! Es kommt dabei auf die Sorgfalt der Auswahl der Technologie an, und auf die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit in der Dokumentation. Die Dokumentation findet im Datenschutzmanagement-Handbuch, sowie in der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM’s) der Kanzlei statt.
Wichtig ist auch, dass Sie sich auch von Ihren Dienstleistern gewisse Dokumentationen bereitstellen lassen.
So sollten auch diese den besonderen Anforderungen des Datenschutzes Sorge tragen und dies auch entsprechend dokumentieren.
Dazu mehr im nächsten Beitrag!
Wenn Sie mehr über das Thema Datenschutz in Ihrer Kanzlei wissen möchten, dann kontaktieren Sie uns gerne über das folgende Kontaktformular:
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