Wie sollten Kanzleiarbeitsplätze im Home-Office eingerichtet werden?
Die Corona-Pandemie stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Home-Office ist das Stichwort, um persönliche physische Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren. Aber es reicht nun mal nicht, einfach einen PC zuhause mit dem Netz zu verbinden. Gerade im Zusammenhang mit Mandaten muss neben generellen technischen Fragen stets das Thema Sicherheit beachtet werden – ganz gleich, ob Sie „Fernarbeiter“ als Anwalt oder Kanzleimitarbeiter(in) sind.
Es war bis vor Kurzem schier unglaublich – erst durch das Coronavirus beschäftigen sich Unternehmen und auch Kanzleien verstärkt mit der Digitalisierung. Themen wie virtuelle Meetings, E-Learning oder digitales Diktat mit Spracherkennung sind auf einmal auf der Tagesordnung.
Wenn es um das Arbeiten von Zuhause geht, fallen Hürden und sogar Gegner der Telearbeit schicken ihre Mitarbeiter, sofern möglich, ins heimische Arbeitszimmer.
Genau genommen handelt es sich dabei in vielen Fällen nicht um ein Home-Office, sondern um mobiles Arbeiten von zuhause. Wo liegt da der Unterschied? Für Heim- oder Telearbeit gilt die Arbeitsstättenverordnung mit vielfältigen Vorschriften. Beim mobilen Arbeiten hingegen ist relativ wenig geregelt, was dazu führt, dass der Arbeitnehmer eine höhere Mitverantwortung trägt. Oder anders gesagt: Einen echten Heimarbeitsplatz kann man nicht mal eben per Handstreich umsetzen, die Telearbeit von zuhause jedoch schon.
Was sollte man bei der Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes beachten?
Das Home-Office erfordert zunächst einmal die passende Hardware. Es ist dringend davon abzuraten, die eingesetzte Hardware ins Belieben der Mitarbeiter zu stellen, schließlich geht es um sensible Kanzleidaten, die entsprechend geschützt sein müssen. Daneben sollte die Kanzleisoftware – beispielsweise von ReNoStar – ebenso exakt konfiguriert sein, wie an einem regulären Kanzlei-PC und auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Im Rahmen der DSGVO wird denn auch die Trennung von privaten und beruflichen Daten vorgeschrieben. Daher keine privaten PCs im Arbeitsnetzwerk!
Daher bietet ReNoStar bereits vorkonfigurierte Notebook-Systeme an, die je nach Anforderung neben der ReNoStar Kanzleisoftware über Zusatzmodule wie das digitale Diktat mit Spracherkennung und Kommunikationslösungen verfügen können. So kann ein Anwalt seinen Schriftverkehr professionell auch selbst erstellen und beispielsweise über beA an Beteiligte versenden, ohne auf eine Schreibkraft angewiesen zu sein. Improvisieren ist nicht das Ziel!
Ergonomie ist wichtig, wenn man längerfristig von zuhause arbeiten möchte. So ist das heimische Sofa als Arbeitsplatz ungeeignet. Stattdessen sollte man sich möglichst ein helles Arbeitszimmer mit Schreibtisch und einem in der Höhe verstellbaren Bürostuhl einrichten.
Die Blickrichtung am Arbeitsplatz sollte parallel zur Fensterfront verlaufen – also Tageslicht von der Seite. Ein Fenster hinter dem Arbeitsplatz verursacht ungewollte Reflexe, ein Fenster hinter dem Monitor stört bei längerem Arbeiten aufgrund der unterschiedlichen Helligkeit von Monitor und Tageslicht. Folge ist in beiden Fällen eine schnellere Ermüdung der Augen.
Bei der technischen Ausstattung sollte das Notebook um einen oder mehrere Monitore (ab 24 Zoll) ergänzt werden, denn der eingebaute Bildschirm ist einfach zu klein für dauerhaftes Arbeiten an großen Schriftstücken. Eine externe Maus und Tastatur verbessern zusätzlich die Ergonomie und verhindern Haltungsprobleme.
Da die verbale Kommunikation mehr denn je über Telefon- oder Videokonferenzen erfolgt, sollte man auch an ein Headset denken. Bei Videokonferenzen empfiehlt sich eine Webcam anstelle der im Notebook verbauten Kamera wegen der höheren Qualität.
Home-Office Arbeitsplatz ist kein rechtsfreier Raum
Unternehmen und Mitarbeitern muss klar sein, dass das Home-Office kein rechtsfreier Raum ist, sondern auch hier interne Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Regeln gelten. Wie gesagt: keine privaten PCs. Wer, wie eine Anwaltskanzlei, mit sehr sensiblen Daten arbeitet, kann über Remote Desktop Tools wie TeamViewer oder Citrix den Zugriff auf den Bürorechner oder kanzleiinterne Server von Zuhause herstellen und diese quasi fernsteuern.
Sicherheit im Home-Office
Bei den genannten Lösungen ist die Sicherheit der Verbindungen bereits integriert. Ansonsten kann ReNoStar für die Kanzlei eine sichere VPN-Verbindung für den geschützten Datentransfer zwischen Home-Office und Kanzleiserver einrichten.
Daneben ist der Mitarbeiter gefordert, denn er muss sicherstellen, dass außer ihm niemand Zugang zu den verwendeten Endgeräten erhält. Es versteht sich von selbst. dass Passwörter nicht an Dritte weitergegeben oder fahrlässig leicht zugänglich aufbewahrt werden dürfen. Antivirus Software und Co. sind auf dem PC ohnehin ein Muss und werden hier nicht extra erwähnt. ReNoStar trägt bei den komplett konfigurierten Systemen dafür ebenso Rechnung wie für aktuelle Betriebssystemsoftware und Security Updates. Generell zahlt es sich hier auch aus, wenn die Kanzlei in Hinblick auf die DSGVO ihre Hausaufgaben gemacht hat. Beratung dazu bietet unser Partner Maxtarget an.
Das A und O der Heimarbeit: Kommunikation
Neben den für die regelmäßige Arbeit genutzten Programmen sollte auch eine videofähige Lösung für die Kommunikation im Team sowie mit Beteiligten berücksichtigt werden. Viele der Anbieter bieten aufgrund der aktuellen Corona-Krise kostenlose Versionen oder Sonderkonditionen an. Voraussetzung für die Nutzung ist allerdings eine ausreichende Bandbreite.
Um als Mitarbeiter keinen Home-Office-Koller zu bekommen oder sich zu isolieren, muss man die Kommunikation zum Team aufrechterhalten, regelmäßig Pausen machen und letztendlich nach Feierabend auch tatsächlich abschalten. Arbeitgeber sollten die Produktivität ihrer Mitarbeiter nicht in Frage stellen, sondern eher fördern.
ReNoStar bietet modulare Lösungen an. Fragen Sie einfach Ihren Kundenbetreuer danach.
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