Der elektronische Rechtsverkehr bietet zahlreiche Vorteile und Sicherheiten für Ihre Kanzlei. Dennoch sind einige Stimmen kritisch gegenüber der Gerichtskommunikation über beA. Woran liegt das?
Kritiker der digitalen Arbeitsweise haben mit der Gerichtskommunikation über beA Ihre Probleme. So bestehen im Wesentlichen folgende Ängste:
- Werden unsere Nachrichten denn alle abgeholt und bearbeitet?
- Werden eingehende eEB-Anfragen fachgerecht bearbeitet?
- Wie erfolgt die Fristenerfassung und -kontrolle im digitalen Zeitalter?
- Wie stellen wir sicher, dass unsere gesendeten Nachrichten überhaupt korrekt bei Gericht eingegangen sind und dort auch verarbeitet werden konnten?
Sicherlich bedarf es hier einer angepassten Arbeitsweise, um von der elektronischen Kommunikation und der Folgeverabreitung zu profitieren.
Stellen Sie sich hierzu folgendes Szenario vor:
- Die eingehenden Nachrichten werden von den angeschlossenen beA-Konten automatisiert alle 10 Minuten abgeholt. Hierzu gibt es ein ausführliches Journal.
- Die abgeholten Nachrichten werden in einem Posteingangskorb dargestellt und können über einen Benutzerfreundlichen Viewer direkt angesehen werden. Selbstverständlich betrifft dies auch die einzelnen Anlagen.
- Die Nachrichten, und/oder auch die einzelnen Anlagen können anschließend zur Akte gespeichert werden. Hierbei macht das System direkt Vorschläge, in welche Akte die Nachricht gehören könnte. Sollte noch keine Akte angelegt sein, kann diese auch einfach und schnell angelegt werden. Bei dieser Gelegenheit können folgende Prozesse in Gang gesetzt werden:
- Fristnotierung und Abgleich mit dem jeweiligen Outlook-Kalender (Fristen werden nach BGH revisionssicher protokolliert und gedruckt)
- Verschlagwortung des Posteingangs
- Vergabe eines Workflows für die Folgebearbeitung
- OCR-Erkennung der jeweiligen Dokumente sofern nicht bereits OCR erkannt
- Sobald die Aktenzuordnung erfolgt ist, kann auch aus der E-Akte heraus direkt auf die Nachricht mit einer Antwort, oder mit einem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) geantwortet werden.
- Die Signatur kann direkt aus der E-Akte oder aus der Versand-APP erfolgen. Dies geschieht (auch bei Fernsignatur) ohne kostenpflichtige Dittsoftware.
- Anstelle des Direkten Versands kann selbstverständlich auch arbeitsteilig gearbeitet werden, sodass die Nachrichten zunächst in den Entwürfen gespeichert werden können. Von dort aus können Sie auch im Stapel signiert, als auch in einem Folgeschritt versendet werden.
- Über den gesamten Prozess findet ein Reporting statt, um festzustellen, ob Nachrichten ordnungsgemäß empfangen, versendet, und beim Empfänger richtig angekommen sind.
Hört sich das gut an? Dann vereinbaren Sie noch heute einen unverbindlichen Termin zur Präsentation der ReNoStar E-Akte und beA-Schnittstelle!
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