ReNos – elementar für jede erfolgreiche Kanzlei

Nicht nur der Rechtsmarkt, auch die Aufgaben der ReNos in einer Kanzlei ändern sich durch die Digitalisierung

Ändert die Digitalisierung die Arbeit in der Kanzlei? Ganz sicher. Nicht nur die elektronische Kommunikation und Aktenführung gewinnen an Bedeutung, sondern auch die Schaffung neuer Arbeitsabläufe. Und nicht selten sind es die ReNos, die „ihren“ Anwalt technisch an die Hand nehmen… Wir sprachen mit Ronja Tietje, Vorstandsmitglied des ReNo-Bundesverbandes und selbstständige Kanzleiberaterin.

• kanzleiLIFE: Zunächst ganz allgemein:
  Was verändert sich im Moment tatsächlich in den Rechtsanwalts-Kanzleien (technisch, organisatorisch, rechtlich)?

Ronja Tietje: So allgemein lässt sich das schwer beantworten. Auf jeden Fall hält die Digitalisierung unaufhörlich und stetig weiter Einzug in jede (!) Kanzlei und alle Kanzleimitarbeiter sind gezwungen sich damit auseinanderzusetzen. Das fällt dem einen leichter, dem anderen schwerer. Aber hier liegt auch die große Chance. Analoge und digitale Generation können einander mit ihren jeweiligen Stärken ergänzen und das jeweilige Wissen im Bereich Kanzleiorganisation und Umgang mit den digitalen Techniken für alle effizient nutzbar machen. Außerdem kann mancher althergebrachte Arbeitsablauf auf den Prüfstand gestellt werden.

• Sind diese Veränderungen durchgängig bemerkbar oder immer noch eher die Ausnahme?

Die Veränderungen sind tatsächlich durchgängig spürbar, je nach Ausprägung der Kanzlei natürlich mal mehr, mal weniger. Es gibt auch noch viele Kanzleien, die sehr an ihren analogen Prozessabläufen festhalten und die Notwendigkeit der Veränderung nicht sehen (wollen). Allerdings wären diese Kanzleien gut beraten, sich zeitnah auf die veränderten Prozesse einzustellen. Ansonsten laufen sie Gefahr, den Zug der Digitalisierung zu verpassen. Im mittlerweile sehr hart umkämpften Rechtsdienstleistungsmarkt kann das erhebliche wirtschaftliche und auch personelle Nachteile für Kanzlei mit sich bringen.

• Welche Rolle spielt Digitalisierung in der Kanzlei und wo wirkt sie sich besonders aus?

Im Grunde wirkt sich die Digitalisierung in jeden Bereich der Kanzlei aus. Bei der Nutzung der vorhandenen Software bis in die durchdachten Tiefen hinein gibt es allerdings die häufigsten Schwachstellen und gerade in diesem Bereich ist es doch besonders wichtig, gut aufgestellt zu sein. Denn Digitalisierung heißt ja auch, die vorhandene (und häufig teuer bezahlte) Technik effizient zu nutzen. Fragt man einmal kritisch nach, liegen Schulungen für die Software in der Regel schon Jahre zurück. Und auch neu in die Kanzlei eintretende Mitarbeiter erhalten in der Regel keine Schulung, sondern erlernen das Programm frei nach dem Motto „learning by doing“, oder eine Kollegin, ein Kollege übernimmt die Einarbeitung. Diese geben aber letztendlich – wenn überhaupt – auch nur das Wissen weiter, das sie aufgrund ihrer Erfahrungen selbst erworben haben. Und so reduziert sich die effiziente Nutzung der Software immer weiter nach unten. Im Grunde kann man oft sagen, dass ein Oberklassenfahrzeug vorhanden ist und wie ein in die Jahre gekommenes Auto genutzt wird. Das ist sehr schade! Das Stichwort Nutzungstiefe ist direkt mit der möglichen Effizienzsteigerung verknüpft.

• Wer hat mehr Angst vor den Veränderungen – ReNo oder Anwalt?

Ich glaube, hier geht es nicht darum, ob die Mitarbeiter oder die Anwälte mehr Angst vor Veränderungen haben. Das ist häufig eher eine Frage der Generationen und nicht der Hierarchien. Der Generation, die mit Papierakten, schriftlichen Telefonnotizen und dem Telefax ihre beruflichen Erfahrungen gesammelt hat, fällt der Schritt in die digitale Welt schwerer. Häufig treffen diese Kollegen dann auf technikaffine jüngere Kanzleimitarbeiter, die mit dem elektronischen Fortschritt wie E-Mail statt Brief, Google-Maps statt Straßenkarte, Spracherkennung statt Diktat mit folgender Abschrift groß geworden sind. Die Nutzung der elektronischen Techniken fällt diesen Menschen natürlich viel leichter. Entscheidend ist es, das Wissen auszutauschen und bei der jungen Generation auch ein gewisses Verständnis dafür aufzubauen, dass nicht alle Menschen den technischen Fortschritt gleich schnell mitgehen können. Hier sind dann auch Geduld und gute Kommunikation gefordert.

• Nun konkreter: Worauf muss sich eine ReNo beruflich einstellen, die jetzt 25 Jahre alt ist?

Letztendlich, dass der technische Fortschritt die Arbeitswelt der Kanzleien immer weiter verändern wird und dass ihnen mehr verantwortungsvolle Aufgaben zukommen werden. Viele Prozesse werden durch den Einsatz von Technik anders und oftmals auch leichter werden. Hier gilt es aufgeschlossen zu sein und zu bleiben. Aber auch zu erkennen, dass die Technik, egal wie gut, immer nur unterstützend zum Einsatz kommen wird und es am Ende des Tages immer darauf ankommet, dass gut geschulte Mitarbeiter die Technik effizient einsetzen.

• Manchmal hat man das Gefühl, dass die ReNos die Anwälte antreiben, wenn es um die Digitalisierung der Kanzlei geht. Stimmt das? Was kann dabei eine ReNo bewirken?

Diese Aussage kann ich nicht so ganz unterschreiben. Mir fällt allerdings auch auf, dass es oftmals kein Miteinander zwischen den Hierarchieebenen gibt. Jeder Bereich tüftelt für sich. So überlegen die Mitarbeiter, wie sie in ihrem Bereich auf die Veränderungen reagieren müssen. Das Gleiche passiert auch bei der Kanzleiführung, aber eben jeder Bereich für sich. Ein Austausch und ein gegenseitiger Blickwechsel auf die Arbeitswelt des jeweils anderen fehlt oft.

• Wie gut sind ReNos in der Regel auf die Veränderungen vorbereitet und gibt es in dem Bereich genug Aus- und Fortbildung?

Ich denke gut, nicht zuletzt deshalb, weil es den Mitarbeitern meist wichtig ist, ihren Job gut zu machen. Und dazu gehört eben auch eine kontinuierliche Fortbildung. Es gibt genug Angebote auf dem Markt. Nur fehlt den Mitarbeitern oft die Zeit, um das Fortbildungsangebot wahrzunehmen. Auf den Schreibtischen liegen viele Akten, die zeitnah bearbeitet werden sollen. Ein Tag Abwesenheit bei in der Regel eher personell unterbesetzten Kanzleien führt dazu, dass die Aktenberge noch größer werden. Teilweise wird daher auf eine dringend notwendige Fortbildung verzichtet. Hinzu kommt, dass die Kanzleiführung die Fortbildungskosten mitunter nicht übernimmt. Aber das ist zum Glück nach meiner Erfahrung eher ein Auslaufmodell. Kanzleien haben mittlerweile die personelle Marktlage erkannt und übernehmen die Fortbildungskosten, stellen die Mitarbeiter entsprechend frei oder erkennen Überstunden an, sofern die Fortbildung an einem Wochenende stattfinden. Letztlich sind sie gut beraten, wenn sie in die Ausbildung der Mitarbeiter investieren.

• Welche Kompetenzen waren schon immer notwendig, bleiben es auch, aber welche kommen eventuell neu dazu?

Neben der schon immer sehr wichtigen fachlichen Kompetenz, also dem Fachwissen und dessen Anwendung im rechtlichen Bereich, z. B. bei der Bearbeitung von Zwangsvollstreckungsangelegenheiten, werden künftig vor allem grundlegende Kenntnisse im IT-Bereich und die Kompetenz, die analoge und digitale Welt miteinander zu verknüpfen, sicher immer wichtiger werden.

• Welche Kompetenzen haben gute ReNos, die Rechtsanwälten mitunter fehlen?

Ich will keinem Rechtsanwalt zu nahetreten, aber oft mangelt es an der Fähigkeit, sich gut zu organisieren. Auch hier gibt es kein schwarz oder weiß. Aber in der Regel sind ReNos einfach besser organisiert und haben den übergeordneten Blick (wenn man sie lässt).

• Was müssen die Arbeitgeber aus Sicht der ReNos lernen?

Hier kann ich nur von meiner Sichtweise sprechen. Aus Sicht der Beraterin kann ich dazu sagen, dass Arbeitgeber lernen müssen, den Wert ihrer Mitarbeiter und deren Arbeitsleistung zu schätzen und das gegenüber ihren Mitarbeitern auch zum Ausdruck zu bringen. Letztendlich sprechen wir hier über klassische Personalführung und den Bereich „wie motiviere ich meine Mitarbeiter“. Rechtsanwälte haben oft allein ihre juristische Tätigkeit im Fokus. Das ist richtig und wichtig. Daneben sind diese Rechtsanwälte aber eben auch Unternehmer und führen ein Wirtschaftsunternehmen. Und ein Unternehmen führt sich eben nicht allein. Und hier nutzen Rechtsanwälte das Potential ihrer Mitarbeiter oftmals viel zu wenig und binden die Mitarbeiter auch viel zu wenig ein. Aber mit einem positiven Blick nach vorne kann ich auch bestätigen, dass in vielen Kanzleien zwischenzeitlich ein Umdenken stattfindet und die Mitarbeiter in vielen Kanzleien einen höheren Stellenwert einnehmen als das noch vor ein paar Jahren der Fall war.

• Warum werden ReNos so oft schlecht bezahlt?

Diese Aussage hängt ja wie ein Damoklesschwert über diesen Beruf. Und sicher war (und ist vielfach noch) die Bezahlung oft nicht ausreichend. Aber der Markt verändert sich auch im Bereich Gehälter. Das kann man schon allein an den Empfehlungen der örtlichen Rechtsanwaltskammern im Bereich der Ausbildungsvergütung sehen. Vor Jahren wäre es undenkbar gewesen, einer Auszubildenden im 3. Ausbildungsjahr € 1.000 monatlich zu zahlen. Heute empfehlen nicht wenige Rechtsanwaltskammern genau diese Vergütung und die Arbeitgeber zahlen sie auch. Ähnlich verhält es sich bei den Gehältern der Fachangestellten. Dies spürt man vor allem, wenn man den Arbeitgeber wechselt und bei dem neuen Arbeitgeber ein höheres Gehalt fordert, welches in der Regel dann auch gezahlt wird. Aber will man deshalb immer erst die Kanzlei wechseln? Genau hier gibt es derzeit eine Herausforderung. Mitarbeiter, die der Kanzlei die Treue halten und täglich still gute Arbeit leisten, fallen im Gehaltsgefüge oftmals hinten runter. Darauf sollten Arbeitgeber ein Auge haben, denn auch das gehört zur Personalführung. Aber auch die Mitarbeiter sind gefragt und sollten ihren Marktwert nicht durch einen Wechsel testen, sondern dem aktuellen Arbeitgeber im Gespräch klarmachen. Erst recht, wenn es ihnen eigentlich in der Kanzlei gut gefällt.

• Wird es die ReNos künftig noch geben?

Die Antwort lässt sich mit einem klaren Ja beantworten. So lange es Rechtsanwälte geben wird, und das steht sicher außer Frage, so lange wird es auch ReNos geben. Der Beruf wird sich verändern, ebenso wie der Beruf des Rechtsanwalts. Wichtig wird sein, diese Veränderungen gemeinsam anzunehmen und umsetzen. Hier passt unser Verbandsmotto „Gemeinsam mehr erreichen“ sehr gut und sollte in allen Köpfen Einzug halten.

• Frau Tietje, wir danken Ihnen für das Gespräch.