Mobil arbeiten – für Anwälte ist fast jeder Ort möglich
Es ist ein Vorteil, ja fast schon eine Voraussetzung, als Anwalt mobil arbeiten zu können. So gehören feste Bürozeiten – außer für die Mitarbeiter – nicht unbedingt zum Arbeitsalltag der erfolgreichen Kanzleiarbeit. Brain-Worker wie Sie können nahezu überall arbeiten, wo sie Raum zum Konzentrieren finden. Daher ist das mobile digitale Diktat ein sehr wertvolles Tool und in Zeiten fortschreitender Digitalisierung der Kanzlei zusätzlich eine Option, um die Entwicklung von Dokumenten an andere, beliebige Orte zu verlagern. Fertige Sprachdateien senden Sie einfach in die Kanzlei zur weiteren Bearbeitung.
Die Dokumentenerzeugung ist nach wie vor eine der entscheidenden Aufgaben mit Außenwirkung, die in einer Kanzlei ausgeführt werden. Neben der Option, in einfachen Fällen und für mannigfaltige Anträge auf vorgefertigte Textmodule einer Kanzleisoftware zurückzugreifen, entstehen die meisten Dokumente auf Basis von zuvor diktierten Inhalten. Im Zeitalter von elektronischer Akte und besonderem elektronischen Anwaltspostfach ist das digitale Diktat die einzig vernünftige Technik mit Zukunftssicherheit. Die entscheidenden technischen Vorteile sind: kein Bandverschleiß, digitale Speicherung zur Akte, Möglichkeit des nachträglichen Einfügens von Passagen in vorhandenen Diktaten.
Viel bedeutsamer sind jedoch die organisatorischen Vorteile des digitalen Diktats, speziell, wenn es gemeinsam mit einer professionellen Kanzleisoftware eingesetzt wird. So wird ein fertiges Diktat – oder besser: dessen Datei – einfach per Knopfdruck oder Mausklick mit einem Aktenbezug versehen und auf einen zentralen Diktatserver im Kanzlei-Netzwerk transferiert. Ein Transport des Speichermediums wird überflüssig. Stehen mehrere Schreibkräfte bereit, so lässt sich über den Server deren Arbeitsauslastung gleichmäßiger verteilen.
Arbeiten Sie doch, wo Sie wollen
Sie setzen sich nach einem anstrengenden Arbeitstag oder nach langen Verhandlungen einfach in den heimischen Garten oder an einen ruhigen Platz im Park und können dort Ihre noch frischen Erinnerungen direkt in das nächste Dokument einfließen lassen. Wie? Ganz einfach: Mit einem mobilen Diktiergerät wie beispielsweise dem Philips Pocket Memo, das so handlich ist wie ein Handy. Jedoch eignet sich ein solches Gerät besser für diese Aufgaben und ist ergonomischer als das Diktieren via Handy – was generell ebenso möglich ist. Führende Hersteller von Kanzleisoftware bieten dazu entsprechende Apps an, um auch hier einen Aktenbezug herzustellen und die Übermittlung zu vereinfachen.
Vom Diktiergerät werden die Sprachdateien über eine Dockingstation oder USB-Kabel auf Ihren PC oder Ihr Tablet übertragen. Danach bedeutet es nur einen weiteren Klick, um Ihr Diktat einfach elektronisch in die Kanzlei oder an eine ebenfalls im Home-Office arbeitende Schreibkraft zu senden.
Immer berücksichtigen: IT-Sicherheit in der Kommunikation!
In Ihrer Kanzlei bearbeiten Sie sensible Daten und Informationen, die vor fremdem Zugriff geschützt werden müssen. Das galt schon für die papiergebundenen Akten, nun aber auch für elektronische Akten und die notwendigen Kommunikationstechniken.
Ihr Kanzlei-Sicherheitskonzept sollte von einem Spezialisten durchgängig angelegt werden. Fragen Sie Ihren Kanzlei-Softwareanbieter, welche Dienstleistungen er Ihnen anbieten kann. Es ist von grundlegender Bedeutung, dass Ihre Akten und Mandantendaten bestmöglich geschützt sind. Denn im Zweifel haften Sie allein dafür!
Nur dann können Daten, Diktate oder ganze Akten guten Gewissens digital versandt werden. Wir warnen davor, einfach mal schnell solche Daten per E-Mail – im schlimmsten Fall auch noch über einen kostenlosen Mail-Provider – zu versenden. Schließlich würden Sie Ihr Archiv ja auch nicht offen an eine Bushaltestelle stellen! Hier ist dringend professionelle Vorarbeit erforderlich. Mittels solchermaßen gesicherten Internettechnologien können Sie dann auch bedenkenlos von unterwegs auf Ihre Kanzleisoftware zugreifen. Und haben alle elektronisch geführten Akten jederzeit und an jedem Ort in Ihrem Zugriff. Darüber hinaus können Sie die gesicherte Übertragung auch für die fallbezogene, partnerschaftliche Zusammenarbeit in „virtuellen“ Kanzleien nutzen.
Fazit
Zum elektronischen Rechtsverkehr und zu optimierten, elektronisch abgebildeten Kanzleiabläufen gehört unbedingt das digitale Diktat. Schließlich ist die Dokumentenerzeugung eine der herausragenden Aufgaben in Ihrer Kanzlei. Durch moderne, gesicherte Übertragungsverfahren können Sie Ihre Diktate an jedem beliebigen Ort erstellen und dann in die Kanzlei übermitteln. Die Option „Spracherkennung“ beschleunigt und vereinfacht den herkömmlichen Vorgang von der Aufnahme des Diktats bis zum fertigen Schriftstück nochmals deutlich. Die heutigen Systeme sind bei der Spracherkennung nahezu perfekt, so dass langwierige Übungen im Vorfeld entfallen. Auf diese Weise erhalten Sie bereits mit dem Ende des Diktats an Ihrem Arbeitsplatz ein Roh-Dokument, das nur noch geringer Überarbeitung oder Korrektur bedarf. In jedem Fall sind alle relevanten Informationen von der Sprachdatei bis zum Dokument durchgehend digital und mit einer Akte verbunden!
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