Mit Beginn der Pandemie hat die elektronische Akte (Kurz: E-Akte) eine noch stärkere Bedeutung bekommen, denn nur so ist es möglich, bestimmte Aufgaben oder Akten an Mitarbeiter zu übergeben, die vom Home-Office aus arbeiten. Leider bleibt in vielen Kanzleien die „analoge“ oder „gelbe“ Eingangspost zurzeit erst einmal liegen, ohne sie direkt der elektronischen Akte zuzuordnen. Schließlich ist das Digitalisieren – sprich: Einscannen – oft mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Dabei kann man diesen leidigen Schritt mit der passenden Hardware erheblich vereinfachen und weitestgehend automatisieren.
Die Vorteile der durchgängig elektronischen Aktenführung haben wir schon des Öfteren thematisiert (siehe: Vorteile der E-Akte, und Kanzleiorganisation mit E-Akte). Ohne Medienbrüche sind bei konsequenter Umsetzung stets alle Informationen abrufbar. Und damit können sie über einen entsprechenden Zugang zu den Kanzleisystemen auch von überall bearbeitet werden.
Nach wie vor gehen jedoch viele Dokumente in Kanzleien auf dem klassischen Postweg in Papierform ein. Also müssen sie in der Kanzlei digitalisiert werden. Und genau hierauf möchten wir Ihr Interesse als Leser lenken. Scanner ist nicht gleich Scanner. Neben der Geschwindigkeit können Handling und Zusatzfunktionen einen erheblichen Unterschied machen.
Scannen Ihre Mitarbeiter die Eingangspost noch mit einem Scanner, bei dem jedes Dokument einzeln auf ein Vorlagenglas aufgelegt werden muss? Dann wird hier sehr viel Zeit für unproduktive Arbeiten vergeudet.
Moderne Scanerlösungen vereinen meist mehrere Funktionen in einem sog. Multifunktionsgerät, das scannen, drucken und teilweise auch noch faxen kann. Ein solches Gerät gewinnt im Rahmen der Digitalisierung der Eingangspost jedoch erst dann deutlich an Wert, wenn man nicht jedes Blatt einzeln auflegen muss. Die Rede ist vom automatischen Vorlageneinzug. Professionelle Multifunktionsgeräte sind damit ausgestattet und unterscheiden sich folglich von den einfacheren Varianten aus dem Elektronikfachmarkt.
DAS RICHTIGE GERÄT AUSWÄHLEN
ReNoStar kennt die Anforderungen seiner Kunden und bietet daher Multifunktionsgeräte an, die für den professionellen Einsatz geeignet sind. Stichworte: Digitalisierung und elektronische Kommunikation. Abhängig von der durchschnittlich eingehenden Anzahl von Poststücken pro Tag wird dann das Gerät dimensioniert. Hier ist gute Beratung hilfreich.
Entscheidend für den Wert der der Digitalisierung der kompletten Eingangspost ist das darunter liegende Digitalisierungsmanagement. Es geht darum, dass die gescannten Dokumente direkt der elektronischen Akte zugeordnet werden können. So versieht ein professionelles Multifunktionsgerät jedes Dokument automatisch mit einem elektronischen Eingangsstempel und bietet die Möglichkeit, für die Dokumente im ReNoStar Scanpool direkt einen Aktenbezug herzustellen. Darüber hinaus ist es wünschenswert, über eine OCR-Erkennung den reinen Text eines Dokuments zu extrahieren zu können, um ihn weiter zu nutzen, beispielsweise als Zitat in einer Erwiderung. Je nach Dokument sind verschiedene Speicherformate wichtig. So etwa das PDF/A Format für eine Langzeitarchivierung.
DIE E-AKTE ALS SOLL-ZUSTAND
Werden von der Eingangspost bis zum Postausgang alle Schritte digitalisiert, ergibt sich zwangsläufig ein sinnvoller und effizienter Workflow:
ALLES DIGITAL: DIE ELEKTRONISCHE AKTE (E-AKTE)
Die E-Akte steht heute im Fokus aller Rechtsdienstleister und Gerichte, denn der elektronische Rechtsverkehr ist ein zwingender Schritt auf dem Weg in eine durchgängig digitale Kommunikation, die Arbeitsabläufe in der Kanzlei flüssiger und effizienter gestalten.
Die ReNoStar E-Akte vereinfacht und beschleunigt die allgemeine Arbeit in der Kanzlei.
- Die Zuordnung aller eingehenden Dokumente zur Akte erfolgt per Mausklick
- Alle Akteninhalte einfach im direkten Zugriff ohne Medienbrüche
- Auch jedes digitale Diktat wird automatisch der Akte zugeordnet
- Jede Akte steht allen Bearbeitern gleichzeitig und ständig zur Verfügung
- Das Suchen von Akten entfällt
- Der Versand aller Dokumente erfolgt elektronisch und per Knopfdruck
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