Interview mit Dr. Wolfram Viefhues – Das besondere elektronische Anwaltspostfach

kanzleiLife hat mit Dr. Wolfram Viefhues, Vorstandsmitglied des EDV-Gerichtstags, über die Bedeutung von elektronischem Rechtsverkehr und dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) gesprochen. Neben seiner Tätigkeit als Richter am AG Oberhausen ist er an das IT-Dezernat des OLG Düsseldorf abgeordnet und im Vorstand des Deutschen EDV-Gerichtstags. In der NRW Landesjustizverwaltung wirkt er im Bereich der IT-Entwicklung mit und ist an mehreren IT-Arbeitsgruppen beteiligt, unter anderem als Leiter eines Projekts zum elektronischen Rechtsverkehr in Familiensachen.

kL: Herr Dr. Viefhues, Sie sind als Vorstand beim dt. EDV-Gerichtstag aktiv. Das Thema elektronische Akte und elektronische Kommunikation wird auf Seiten der Anwaltschaft und der Gerichte oft stiefmütterlich behandelt. Aus welchem Grund machen Sie sich so stark für den elektronischen Rechtsverkehr?

Dr. Wolfram Viefhues: In unserem Privatleben erledigen wir inzwischen viele Dinge nur noch elektronisch: Fahrkarten buchen, sogar ganze Ferienreisen, Online-Banking, Online-Shopping. Selbst das herkömmliche Briefschreiben ist durch elektronische Kommunikation schon weitgehend abgelöst worden.

Auch die „offizielle Kommunikation“ mit Unternehmen wie z.B. Versicherungen läuft inzwischen weitgehend elektronisch ab. Die Behörden arbeiten intensiv am sog. e-Government, also der elektronischen Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung. Innerhalb der Organisationen werden keine Leitz-Ordner mehr geführt, sondern mehr und mehr elektronische Aktensysteme eingesetzt.

Da können Justiz und Anwaltschaft natürlich nicht abseits stehen; schließlich leben und arbeiten auch wir Juristen nicht in einer „beschützenden Werkstatt“. Wenn sich das Leben draußen ändert, hat dies natürlich auch Auswirkungen auf das Innenleben in Justiz und Anwaltschaft. Im Übrigen muss ich dem Eindruck widersprechen, bei Justiz und Anwaltschaft werde das Thema elektronische Kommunikation stiefmütterlich behandelt. Wir sind in vielen Bereichen Vorreiter und viel weiter als andere. So ist z.B. unser EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) schon seit Jahren ein sicheres und breit eingesetztes elektronisches Kommunikationssystem mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Begonnen wurde der Einsatz des EGVP im Bereich der Kommunikation zwischen Notaren und Gerichten im Handelsregister. Inzwischen ist der Einsatzbereich aber weiter ausgedehnt worden. Diese bewährte Kommunikationsschiene wird auch noch weiter ausgebaut werden.

kL: Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile bei der Einführung eines elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte? Gibt es auch Nachteile?
Dr. Wolfram Viefhues: Ein Vorteil aus der Sicht der Anwaltschaft ist sicherlich, dass der Absender bei Nutzung der elektronischen Kommunikation sofort eine Eingangsbestätigung des Gerichts bekommt und nicht nur – wie beim Fax- eine wenig beweiskräftige – Sendebestätigung seines Faxgerätes. Eingehende elektronische Dokumente können sofort in die elektronische Akte des Anwalts überführt und ggf. auch elektronisch an den Mandanten weitergeschickt werden.

 „Eine elektronische Akte ist überall verfügbar auch auf transportablen kleinen Geräten.“

An einer elektronischen Akte können zeitgleich mehrere Personen arbeiten. Bei einer herkömmlichen Akte verhindert derjenige, der gerade in der Akte arbeitet, dagegen die zeitgleiche Arbeit anderer. Ist die e-Akte beim Gutachter, kann dennoch der Kostenfestsetzungsantrag des Anwalts sofort bearbeitet werden. Ist die e-Akte zur Akteneinsicht beim Anwalt, kann dennoch ein eingehender Schriftsatz der Gegenseite weiter bearbeitet werden. Ist eine e-Akte beim Beschwerdegericht – wie z.B. häufig in Familiengerichtsverfahren – hat dennoch das Familiengericht online Zugriff auf die dort gespeicherten Informationen.

Eine elektronische Akte ist überall verfügbar auch auf transportablen kleinen Geräten – selbst wenn sie in Papierform ganze Bücherschränke füllen würde. In einer elektronischen Akte kann man nicht nur bequem im Volltext suchen, sondern wird auch durch intelligente Systeme wie z.B. durch das gerade in der Justiz des Landes NRW entwickelte System e2A bei der inhaltlichen Aufbereitung der Akte – der eigentlichen juristischen Tätigkeit – unterstützt.

Sie fragen auch nach Nachteilen. Wir sind seit hunderten von Jahren an die Arbeit mit Papierdokumenten gewöhnt. Wir wissen, wie man Papierakten liest und darin arbeitet, ohne dass uns das jemals richtig erklärt worden ist. Das macht man einfach so.
Die elektronische Akte ist völlig neu; die bisher vorhandenen Programme zur e-Akte sind sicherlich noch nicht am Ende ihrer Entwicklung. Wir werden uns an die neue Technik und Arbeitsweise gewöhnen, wie wir uns an Reisebuchungen und Buchbestellungen im Internet gewöhnt haben – weil es einfach schneller und bequemer geht. Wenn wir erreicht haben, dass die elektronische Akte schneller und komfortabler bearbeitet werden kann, sind wir am Ziel.

Sogar das Argument, dass man nicht große Textmengen am Bildschirm lesen könne, wird in Zukunft mehr und mehr zurücktreten. Denken Sie an die modernen e-Reader, die heute gerne benutzt werden und die auf dem Wege sind, das Taschenbuch abzulösen. Da hat man gar keine Probleme, viele hundert Seiten elektronisch aufbereitet zu lesen!

„Die bisherige Arbeitsweise mit ständigen Medienbrüchen kann allenfalls ein Zwischenstadium sein.“

kL: Wie wichtig ist die Verbindung von elektronischer Kommunikation und E-Akte?
Dr. Wolfram Viefhues: Elektronische Kommunikation ohne E-Akte ist nur „die halbe Miete“. Wir wickeln dann zwar den Transport elektronisch ab, um anschließend alle Dokumente auszudrucken und wieder auf Papier zu bearbeiten. Und am Ende der Bearbeitung erzeugen wir ein elektronisches Dokument und verschicken es elektronisch. Diese Arbeitsweise mit ständigen Medienbrüchen kann allenfalls ein Zwischenstadium sein.

kL: Was sind nach Ihrer Meinung die massivsten Veränderungen für Rechtsanwälte im gewohnten Kanzleiworkflow?
Dr. Wolfram Viefhues: Ich maße mir nicht an, die Details des Workflows in den Anwaltskanzleien zu kennen – zumal es da durchaus Unterschiede geben dürfte. Daher nur einige Eckpunkte:

Wird keine elektronische Akte geführt, wird auf der Eingangsseite die Post nicht mehr auf dem Fax eingehen, sondern im elektronischen Postfach, dann ausgedruckt und der Papierakte zugeführt werden.

Auf der Ausgangsseite muss der Anwalt dann – sobald die elektronische Kommunikation zwingend vorgeschrieben ist – ein elektronisches Dokument erzeugen und formgerecht elektronisch an das Gericht übermitteln.

Wird eine elektronische Akte geführt – was heute schon in etlichen Anwaltskanzleien der Fall ist – ändert sich auch die Bearbeitungsweise. Vieles wird am Bildschirm erledigt werden können. Bestimmte Teile wird man ausdrucken, um Sie auf Papier zu lesen. Die Zusammenarbeit zwischen dem Anwalt und seinem Sekretariat muss daher sicher neu gestaltet werden.

 kL: Wird die Bedeutung der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs von Gerichten und Anwälten Ihrer Meinung nach unter- oder überschätzt?
Dr. Wolfram Viefhues: Ich fürchte, die Bedeutung wird allgemein noch unterschätzt. Natürlich ist es ein technischer und organisatorischer Aufwand, die erforderlichen Umstellungen einzuleiten und durchzuführen. Und die wichtigste Veränderung muss in den Köpfen stattfinden, sonst wird man scheitern. Bei diesen Veränderungen braucht man also nicht nur Geld für die notwendige Ausstattung, sondern auch Zeit für die Einführung. Ganz wichtig ist aber die Bereitschaft, Veränderungen nicht pauschal abzulehnen, sondern sich darauf einzulassen und Veränderungen auch als Chance für konkrete Verbesserungen zu erkennen und zu nutzen.

 „Anwaltskanzleien sollten sich am besten sofort mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach auseinandersetzen.“

 kL: Wie steht es konkret in der Anwaltschaft und bei Gerichten um die Akzeptanz des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs?
Dr. Wolfram Viefhues: Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird ja gerade erst entwickelt – da kann man noch nicht die Akzeptanzfrage stellen. Wer das besondere elektronische Anwaltspostfach jetzt schon pauschal ablehnt, lehnt etwas ab, was er noch gar nicht kennt. Man sollte auch sich selbst die Chance geben, auf einer gesicherten Tatsachenlage und möglichst eigener Anschauung eine sachlich begründete Bewertung abzugeben.

kL: Wann sollten sich Anwaltskanzleien spätestens ernsthaft mit diesem Thema auseinandersetzen?
Dr. Wolfram Viefhues: Am besten sofort – auch wenn die Details des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches noch nicht bekannt sind! Man sollte nicht abwarten, bis die gesetzlichen Verpflichtungen kommen, um dann kurz vor Toresschluss die erforderlichen Veränderungen umsetzen zu müssen. Es gibt inzwischen eine Reihe von Informationen zum Thema elektronische Akte und elektronische Kommunikation. Wie will man seine Kanzleiorganisation in Zukunft gestalten? Bleibt man bei der Papierakte oder führt man die elektronische Akte ein? Setzt man die e-Akte generell ein oder unternimmt man erst mal einige Versuche in Teilbereichen?

Da gibt es viele Fragen, die zeitnah beantwortet werden sollten. Die nächsten Wochen sollte man zum Nachdenken – auch mit seinen Mitarbeiterinnen – nutzen, die vermutlich auch einige gute Ideen zum künftigen Arbeitsablauf beisteuern können.