„Fachkräftemangel“, „War for talents“, oder andere Bezeichnungen hört und liest man in der aktuellen Zeit immer häufiger. Besonders in Kanzleien ist dieses Phänomen weit verbreitet – mit eklatanten Folgen!
Mitarbeiter sind frustriert, Mandanten haben lange Wartezeiten, und die Betriebsrisiken steigen immer weiter an.
Doch es gibt eine Möglichkeit, der Problematik entgegen zu wirken! Der Schlüssel liegt in der digitalen Arbeitsweise.
Diese setzt sich aus folgenden Erfolgsfaktoren zusammen:
– Bundesweites Mitarbeiter-Recruiting
Durch digitale Arbeitsweisen, Videokonferenzen und vor allem durch die elektronische Akte können Mitarbeiter nicht nur am Standort der Kanzlei arbeiten, sondern bundesweit im Home-Office tätig sein. So steigt die Zahl der potentiellen Bewerber um ein Vielfaches an.
– Büro zu repräsentativen Zwecken, die Arbeit findet weitestgehend im HomeOffice statt
Selbstverständlich sollte die Kanzleiadresse repräsentativ sein und dort stattfindende Termine in seriöser Atmosphäre stattfinden. Jedoch heißt dies nicht auch gleichzeitig, dass alle Mitarbeiter dort arbeiten müssen. Auch hier ist die elektronische Akte das Stichwort. Kombiniert mit einem im Rechenzentrum befindlichen Infrastrukturkonzept ist der Arbeitsort für Postbearbeitung, Aktenarbeit, Abrechnung, Mahnwesen und Vollstreckung, Buchhaltung unabhängig vom Standort des Büros. Mitarbeiter erfahren durch diese Arbeitsweise eine völlig neue Flexibilität und Motivation. Selbstverständlich sollten Betriebsrisiken vermieden werden, Arbeiten fristgerecht bearbeitet und Telefonanrufe zuverlässig entgegengenommen werden. Dies ist jedoch durch Auswertungen sehr leicht nachvollziehbar und muss nicht durch Kontrolle am Arbeitsplatz überprüft werden.
Große Büroräume werden somit nicht mehr benötigt und können eingespart werden.
– Mandantengespräche und Gerichtstermine per Videokonferenz durchführen wo möglich
Aus Gründen der Effizienz sollten wo es passt, Gerichts- und Mandantentermine, sowie interne Gesprächstermine per Videokonferenz durchgeführt werden. Diese Arbeitsweise steigert die Produktivität enorm. Es können somit mehr Termine an einem Tag stattfinden und die Arbeit kann ortsunabhängig durchgeführt werden.
– Weiterbildungen finden in regelmäßigen Zyklen online statt
Viele Softwarehersteller bieten hier Webinar oder Online-Videomaterial an. Somit kann man den Mitarbeiter-/innen einen Bonus an Bildungsmöglichkeiten verschaffen. Zudem ist die Erreichbarkeit des Supports wichtig – schließlich hilft dieser Ihnen auch im Homeoffice weiter!
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Möchten Sie Ihre Kanzlei stärker digitalisieren? Dann sprechen Sie uns an!
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