e-Akte und Cloud – Kanzlei Kern Rechtsanwälte nutzt die Vorteile

IT im Rechtsdienstleistungsmarkt nimmt rasant Fahrt auf

Die Rechtsanwaltskanzlei von Dr. Stephan Kern ist ein leuchtendes Beispiel dafür, dass die optimale IT-Nutzung tatsächlich Vorteile im Kanzleialltag bringt und keineswegs ein Selbstzweck von Technikverliebten ist.

Fragt man Rechtsanwalt Dr. Stephan Kern von der Kanzlei Kern Rechtsanwälte in Mainz nach seiner Liebe zur IT, dann erklärt er mit einem leichten Lächeln: „kaum existent“. „Ich kann auch mit meinem Handy eigentlich nur telefonieren“, meint er lachend. Und dennoch befindet sich die Kanzlei technisch gesehen auf dem neuesten Stand. Voll digitalisiert seit 2010 und in der Cloud seit Januar 2018. Seit Januar 2010 werden die Akten voll elektronisch am Computer bearbeitet. Die Kanzlei Kern Rechtsanwälte hat das nicht zuletzt dem Engagement von Rechtsfachwirtin Sabine Steinbrecher zu verdanken.

Kern hat seine geschäftliche Entscheidung keinen Moment bereut. „Im Gegenteil, ich bin dankbar, dass ich es gemacht habe. Unsere Kanzlei ist zeitgemäß aufgestellt und das lässt mich wirklich ruhig schlafen. Wenn ich jetzt noch mit Papier arbeiten würde, wär‘s damit endgültig vorbei.“

Sabine Steinbrecher kam 1996 in die Kanzlei. Schon als sie anfing mit Computern zu arbeiten, überlegte sie sich beispielsweise bei Einwohnermeldeamt-Anfragen wie toll das wäre, wenn es elektronisch ginge. Doch damals war die Technik noch nicht so weit. Wenn man sie dazu befragt, weiß sie eigentlich selbst nicht so genau, was sie an dem Thema IT und Digitalisierung so fasziniert, aber klar ist, dass sie für all diese Themen rund um den modernen Rechtsmarkt regelrecht brennt. „Ich bin da reingerutscht, einfach so, und es hat mich interessiert.“

Elektronische Aktenführung seit 18 Jahren

Begonnen hat alles vor 25 Jahren mit der ersten Spracherkennungs-Software. Dann ging es 2001 mit dem Einscannen der Post weiter, schließlich wurden immer mehr Akten elektronisch geführt und seit Januar 2010 arbeitet die Kanzlei vollelektronisch. Steinbrecher sagt heute: „Wir hatten es gut, weil wir früh begonnen haben. Wir konnten uns herantasten und alles ausprobieren. Schließlich muss man ja auch die gesamten Arbeitsabläufe bei jedem weiteren Schritt hin zur e-Akte neu überdenken.“ Sie ist froh, das alles erreicht zu haben. Ihrer Ansicht nach müsste der Prozess bei Umstellungen auf e-Akte, Cloud oder jetzt auch auf beA in den Kanzleien viel schneller gehen.

Dieser Prozess hat viele Teamsitzungen erforderlich gemacht. „Und wir empfinden uns hier als Team angefangen von den Anwälten bis zur Azubi“, erklärt Dr. Kern dazu. Letztlich haben sich alle auf diesen Change-Prozess eingelassen. Keiner sei deswegen gegangen, im Gegenteil alle hätten mit Begeisterung mitgemacht. „Ich habe einen Grundsatz“, erzählt er, „wenn ich eine Entwicklung erkenne, die nicht aufzuhalten oder zu verhindern ist, setze ich mich lieber an die Spitze, als mich hinten abhängen zu lassen, es gibt doch eigentlich nichts Schlimmeres.“

In der Kanzlei standen im Laufe der Jahre immer wieder Arbeitsabläufe auf dem Prüfstand. Passt das noch, passt das nicht mehr? Steinbrecher: „Man kann manche Sachen eins zu eins von Papier in die e-Akte übertragen, aber sehr vieles auch nicht. Das muss alles genau geplant und durchdacht sein.“ Die Kanzlei handelt nach dem Motto „Der Wandel ist das einzig Beständige“. Und sie fährt gut damit. Kern: „Da herrscht dauernder Diskussionsbedarf mit den Mitarbeitern, ständig verändert sich etwas und das gilt natürlich auch für die Zukunft.“ Überflüssig zu sagen, dass so etwas wie das beA in der Kanzlei Kern schon im vergangenen Jahr im Einsatz war und jetzt seit September natürlich wieder. Auch hier gab es viele Diskussionen, wer nun welche Aufgaben übernimmt. Und so wurde beschlossen, dass die Anwälte ihre Post selbst verschicken. Die elektronische Post geht nicht nur an Gerichte raus, sondern auch an Kollegen.

Aber es geht bei all den Prozessen natürlich nicht nur um das Wohlgefühl und um die Begeisterung für neue Techniken. Das Ganze muss sich auch kaufmännisch rechnen. Ob er wirklich gespart hat in all den Jahren, weiß Stephan Kern nicht genau. Denn viel Geld musste investiert werden. Auf der einen Seite stehen die tatsächlichen Einsparungen bei Papier, weniger Personal (dafür aber besser bezahlt!), weniger Akten, die irgendwo gelagert werden müssen, also auch Einsparungen bei der Bürofläche. Auf der anderen Seite musste die Kanzlei auch in Infrastruktur investieren, um die Vorteile der Cloudspeicherung nutzen zu können. In der Löwenhofstraße 5 in Mainz war die Internet-Bandbreite viel zu gering, um Akten zügig zwischen Kanzlei und Rechenzentrum hin und her schicken zu können. 16 Mbit/s war das höchste, gebraucht wurden mindesten 50 Mbit. „Daraufhin haben wir auf unsere Kosten Glasfaserkabel mit 100 Mbit Down- und Upload legen lassen und dafür müssen wir monatlich bezahlen, sonst hätten wir gar nicht in die Cloud gehen können“, sagt Dr. Kern. Besonders wichtig ist ihm in diesem Zusammenhang, dass die Daten auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland liegen. Außerdem bedeute Personal einsparen nicht, dass er unterm Strich einspare, „aber klar ist, dass ich heute nicht mehr anders arbeiten möchte.“

Darin ist sich der Anwalt mit der Rechtsfachwirtin vollkommen einig. Sabine Steinbrecher: „Wir sind am Anfang oft belächelt worden, auch mit den Gerichten hatten wir anfangs Probleme, aber das elektronische Arbeiten ist entschieden effizienter.“ Und Dr. Kern ergänzt: „Manche Mandanten, wie beispielsweise Versicherungen, würde ich heute gar nicht mehr bekommen, wenn wir nicht vollelektronisch arbeiten würden.“

Vier Rechtsanwälte, eine Rechtsfachwirtin, eine Fachangestellte und eine Auszubildende arbeiten derzeit in der Kanzlei. Eine Kollegin ist in Elternzeit. Ein Problem hat Dr. Kern nun aber doch: „Wir sind kaum noch in der Lage neue Mitarbeiterinnen zu finden, die die Kenntnisse mitbringen, die wir brauchen. Wichtig bei uns ist, dass jemand das System versteht und nicht nur punktuell gut arbeitet. Ich würde auch gerne mehr Auszubildende einstellen, doch das ist heutzutage nicht einfach“, bedauert er. Die e-Akte hat viele Vorteile, aber sie verlangt von denen, die damit arbeiten, auch bedeutend mehr Achtsamkeit. Es muss schon ein großes Vertrauen in dem Team untereinander vorhanden sein, dass jeder seinen Part sehr gut beherrscht, aber auch generell mitdenkt.

1986 hat Stephan Kern die Kanzlei von seinem Vater übernommen. Der war in Mainz einer der ersten, der mit einem elektrischen Schreibcomputer von Siemens-Nixdorf arbeitete. Sehr fortschrittlich damals. Kern selbst ist zwar von IT nicht so fasziniert wie seine Mitarbeiterin, aber schon immer war er aufgeschlossen für neue Hard- und Software. „Ich habe stets die Entwicklung verfolgt, die die Anbieter vorgaben und einfach alle Möglichkeiten genutzt.“

Das Geheimnis des Erfolgs ist wohl auch, dass die technischen Lösungen mit all Ihren Einsatzmöglichkeiten ausgeschöpft werden. Inzwischen ist die Kanzlei für Software- und Cloudanbieter ein wichtiger Sparringspartner. „Wir nutzen alles so intensiv, dass wir sehr schnell mögliche Fehlerquellen bemerken“, meint Steinbrecher. Sie ist sich im Übrigen sicher, dass sich die Digitalisierung noch beschleunigt und die Kanzleien viel Geld in die Hand nehmen müssen, um mithalten zu können. Ihrer Meinung nach „sieht der Markt in 5 Jahren total anders aus“.