Kanzleiorganisation

Vorteile für die Rechtsanwalts-Kanzlei durch Digitalisierung

Vorteile für die Rechtsanwalts-Kanzlei durch Digitalisierung

Mehr wirtschaftlicher Erfolg mit der elektronischen Akte

Mit dem Start der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs in Deutschland gewinnt in Anwaltskanzleien die ganzheitliche elektronische Kommunikation mit allen Kommunikationspartnern auf Basis der sogenannten E-Akte ein unglaubliches Gewicht. Die elektronische Kommunikation geht davon aus, dass Dokumente digital verfasst und übermittelt werden.

Der Rechtsdienstleistungsmarkt ist bereits seit einigen Jahren im Umbruch. Behörden und Gerichte fordern zunehmend den elektronischen Informationsaustausch, beispielsweise über das beA. Rechtsschutz- und KFZ-Versicherungen schreiben in einigen Bereichen ebenfalls digitale Abrechnungs- und Kommunikationsmodi vor.

Die Digitalisierung beginnt beim Umbau der Kanzleibetriebe in eine elektronische Organisation. Dazu gehört eine Disruption der bisherigen Arbeitsweise. So steht am Anfang die Abschaffung der Papierakte und damit auch die Abschaffung der Kommunikation auf Papierbasis. An deren Stelle tritt die E-Akte gemeinsam mit einem zentralen elektronischen Posteingang und -ausgang. Geradezu zwangsläufig wird die elektronische Akte zur Basis der Arbeitsprozesse in der Kanzlei und elektronische Kommunikationsformen ersetzen den „Papierweg“.

Zur Gestaltung digitalisierter Anwaltsbetriebe gehört darüber hinaus das Ziel, Wissen nicht nur einmalig in Schriftstücken darzustellen, sondern gleichzeitig das Wissen in strukturierter Form einer Wissensdatenbank zuzuführen. Damit wird es auf einfache Weise wieder verwertbar.

Mit der Papierakte auf dem Holzweg

Die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse ist beschlossen und hat zum Teil bereits begonnen. Stichwort: Gerichtskommunikation über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA).
Neben diesen verpflichtenden Rahmenbedingungen sprechen auch wirtschaftliche Gründe für einen Umstieg auf die Workflow-orientierte elektronische Bearbeitung juristischer Fälle. Optimal eingesetzt – sprich: mit großer Nutzungstiefe – bringen konzeptionell durchdachte, organisatorische Lösungen in Verbindung mit einer modularen Kanzleisoftware von ReNoStar stets mehr als sie kosten. Die Herausforderung ist hier auf Kanzleiseite, auch kaufmännisch in großen Sachzusammenhängen zu denken, denn das Vorhandensein einer solchen Kanzleisoftware allein ist nur ein Teil der Lösung. Es geht vielmehr darum, in vernetzten Systemen zu denken.

Die Digitalisierung im Rechtsberatungsumfeld ist nicht aufzuhalten. Dementsprechend ist es von entscheidender Bedeutung, Organisation, Systeme und Lösungen zu synchronisieren, damit sie einander bestmöglich ergänzen. Jeder Medienbruch und jede Adaption an andere Systemumgebungen bremsen die Kanzleiarbeit und damit den reproduzierbaren Erfolg aus.

Es sollte keine Frage sein, ob die elektronische Akte in einer Kanzlei eingeführt wird, sondern nur wann und wie dies erfolgt. Je früher die Arbeitsprozesse und Systeme einer Kanzlei darauf ausgerichtet werden, desto mehr profitieren Kanzlei und Mitarbeiter von steigender Effizienz und damit höheren Erträgen. Die Nutzung der E-Akte ist dabei nicht für sich genommen die Lösung. Es gehört zum Projekt, die gesamte Organisationsstruktur einer Kanzlei auf den Prüfstand zu stellen.
Nur dann kann maximaler Nutzen aus den neuen Technologien gezogen werden.

Organisations-Struktur neu gedacht

Beratung ist das A und O. Für die elektronische Arbeitsweise ist es empfehlenswert, die Kanzlei sehr genau zu profilieren. Wer macht was und in welchem Workflow? Und genau dabei hilft der neutrale Blick von außen.
ReNoStar kooperiert daher seit Jahren mit dem etablierten Kanzlei-Beratungs¬unternehmen Maxtarget.
Was die Basis jedes Beratungsprojekts bildet, ist das Durchleuchten aller erfolgsrelevanten Faktoren in der Kanzleiorganisation. Aus der Ist-Analyse entwickelt Maxtarget eine individuelle Soll-Struktur.
Ziel ist es, die wirtschaftliche Schlagkraft einer Kanzlei zu steigern. Wie sieht das vereinfacht aus?

  • Die Kanzleiorganisation wird so weit wie möglich auf einen entsprechenden Digitalisierungsgrad aufgerüstet
  • Arbeitsprozesse werden elektronisch abgebildet und analoge Posteingänge digitalisiert; alle weitere Infozuflüsse erfolgen elektronisch.
  • Ein elektronisches Workflowmanagement / Verfügungswesen revolutioniert die Aufgabenverteilung innerhalb der Kanzlei
  • Die Dokumentenerstellung erfolgt mit Einsatz digitaler Diktatsoftware
  • Die Finanzbuchhaltung erfolgt mit elektronischer Kontenanbindung per E-Banking
  • Alle Anwaltsarbeitsplätze werden mit IT-Systemen (stationär und mobil) ausgestattet, um überall auf die E-Akte und ein Dokumentenmanagement-System zugreifen zu können
  • Auch mit Steuerberatern, Banken und Finanzämtern werden Daten nur noch elektronisch ausgetauscht – nicht zuletzt, weil es Kosten spart

Fazit

Digitalisierung gehört zur Pflicht für jede Kanzlei, die langfristig am Rechtsdienstleistungsmarkt bestehen will. Und Digitalisierung ist mehr als nur ein Stück Software. Digitalisierung ist vielmehr eine Strategie, die mit einem umfassenden Konzept in der Kanzlei eingeführt werden sollte, um dem anfänglichen Aufwand auch entsprechend schnell einen Nutzen gegenüberzustellen.
Wir werden diese Informationsreihe fortsetzen.

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