Kanzleiorganisation

Mehr über das besondere elektronische Anwaltspostfach – beA

Nur noch ein Jahr bis zur verpflichtenden Einführung des beA
Mehr über das besondere elektronische Anwaltspostfach – beA

2016 – verpflichtende Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs

 Ab 2016 sollen alle Rechtsanwälte und Kanzleien über sichere elektronische Postfächer, sog. „besondere elektronische Anwaltspostfächer“ (beA) für Gerichte erreichbar sein. Das bedeutet nicht weniger, als dass die gesamte Kommunikation mit Gerichten und Behörden elektronisch erfolgen wird. Über die gesetzlichen Grundlagen und Entwicklungsschritte informieren wir Sie ab jetzt regelmäßig.

Wie in vielen Bereichen des Lebens, greift auch in der Juristerei die digitale Datenverarbeitung immer weiter um sich. Ist es in manchen Bereichen möglich, sich für oder gegen die Nutzung der damit einhergehenden Vorteile zu entscheiden, gibt es andere Aufgaben und Pflichten, die per Gesetz digital kommuniziert werden müssen. Ein Beispiel dafür ist die bekannte Elektronische Steuererklärung.

Der elektronische Rechtsverkehr greift sich jedoch auch zunehmend Raum. Und weil es einige verpflichtende Kommunikationswege gibt und geben wird, möchten wir unseren Lesern rechtzeitig die notwendigen Informationen zukommen lassen, um sich auf die Vorgaben einstellen zu können.

Der elektronische Rechtsverkehr im Rückspiegel

Die verpflichtende elektronische Datenverarbeitung im juristischen Umfeld ist gar nicht so neu. So wird bereits seit 1.1.2007 der Handelsregisterverkehr zwischen Notaren und Gerichten durchgängig elektronisch abgewickelt. Die Übermittlung der Nachrichten und Eintragungen erfolgt über das von der Justiz bereitgestellte elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Die Handelsregisteranmeldungen werden meist zuvor mit den Anwendungen XNotar und SigNotar in einem genormten Format erstellt. Bereits nach kurzer Zeit bewährte sich das Konzept in der Praxis und bildet seitdem die Basis des elektronischen Rechtsverkehrs in Notarkanzleien. Im Laufe der Jahre wurden die Funktionen um elektronische Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister erweitert. Heute sind außerdem der elektronische Grundbuchverkehr sowie Einträge in das Zentrale Vorsorgeregister möglich. Bereits Ende 2007 ermöglichte Hessen als Vorreiter des elektronischen Rechtsverkehrs, jedes Gericht über das EGVP zu erreichen.

Ebenfalls schon seit dem Jahr 2008 sieht das Gesetz in § 690 III 2 ZPO für Anwälte oder nach § 10 I 1 Nr. 1 des RDG zugelassene Personen vor, dass Mahnanträge im Mahnverfahren nur noch in maschinell lesbarer an das Mahngericht übermittelt werden dürfen. Die Optionen sind: Zugelassene Datenträger, Barcodeantrag oder der Online-Mahnantrag über das EGVP.

Nun geht es weiter, mit der Folge, dass sich nun jeder Rechtsanwalt mit dem Thema elektronischer Rechtsverkehr auseinandersetzen muss: Im Bundesgesetzblatt wurde am 16.10.2013 das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten verkündet. Durch entsprechende Neuregelungen in der ZPO und in anderen Verfahrensordnungen werden die elektronischen Kommunikationswege zu Gerichten und Justizverwaltung für die Anwaltschaft deutlich erweitert. Bisher sind lediglich die Verfassungs- und die Strafgerichtsbarkeit ausgenommen von der elektronischen Einreichung. Per Gesetz wird die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) gem. § 31a BRAO verpflichtet, zum 01.01.2016 für jeden Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) einzurichten, über das zukünftig die elektronische Kommunikation mit den Anwälten abgewickelt wird.

Gem. der neuen Fassung des § 130a ZPO können ab 2018 elektronische Dokumente dann entweder – wie nach der aktuell gültigen Fassung des § 130a ZPO – qualifiziert elektronisch signiert oder über einen „sicheren Übermittlungsweg“ bei Gericht eingereicht werden. Einen solchen sicheren Übermittlungsweg stellt das beA dar. Auf eine qualifizierte elektronische Signatur kann jedoch nur verzichtet werden, wenn vor dem Versand ein sicheres Anmeldeverfahren über das besondere elektronische Anwaltspostfach erfolgt. Die (Gerichts-)Korrespondenz wird dann ohne qualifizierte elektronische Signaturen versandt und als rechtsgültig anerkannt. Damit genießt sie einen besonderen Vertrauensschutz – und die Schriftform wird auch auf diesem Weg gewahrt. Jedes Postfach ist personalisiert auf den einzelnen Anwalt, nicht auf die Kanzlei.

Alle Dokumente, bei denen die Justiz erkennt, dass sie aus dem beA übermittelt wurden, gelten als vom Anwalt „unterschrieben“. Die elektronische Unterschriftsfiktion im Gesetz ist der Grund dafür, dass der Zugang zum beA besonders gesichert sein muss. Alle Anwaltspostfächer werden zentral in einer von der BRAK betriebenen sog „trusted domain für Rechtsanwälte“ verwaltet. Durch die bloße Anmeldung an dem Anwaltspostfach ist für den Empfänger zuverlässig erkennbar, dass der Absender beim Absenden als Anwalt zugelassen ist.

Wichtig in diesem Zusammenhang: Gesetzlich gefordert ist derzeit, dass der Anwalt passiv erreichbar ist. Damit dient das beA den Gerichten als Zustelladresse zum Anwalt. Und der Anwalt wird verpflichtet, dieses Eingangspostfach regelmäßig zu kontrollieren.

Industrieverband erarbeitet technische Grundlagen des beA

Die von der BRAK geforderte Einführung der Anwaltspostfächer wird aktiv vom Software Industrieverband Elektronischer Rechtsverkehr – SIV-ERV – unterstützt. Zu den Mitgliedern gehören ReNoStar, DATEV und RA-Micro, um nur die größten zu nennen. Sie decken rund 80 Prozent des Marktes ab. Der Softwareindustrieverband vertritt die Interessen der Softwarehersteller im Justizumfeld und somit zugleich die Bedürfnisse der Kunden gegenüber der Justiz und Verwaltung im Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr. Der SIV-ERV setzt sich ein für die kundengerechte Weiterentwicklung der Systeme zum elektronischen Rechtsverkehr und macht sich stark für offene ERV-Systeme. Fehlentwicklungen soll damit vorgebeugt werden, denn die Mitglieder des Verbandes kennen die Forderungen und Wünsche ihrer Kunden.

Fazit

Der elektronische Rechtsverkehr wird definitiv kommen – und zwar schon sehr bald. Das heißt für ALLE Kanzleien: Es müssen technische Voraussetzungen für die elektronische Kommunikation geschaffen werden. Am sinnvollsten ist in jedem Fall die durchgängige Führung der elektronischen Akte. Und damit sind bereits heute besonders all diejenigen Anwälte gefordert, die ihre Akten noch allein in Papierform führen. Nur durchgängig digitale Akten lassen sich schnell und einfach auch elektronisch versenden.


 

Was tun ohne Kanzleisoftware?

Schwierig wird es mit beA und ELRV für Kanzleien, die ohne professionelle Kanzleisoftware arbeiten. Wie wir
erfahren haben, wird der Anwaltschaft ohne integrierte Kanzleisoftware auch eine Lösung für deren Erreichbarkeit geboten. Als zentraler Posteingang unter dem Produktnamen renostarNOW können Kanzleien bereits
in Kürze eine umfassende Kanzleianwendung kostenfrei nutzen. (www.now.renostar.de)

 

Kommentar hinzufügen

You must be logged in to post a comment Login

Kommentar schreiben

Kanzleiorganisation

More in Kanzleiorganisation

Magazin für Rechtsanwälte
Ein Produkt der ReNoStar Gruppe

Copyright © 2016 KanzleiLife. Ein Produkt der ReNoStar GmbH in Großwallstadt.