Liebe Leserinnen und Leser,
seit dem 01.01.2022 ist nun das beA zur Pflicht geworden. Nicht nur die passive Empfangsbreitschaft spielt nun eine Rolle, sondern auch die aktive Nutzungspflicht.
Wir möchten Ihnen in diesem Artikel einen Überblick geben, was konkret zu beachten ist.
1. Versand von Nachrichten über das beA – wer muss signieren?
Nachrichten dürfen sowohl vom Anwaltsarbeitsplatz, als auch vom Sekretariat versendet werden. Sollte das Sekretariat die Nachrichten versenden, so ist dies dann zulässig, wenn die Nachricht und die Anhänge vorab durch den Rechtsanwalt/die Rechtsanwältin qualifiziert elektronisch signiert wurde. Der Versand von nicht signierten Nachrichten ist nur dann zulässig, wenn die Rechtsanwältin/der Rechtsanwalt selbst über ihr/sein Postfach versendet.
2. Abgabe von elektronischen Empfangsbekenntnissen – wer darf diese abgeben?
eEB’s dürfen nur durch den Anwalt über das Postfach des Anwalts abgegeben werden.
3. Was muss nach dem Versand geprüft werden?
Beim Versand von beA Nachrichten ist zu beachten, dass stets das sogenannte Prüfprotokoll gesichtet werden muss, um festzustellen, ob Nachrichten korrekt bei Gericht eingegangen sind. Dort kann man unter dem Bereich „Status“ erkennen, ob Fehler aufgetreten sind. Steht hier „keine Fehler“, so konnte die Nachricht bei Gericht verarbeitet werden. Steht hier jedoch „Fehlgeschlagen“, so muss die Nachricht erneut versendet werden.
4. Was ist eine Stapelsignatur, was ist eine Containersignatur? Welche Variante ist zulässig?
Die Stapelsignatur signiert die Nachricht, sowie jeden Anhang zur Nachricht nacheinander. Somit ist auf jeder Datei auch eine Signatur vorhanden. Diese Art der Signatur ist zulässig. Eine Containersignatur signiert nur die Nachricht selbst – in der Annahme, dass damit auch die Anlagen signiert sind. Diese Variante ist nicht zulässig.
5. Anlagen zur beA-Nachricht – welche ist zulässig?
Generell sollte man über beA nur pdf/a Dateien versenden. Wichtig ist hier, dass man bei abweichenden Dateitypen eine Konvertierung durchführt.
6. Briefkopf bei einer beA-Nachricht? Bislang wurde vorgedrucktes Briefpapier verwendet. Wie kann man dies bei elektronischen Dokumenten einbinden?
Wichtig hierbei ist, dass auch der elektronische Briefkopf beim Versand angebracht werden kann. Diese Funktionalität sollte die Kanzleisoftware mitbringen. Gleiches gilt für die Unterschriften der Berufsträger, welche zwar nur einen optischen Mehrwert bieten, jedoch für das ganzheitliche Konzept unabdingbar sind.
Dies sind nur einige Fragen, welchen man bei der aktiven Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) begegnet. Durch ein ganzheitliches und softwaregestütztes Konzept lässt sich einiges vereinfachen.
Sprechen Sie uns gerne hierzu an!
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