Bei Kanzleiorganisation: ReNoStar GmbH

Einfach besser: Die elektronische Akte

Man mag es glauben oder nicht, noch immer führt – nach Erhebungen der Zukunftsstudie „Der Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“ nur ein Drittel aller Kanzleien die Mandantenakten elektronisch. Das heißt, 60 Prozent aller Kanzleien haben echte Chancen, nun ihre Kanzleiabläufe und Arbeitsprozesse zu optimieren. Früher oder später müssen sie dies sowieso. Die Vorteile der elektronischen Akte überwiegen, daher kann man gar nicht früh genug auf diesen Zug aufspringen.

Die Vorteile der elektronischen Akte – 60 Prozent gewinnen

Die Erkenntnis erschreckt, daher hier ein Auszug aus der Studie, die im Auftrag des DAV erstellt wurde, um zu verdeutlichen, dass wir uns diese Fakten nicht ausgedacht haben:

Technologischer Wandel im Rechtsdienstleistungsmarkt

Rechtsanwaltskanzleien in Deutschland partizipieren noch nicht in der Breite an den Innovationen im Bereich Information und Kommunikation. Das Kanzleimanagement wird zwar bereits bei zwei Dritteln der Kanzleien durch spezialisierte Softwarelösungen flankiert, die internen Arbeitsprozesse erfolgen jedoch nur in der Ausnahme in eigenen IT-Netzwerken, und elektronische Mandantenakten werden ebenfalls erst von einem Drittel der Kanzleien geführt.“ (Quelle: Studie „Der Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“, S. 128)

Elektronischer Rechtsverkehr wird wesentlicher Treiber des Fortschritts

Wesentliche Treiber des technologischen Wandels im Rechts- dienstleistungsmarkt werden die Entwicklungen im elektronischen Rechtsverkehr sein. Die rechtsverbindliche Übermittlung von Prozesserklärungen und sonstigen gerichtlichen und staatsanwaltlichen Verfahren werden einerseits grundlegende Fragen zur Datensicherheit aufwerfen und entwickeln andererseits bereits heute einen spürbaren Innovationsdruck im Bereich der Verschlüsselungstechnik. Der damit zusammenhängende Medienwechsel vom Papier zur Datei wird sowohl auf Seiten der Kanzleien als auch der Justizbehörden deutliche Veränderungen der Arbeitsprozesse auslösen.“ (Quelle: Studie „Der Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“, S. 129)

Effizienz und Organisation

Neben der persönlichen Mandantenbetreuung geht es im Kanzleialltag um schnelle, sichere Kommunikation, effiziente Abwicklung, und professionelle Organisation. Daher  ist es mehr denn je unerlässlich, die Organisation und den Betrieb jeder Kanzlei auf eine aktuelle Anwaltssoftware stützen. Sie ist gleichzeitig die Grundlage der elektronischen Akte. Das hat mehrere Gründe:

Von der Basis an digital

Es gibt immer mehr Bereiche, in denen nur eine permanent aktuell gehaltene Kanzleisoftware die gesetzlichen oder organisatorischen Forderungen erfüllt. Einige Beispiele haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

• Elektronischer Rechtsverkehr (EGVP) – Papierakten werden in absehbarer Zeit eingestellt
• SigNotar / XNotar – digitale Technologien sind bereits Pflicht für einfache Urkunden wie Handelsregistereintragungen
• Mahnbescheide – sind seit 2008 nur noch in elektronisch lesbarer Form einzureichen
• Digitale Kanzlei-Buchhaltung – spart Kosten und vereinfacht die Kommunikation
• Datenaustausch mit Steuerberatern und Finanzämtern
• Electronic Banking – Zahlungsverkehr einfach vom Arbeitsplatz aus
• Kontoauszugsmanager – spart Zeit bei der Buchung von Zahlungseingängen
• Digitales Diktat – sehr schnell und einfach vom gesprochenen Wort zum Dokument –  durchgehend digital

Wie bereits in kanzleiLife berichtet, wird die von der BRAK geforderte Einführung der elektronischen Anwaltspostfächer sehr aktiv vom Software Industrieverband Elektronischer Rechtsverkehr – SIV-ERV – unterstützt. Schließlich geht es um die stufenweise flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs für alle Gerichtsbarkeiten und die angeschlossenen Organe der Rechtspflege.

Ziel des neuen Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten ist es, eine technologieneutrale Regelung zu schaffen, die eine anwenderfreundliche Kommunikation mit der Justiz für alle Dokumente ermöglicht. Das heißt, es ist unerheblich, ob die Kommunikation vom De-Mail-Konto, vom besonderen elektronischen Rechtsanwaltspostfach oder über einen anderen sicheren Kommunikationsweg erfolgt. Beachten Sie bitte: Einige Vorschriften zum ELRV treten schon in Kürze gestaffelt in Kraft.

Aktueller Stand der Planung:

• Ab 2016 sind alle RAe über sichere elektronische Postfächer, sog. „besondere elektronische Anwaltspostfächer“ (beA) für Gerichte erreichbar.
• Ab 2018 werden elektronische Dokumente ohne qualifizierte Signatur bei allen deutschen Gerichten über Anwaltspostfächer eingereicht.
• Ab 2022 wird die elektronische Kommunikation zwischen Anwaltschaft und Justiz verpflichtend. Das heißt: Verpflichtung zum elektronischen Rechtsverkehr für alle Beteiligten und in beide Richtungen!

Soweit die Aussichten für Anwälte in der Gerichtskommunikation.

Die elektronische Akte aus Sicht der Justiz

Das Justizministerium NRW beispielsweise sieht in der Entwicklung einer ergonomischen elektronischen Akte eine wesentliche Voraussetzung für die Ausweitung des elektronischen Rechtsverkehrs. Nur dadurch wird eine medienbruchfreie und effiziente elektronische Fallbearbeitung ermöglicht. Aus diesem Grund soll die papiergebundene Verfahrensbearbeitung in der Justiz durch die elektronische Bearbeitung ersetzt werden. Dabei ist es Ziel, diese so anwenderfreundlich zu gestalten, dass sie von den Mitarbeitern der Justizbehörden und Gerichte als besseres Werkzeug akzeptiert wird.

Wie ‚ernst‘ es allen Beteiligten aus Gesetzgebung und Justizverwaltung mit der durchgängigen Einführung der elektronischen Akte ist, zeigt folgender Textauszug aus dem Diskussionsentwurf des Bundesministeriums der Justiz:

„In den meisten Bereichen der privaten, wirtschaftlichen und öffentlichen Kommunikation hat sich die elektronische Dokumentenerstellung und -übermittlung durchgesetzt. Strafakten sind dagegen derzeit noch in Papierform zu führen. Dabei wurde bereits heute die Mehrzahl der in den Strafakten abgehefteten Dokumente ursprünglich mittels elektronischer Datenverarbeitung erstellt. Die elektronische Arbeitsweise ist also heute bereits Realität, auch wenn am Ende häufig noch ein Papierdokument steht.

 Auch unabhängig hiervon hat sich bei der papierbasierten Arbeitsweise Handlungsbedarf gezeigt, der immer dringender wird und durch einen Vergleich mit den technischen Möglichkeiten, die außerhalb des von der Strafprozessordnung erfassten Bereichs zur Verfügung stehen, immer deutlicher zutage tritt: So ist etwa die Notwendigkeit des manuellen

Transports beziehungsweise der postalischen Versendung der Akten in Papierform, gerade auch im Bereich der Akteneinsicht, kosten- und insbesondere auch zeitaufwändig. Laufzeiten und die dadurch bedingte zeitweise Nichtverfügbarkeit der Akten tragen zur Verlängerung von Verfahren bei. Die Lagerung der papiernen Akten ist mit hohen laufenden Kosten für Vorhalte- und Erhaltungsmaßnahmen (z. B. Raumkosten, Organisation) verbunden.

 Lösung

Für eine elektronische Aktenführung in Strafverfahren soll eine gesetzliche Grundlage geschaffen und ausgestaltet werden. Daneben sollen die Vorschriften der Strafprozessordnung (StPO) mit Blick auf die Erfordernisse einer elektronischen Aktenführung angepasst und ergänzt werden. Im Kontext der Zulassung elektronischer Strafakten soll zugleich der elektronische Rechtsverkehr mit den Strafverfolgungsbehörden und Gerichten unter Absenkung bestehender Zugangshürden neu geregelt werden, damit Medienbrüche von vornherein vermieden werden können.“

Versicherungen wollen es digital

Neben dem elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und der Pflicht, Mahnbescheide in elektronisch lesbarer Form anzufertigen, gibt es weitere Gründe, Kanzlei-Arbeitsprozesse auf digitale Technologien umzustellen. So wird die elektronische Kommunikation mit Rechtsschutzversicherern schon sehr bald bindend.

Versicherungen haben das Ziel, möglichst effizient zu arbeiten. Daher bilden sie alle Arbeitsschritte in speziellen Softwareanwendungen ab. Zwar lässt sich die Kommunikation mit Kunden nicht gänzlich automatisieren, doch werden Rechtsanwälte zunehmend verpflichtet, beispielsweise mit den großen Rechtsschutzversicherern digital zu kommunizieren. Das heißt, wer sich dieser Technologie verschließt, wird in absehbarer Zeit mit einigen großen Versicherungen nicht mehr arbeiten können. Folge: Mandate, die über den Rechtsschutz abgerechnet werden sollen, sind gefährdet – und damit die geschäftliche Grundlage Ihrer Mandanten-Aufträge.

Digital kommunizieren – sofort kassieren

Die elektronische Aktenführung und die digitale Kommunikation mit Rechtsschutzversicherungen optimiert die Arbeitsabläufe in der Kanzlei, vermeidet redundante Erfassung und Verarbeitung von Daten sowie langwierige Schriftwechsel.

So überträgt die vom TÜV SÜD bezüglich Datenschutz und Datensicherheit zertifizierte WebAkte Rechtsschutz Deckungsanfragen, Vorschussbegehren, Folgekorrespondenz und Kostennoten über eine Software-Schnittstelle, beispielsweise von ReNoStar oder anderen Anbietern, sicher an Rechtsschutzversicherungen. Mit minimalem Zeitaufwand werden alle relevanten Daten direkt in einem von der jeweiligen Versicherung vorgegebenen Formular erfasst und einfach per Mausklick versandt. Antworten der Versicherung liegen innerhalb weniger Minuten auf elektronischem Wege vor und können sofort in der elektronischen Akte abgelegt werden.

Der zeitraubende und gebührenträchtige Postversand entfällt. Außerdem erhält der Anwalt möglicherweise schon während des ersten Mandantengesprächs eine Deckungszusage. Das senkt das Kostenrisiko für die Kanzlei erheblich.

Abrechnung: Mit der ÖRAG nur digital

Die Schadensregulierung und Abrechnung macht für einen Rechtsschutzversicherer rund ein Drittel des gesamten Arbeitsaufwandes aus. Daher hat die ÖRAG als einer der Branchenführer bereits auf eine automatisierte Prüfung und Abrechnung von Gebührennoten in Standardfällen umgestellt. Es ist in vielen Fällen möglich, Rechnungen direkt aus der Kanzleisoftware über die WebAkte digital an die ÖRAG zu übermitteln und automatisch verarbeiten zu lassen, ohne dass noch ein Sachbearbeiter eingreifen muss. Und diese Entwicklung wird weiter gehen…

„In effizient geführten Kanzleien erfolgen Abrechnungen ohnehin mittels der jeweiligen Kanzleisoftware“, so Dr. Egon Buhleier von ReNoStar. „Daher war es für uns eine konsequenter und logischer Weiterentwicklungsschritt, eine elektronische Kopie des zugehörigen Datensatzes zu erstellen und diesen ohne Medienbruch an den Versicherer zu senden. Danach erfolgt bei der ÖRAG im Hintergrund eine automatisierte Prüfung, die bei inhaltlicher Richtigkeit, den entsprechenden Zahlungsvorgang auslöst.“

Elektronische Akte – das große Plus für alle Beteiligten

Allen Beispielen aus den unterschiedlichen Bereichen ist eines gemein: Es ist keine Frage, ob die elektronische Akte auch in Ihrer Kanzlei eingeführt wird, sondern nur wann dies erfolgt. Je früher die Arbeitsprozesse und Systeme Ihrer Kanzlei darauf ausgerichtet werden, desto mehr profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von steigender Effizienz und damit höheren Erträgen. Wer bis zum letzten Tag damit wartet, verschenkt Geld und erhöht das Risiko, im entscheidenden Moment nicht handlungsfähig zu sein.

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DIE VORTEILE DER ELEKTRONISCHE AKTE JETZT NUTZEN: AUF EINE KANZLEISOFTWARE SETZEN!

Schwierig wird es bei der E-Akte für Kanzleien, die ohne professionelle Kanzleisoftware arbeiten. Speziell für Kanzleigründer und Kanzleien, die ihre Software wechseln möchten, bietet beispielsweise ReNoStar einen günstigen Einstieg an.

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