Kanzleiorganisation

Vollständig elektronische Akte bei Gericht

Vollständig elektronische Akte bei Gericht

Arbeitsgruppe aus Juristen, IT-Spezialisten und Softwareanbietern beschreibt Eckpunkte

Bedeutung und Vorteile der elektronischen Akte beschreiben wir in kanzleiLIFE regelmäßig. In gerichtlichen Verfahren werden die Möglichkeiten jedoch bis heute nicht ausgeschöpft, weil sich der Gesetzgeber bisher allein darauf fokussiert, alte, überkommene papiergebundene Abläufe unverändert in der digitalen Welt nachzubilden, so die Meinung angesehener Experten. Um neue Impulse zu setzen, hat sich daher die Arbeitsgruppe „Verfahrensgrundsätze und Modellregeln für die elektronische Führung gerichtlicher Erkenntnisverfahren“ gebildet und als Ziel erklärt, Eckpunkte zu einer Verfahrensordnung für grundsätzlich elektronisch geführte Erkenntnisverfahren zu formulieren. Prof. Matthias Weller berichtet erste Ergebnisse.

Für dieses Projekt konnten namhafte Vertreter und Förderer aus Wissenschaft, Justiz, Anwaltschaft und – besonders wichtig – der IT- und Softwareindustrie gewonnen werden. Die Gruppe wird geleitet durch Prof. Dr. Matthias Weller, EBS Law School, sowie durch Ministerialdirigent Dr. Ralf Köbler, Abteilungsleiter für Informationstechnik und Modernisierung, Justizcontrolling, Organisation und Liegenschaften im Hessischen Ministerium der Justiz. Darüber gehören neben dem who-is-who aus Richtern und IT-Spezialisten auch Softwarehersteller zur Arbeitsgruppe – von RA Micro über Oracle bis Renostar, die sich auch als Sponsoren der Veranstaltung engagierten.

Ausgangslage

„Der Zivilprozess der Zukunft wird in weiten Teilen elektronisch vorbereitet und geführt werden. Hierauf wirkt der Gesetzgeber nicht erst seit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 10. Oktober 2013 hin. Allerdings beruhen die ZPO und andere Verfahrensordnungen konzeptionell weiterhin auf papiergetragenen Abläufen, innerhalb derer einzelne Punkte „elektronisiert“ werden. Dies zeigt sich schon am äußeren System der ZPO, in der nahezu alle Vorschriften zur Elektronisierung Einschübe und Ergänzungen zu bestehenden Regeln sind, häufig als solche gekennzeichnet durch „a-Vorschriften“, zum Teil finden sich auch Zusatzabsätze. An diesem normsystematischen „Flickenteppich“ lässt sich ablesen, dass sich ein Paradigmenwechsel ankündigt. Irgendwann in nicht allzu ferner Zukunft wird die Quantität in Qualität umschlagen, und die Fülle der Ausnahmeregelungen wird sich zu einer neuen prozessualen Grundannahme konstituieren, dass nämlich Erkenntnisverfahren grundsätzlich elektronisch geführt werden.

Projektidee

Kernfrage wird damit: Welche Grundsätze und Regeln müsste eine Verfahrensordnung enthalten, wenn zu unterstellen ist, dass Erkenntnisverfahren grundsätzlich elektronisch ablaufen. Papiergetragene Abläufe werden unter einer solchen Perspektive nicht vollständig verschwinden, aber sie werden konzeptionell zu begründungsbedürftigen Ausnahmen. Es geht nun darum, „a-Vorschriften“ und andere Normzusätze in einem einzigen stimmigen Konzept zu integrieren. Ziel des Projekts ist es, durch einen wesentlichen, normativen Beitrag die bisher ungenutzten Potentiale der Elektronisierung im Justizsystem zu heben. Bisher konzentriert sich die Umformung des Gerichts- und Rechtswesens allein auf die Elektronisierung von Geschäftsabläufen und operiert damit auf einer eher tatsächlichen Ebene mit nur punktuellen Auswirkungen auf die normative Ebene.

Methode

Die Arbeitsgruppe orientiert sich dabei methodisch an Erfahrungen aus der internationalen Rechtsvereinheitlichung. Dort hat es sich bewährt, konträre Vorstellungen und Interessen dadurch einer einheitlichen Normsetzung zuzuführen, dass abstrakte Grundsätze formuliert werden und diese durch konkretisierende Einzelregelungen ausdifferenziert werden. Hinzu treten dann Kommentierungen von Grundsätzen und Einzelregelungen.

Inhaltlich konzentriert sich unser Projekt auf die Zivilprozessordnung als Leitverfahrensordnung. Sämtliche vorgeschlagenen Grundsätze und Regeln nehmen für sich in Anspruch, mit den einschlägigen (Prozess-) Grundrechten vereinbar zu sein und anerkannte Prozessgrundsätze und Verfahrensmaximen mindestens zu wahren, wenn nicht durch den Einsatz technischer Hilfsmittel besser als zuvor zu verwirklichen. Mindestanforderungen für herkömmliche Verfahren werden als grundsätzlich ausreichend auch für elektronisch geführte Verfahren erachtet, es sei denn, aus der Elektronisierung erwächst eine spezifisch gesteigerte Gefährdung. Schließlich setzt das Projekt ein hohes und hinreichendes IT-Sicherheitsniveau sowie eine hinreichende IT-Ausstattung der Justiz sowie die grundsätzliche Vereinbarkeit der vorgeschlagenen Grundsätze und Regeln mit datenschutzrechtlichen Anforderungen voraus.

Bisher sind in der Arbeitsgruppe zwölf Grundsätze formuliert worden. Vier deskriptive zur IT-Infrastruktur sowie acht normative.

Deskriptive Grundsätze

Zentrum des elektronisch geführten Verfahrens ist nach der Vorstellung der Arbeitsgruppe ein „elektronischer gerichtlicher Datenraum“ für jedes zu eröffnende Verfahren. Dieser Datenraum ersetzt die „e-Akte“ und ermöglicht darüber hinaus neben einer mehrdimensionalen Dokumentenordnung die IT-gestützte Erzeugung aller weiteren gerichtlichen Verfahrensschritte und Prozesshandlungen, etwa die Erstellung und Versendung/Zustellung von Verfügungen, Beschlüssen, Entscheidungen sowie justizinternen Mitteilungen. Angeboten werden sollen ferner Textbausteine, Formulare, Muster, Zugänge zu Datenbanken und Fachanwendungen.

Den elektronischen gerichtlichen Datenraum als Zentrum des elektronisch geführten Erkenntnisverfahrens kann man sich bildlich als eine Art gerichtlichen „Prozessstoffcontainer“ vorstellen. Diese Analogie soll helfen, gedanklich eine Distanz zur herkömmlichen Gerichtsakte herzustellen, denn der Begriff der „elektronischen Akte“ stand den Beteiligten konzeptionell zu nah an der Papierakte. Bei den formulierten Verfahrensgrundsätzen und Regeln für die vollständig elektronische Führung gerichtlicher Erkenntnisverfahren geht es jedoch insbesondere darum, nicht einfach einzelne Verfahrensschritte zu elektronisieren, sondern das Verfahren als von vornherein elektronisch geführt zu entwickeln.

Es soll also eine IT-Anwendung entstehen, die „e-Akte“, Dokumentenmanagement, Dokumentenerstellung und das „Postfach“ integriert.

Das zuständige Gericht richtet das jeweilige Verfahren ein. Der Richter verwaltet die Zugänge zum System. Dabei gilt es, die technischen Einstellungen so vorzunehmen, dass keine Gefährdung der richterlichen Unabhängigkeit eintritt.

Anwaltliche Parteivertreter können sich mit einem eigenen anwaltlichen elektronischen Datenraum an den gerichtlichen Datenraum anschließen. Die Vernetzung mit dem gerichtlichen Datenraum bietet die Chance, nach „Freischaltung“ durch den Richter durch Spiegelung der im gerichtlichen Datenraum bereits für den Parteivertreter bzw. die Partei hinterlegten Daten eine Synchronisation des anwaltlichen mit dem gerichtlichen Datenraum zu bewirken.

Anwaltliche Dokumente und Daten sollen hingegen – aus IT-Sicherheitsgründen – nicht unmittelbar im gerichtlichen elektronischen Datenraum hinterlegt werden können. Vielmehr ist insoweit die Kommunikation über elektronische Postfächer erforderlich. Dies bleibt ohnehin der Weg für die Kommunikation mit dem Gericht für diejenigen Anwälte, die sich gegen die Einrichtung eines anwaltlichen Datenraums entscheiden.

Im Übrigen wäre es denkbar, elektronische Postfächer für vergleichbare Berufsträger einzuführen. Mit diesen Kommunikationselementen – Datenräume, elektronische Postfächer – entsteht eine Infrastruktur, die die Potentiale der elektronischen Verfahrensführung bestmöglich nutzt.

Normative Grundsätze

Auf der Grundlage dieser technischen Struktur hat die Arbeitsgruppe folgende normative Grundsätze formuliert:

Erstens soll die Zustellung grundsätzlich elektronisch durch Empfangsbekenntnisse erfolgen. Zwar könnte technisch ein automatisiertes Empfangsbekenntnis generiert werden, jedoch erscheint es der Mehrheit der Gruppe derzeit nicht angemessen, auf einen Willensakt bei Zustellung in ein elektronisches Postfach zu verzichten. Dies heißt freilich, dass andere, herkömmliche Wege der willensunabhängigen Zustellungen eröffnet bleiben müssen. Zumindest öffentliche Zustellungen sollten aber nur noch durch geeignete Internetplattformen erfolgen. Derzeit führt die Europäische Kommission eine umfangreiche Studie zum Zustellungsrecht in den Mitgliedstaaten durch. Möglichkeiten und Fortentwicklung elektronischer Zustellungen spielen dabei eine Rolle.

Zweitens muss für den Fall anhaltender Störungen der elektronischen Kommunikationswege oder vergleichbarer Hindernisse eine Ersatzeinreichung der grundsätzlich elektronisch einzureichenden Dokumente offen stehen.

Ferner sollte drittens die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand bei Fristversäumung im elektronischen Rechtsverkehr für eine Übergangszeit großzügig gehandhabt werden, um Anreize für den Technik- und Medienwechsel zu schaffen und teilweise allzu harte Rechtsprechung zu korrigieren.

Viertens stellt sich die Arbeitsgruppe eine grundsätzlich elektronische Dateneinsicht („Akteneinsicht“) vor, wobei durch die Elektronisierung des Vollzugs keinerlei Änderung an Bestand und Umfang von Einsichtsrechten herbeigeführt werden soll. In der Praxis sollen Kopien der Daten mit dem Nachfragedatum sowie einem Hinweis auf die Identität des Antragstellers unbefugte Verbreitung verhindern.

Fünftens soll die mündliche Verhandlung durch elektronische Hilfsmittel unterstützt, jedoch nicht in Frage gestellt werden. Dies schließt nicht aus, den Parteien ein rein elektronisches Verfahren zur Wahl zu stellen. Hierbei kann man über eine Neuinterpretation des Grundsatzes der Mündlichkeit nachdenken. Dieser Grundsatz ermöglicht der Öffentlichkeit, ein Verfahren zu verfolgen. Wenn dies mit neuen technischen Hilfsmitteln auf visuellem Wege besser gelingt, dann könnte man den Grundsatz der Öffentlichkeit durch technische Hilfsmittel im Gerichtssaal sogar dahingehend optimieren, beispielsweise Dokumente nicht mehr zu verlesen, sondern per Beamer für die Gerichtsöffentlichkeit zu visualisieren.

Ferner erinnern die Grundsätze sechstens an die Möglichkeiten des Gerichts zur Verhandlung durch wechselseitige Videoübertragung sowie zur Vernehmung durch solche Bild-/Tonübertragungen. Die Entscheidung darüber soll aber auch nach den erarbeiteten Grundsätzen im Ermessen des Gerichts bleiben.

Man könnte nun daran denken, anstelle des Protokolls die Verhandlung komplett aufzuzeichnen. Allerdings hat ein Protokoll für die Verfahrensbeteiligten auch die Funktion, sich verbindlich über den Verfahrensablauf und Verfahrensinhalte zu einigen. Dies ist bei einer rein technischen Aufzeichnung unmöglich. Daher gilt es weiterhin, ein Protokoll anzufertigen, dies jedoch direkt als originär-elektronisch erzeugtes Dokument.

Die Beweisführung durch Dokumentenvorlage soll siebtens grundsätzlich elektronisch erfolgen. Für den Beweiswert muss dabei wie bisher unterschieden werden zwischen öffentlichen und privaten Dokumenten Hinzu kommt die Unterscheidung zwischen originär-elektronischen und sekundär-elektronischen („scan“) Dokumenten, die allerdings nach gegenwärtigem Stand der Technik an Beweiswert gegenüber der Originalurkunde verlieren.

Achtens favorisiert die Arbeitsgruppe eine grundsätzlich elektronische Urteilszustellung. Allerdings sind nach gegenwärtigem Stand der Technik Ausfertigungen dann nicht mehr möglich. Damit stellt sich die Frage, ob diese Struktur auf das Vollstreckungsverfahren erweitert werden kann. Denkbar wäre, dass sich ein Gerichtsvollzieher mit seinem Datenraum an den gerichtlichen Datenraum anschließt und dadurch sicheren Zugang zum Titel erhält.

Ferner sehen die Vorschläge der Arbeitsgruppe als Option für die Parteien vor, analog zum Urkundsverfahren und zur europäischen Small-Claims-Verordnung ein rein elektronisches Verfahren zu wählen. Diese Option soll mit attraktiven Anreizen ausgestattet werden.

Schließlich wird auch auf grundsätzlicher Ebene an die große Bedeutung der Aus- und Fortbildung von IT-Kompetenz aller Beteiligten und an die gleichermaßen große Bedeutung der IT-Sicherheit erinnert.

Die hier nur knapp angerissenen Grundsätze sowie detaillierende Regeln und erläuternde Kommentare werden 2016 veröffentlicht und damit der Fachöffentlichkeit zur Diskussion gestellt. Erste positive Rückmeldungen zum Projekt gab es bereits auf dem 24. Deutschen EDV-Gerichtstag am 23. September 2015 in Saarbrücken.“

Fazit

Auch wenn die Arbeitsgruppe zunächst „nur“ die wünschenswerten Ziele im Rahmen einer weiteren Digitalisierung dokumentiert, lässt sich sehr genau entnehmen, wohin die Reise gehen wird. Daher ist der Punkt Ausbildung von extremer Bedeutung: Es bedarf in der Juristerei einer massiven IT-orientierten Fortbildung, denn die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten.

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