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Ressourcen sparen in der Kanzlei

Effiziente Technik PLUS effizientere Arbeitsprozesse
Ressourcen sparen in der Kanzlei

Green IT ist ein Schlagwort unserer Zeit. Hier geht es vornehmlich darum, weniger elektrische Energieressourcen zu verheizen, um es einmal stark zu vereinfachen. Langfristige Kostenersparnis und Umweltschutz finden hier zusammen. Ressourcen sparen kann man jedoch auch im Kanzleialltag. Zeitaufwand und Kosten für Arbeitsprozesse lassen sich in vielen Bereichen erheblich senken.

Computer setzen den größten Teil der zugeführten Energie in Wärme um, nicht in Rechenleistung. Daher arbeiten Heerscharen von Ingenieuren daran, den Wirkungsgrad der Systeme zu steigern. Mit Hilfe besonders effizienter Baugruppen konnten bereits deutliche Fortschritte erzielt werden. Im professionellen Umfeld – wie Ihrer Kanzlei – lässt sich jedoch speziell im Bereich der Server einiges optimieren. Ein wichtiger Trend sind die sog. Blade Server, über die wir bereits im letzten Heft berichtet haben. Knapp zusammengefasst teilen sich flexibel nachrüstbare Blades – Einschubplatinen mit den wesentlichen Teilen eines eigenständigen Computers – die notwendige Peripherie wie Netzteile, Lüfter, Festplatten, Datensicherungsgeräte und Netzwerk-Komponenten, die für den sicheren Betrieb redundant vorhanden sind.

Auf diese Weise setzen Sie deutlich weniger elektrische Energie bei gesteigertem Leistungsvermögen ein. Darüber hinaus ist es mit Hilfe solcher Blades möglich, eine Vielzahl von Aufgaben zu virtualisieren. Das bedeutet, dass nun nicht mehr für jede Serveraufgabe – Datenserver, Kommunikationsserver, Datensicherungsserver etc.- eine dedizierte Hardware erforderlich ist. Vorhandene Rechenleistung wird besser ausgenutzt und spart damit Ressourcen.

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Energieeffizienz wird gefördert

Wer nun widerspricht, weil solche Innovationen ja zunächst einmal Investitionen erfordern, dem entgegnen wir, dass sich diese Einführung von Neuerungen nicht nur auf Dauer rechnet, sondern sogar durch zinsgünstige Darlehen der KfW gemildert wird. Richtig gehört: Die KfW Bank fördert im Rahmen des Energieeffizienzprogramms 242 Maßnahmen für Unternehmen und Freiberufler, die gezielte Maßnahmen zur Effizienzsteigerung einleiten. So gibt es Darlehen ab 1,41 Prozent eff. Jahreszins mit einer Laufzeit bis zu 20 Jahren und tilgungsfreien Anlaufjahren. Wenn Sie sich für eine Energieoptimierung entscheiden, profitieren Sie nicht nur von dauerhaft reduzierten Energiekosten, sondern auch von einer modernisierten, leistungsfähigeren IT-Landschaft, die für den Kanzleialltag konstant an Bedeutung gewinnt. Am Rande sei bemerkt, dass auch überholte Peripheriegeräte wie alte Laserdrucker und Arbeitsplatz-PCs erheblich mehr Energie verbrauchen als aktuelle Systeme.

Voraussetzung für die Erlangung der Darlehens-Förderung ist eine Bewertung Ihrer kompletten Kanzlei-Infrastruktur – dazu gehören auch Beleuchtung und Klimatisierung – durch einen nach der EnEV (Energie-Einspar-Verordnung) zugelassenen Energieberater. Regionale Spezialisten fidnen Sie in der Beraterbörse im Internet unter https://beraterboerse.kfw.de/. Im Übrigen wird diese Beratung durch Energieberater ebenfalls gefördert. Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie Ihren IT-Systempartner an. Er sollte darüber Bescheid wissen. Gerne vermittelt Ihnen der Verlag auch entsprechende Kontakte. So werden Sie und Ihre Kanzlei aktiver Teil der Energiewende, denn merke: Die Energie, die wir nicht verbrauchen, braucht erst gar nicht erzeugt zu werden!

Ressourcen sparen – durch digitales Diktat mit Aktenbezug

In einer modernen Kanzlei gibt es jedoch noch andere Wege, um Ressourcen effizient zu nutzen. Und damit ist nun nicht mehr die elektrische Energie gemeint.

In jeder Kanzlei gehört das Erzeugen von Dokumenten zu den wesentlichen Alltagsaufgaben. Da in aller Regel die Schriftsätze diktiert und dann von Schreibkräften in Dokumente umgewandelt werden, sollte auch diese „zentrale Produktion“ kritisch betrachtet und auf den Prüfstand gestellt werden. Hier bietet das zentrale digitale Diktat völlig neue Möglichkeiten, ohne dass dazu etablierte Arbeitsprozesse komplett neu aufgesetzt werden müssten. Wo liegen nun neben den technischen Vorteilen – kein Bandverschleiß, digitale Speicherung zur Akte, Möglichkeit der nachträglichen Ergänzung – die Vorteile hinsichtlich der Ressourcennutzung?

Wer das digitale Diktat so einsetzt, dass es direkt mit der Kanzleisoftware verbunden ist, beschleunigt die Verarbeitung deutlich. Warum? Zum einen wird ein angefertigtes Diktat – aus dem letztlich eine Datei entsteht – per Knopfdruck auf den zentralen Diktatserver transferiert. Hier steht es den Schreibkräften sofort zur Bearbeitung zur Verfügung. Das bedeutet, dass ein physisches Verbringen des Speichermediums von einem an den anderen Ort nicht nötig ist. Stehen mehrere Schreibkräfte zur Verfügung, so kann deren Arbeitsauslastung gleichmäßiger verteilt werden. Hier werden also personelle Ressourcen besser genutzt.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, mittels digitalen Diktats diktierte Schriftsätze elektronisch vom Home-Office in den zentralen Diktatepool zu versenden, so dass eine unverzügliche Bearbeitung sichergestellt ist. Auch umgekehrt wird eine sinnvolle Lösung daraus. So ist es ebenso einfach, eine Diktatdatei aus der Kanzlei an eine externe Schreibkraft oder deren Home-Office zu versenden. Sie sendet das fertige Dokument auf dem gleichen Wege wieder in die Kanzlei oder direkt an den Anwalt. Und stets werden alle Schritte zusammen mit der Akte in der Kanzleisoftware archiviert. Diese Vorzüge bietet nur die elektronische Kommunikation.

Ressourcen sparen – durch überregionalen elektronischen Aktentransport

Wie häufig setzen Rechtsanwälte für weiter entfernte Gerichtstermine einen Korrespondenzanwalt oder Terminsvertreter ein? Öfter als zunächst vermutet. Und was bedeutet das im Einzelnen? Um den „fremden“ Anwalt in eine aussagefähige Lage zu versetzen, braucht er alle notwendigen Informationen. Das bedeutet noch immer in vielen Fällen, dass die Akte und alle relevanten Dokumente kopiert und auf dem Postweg versandt werden. Welch ein Anachronismus! Im Zeitalter der digitalen Kommunikation geht das deutlich Ressourcen schonender und vor allem schneller mit der elektronischen Akte.

Wer seine Akten generell und durchgängig mit einer modernen Kanzleisoftware digital führt, wird über solche Aufgaben nur lächeln. Denn quasi auf Knopfdruck lassen sich alle wichtigen Dokumente an den Partner-Anwalt mit Untervollmacht versenden. Das spart Zeit für deren Aufbereitung sowie für den Versand. In gleicher Weise funktioniert das auch umgekehrt mit Terminsbericht und Abrechnung.

Ein ähnliches Modell lässt sich besonders auch für kleinere Kanzleien darstellen, die naturgemäß nicht alle Rechtsgebiete – insbesondere, wenn es sich um exotischere Fachgebiete handelt – allein in höchster Qualität abbilden können. Hier bietet sich das Geschäftsmodell einer losen Zusammenarbeit oder überörtliche Vernetzung mit Kooperationspartnern an. Künftig lehnen Sie keine Mandate mehr ab, deren Bewältigung Sie sich nicht zutrauen oder bei denen Sie die gewohnte Beratungsqualität nicht hundertprozentig sicherstellen können. Sie geben Ihrem Mandanten das gute Gefühl, in Ihnen stets den richtigen Partner gefunden zu haben – auch weil Sie so ehrlich sind, zuzugeben, dass eben nicht jeder Anwalt jedes Rechtsgebiet gleichermaßen intensiv betreuen kann. Sie vermitteln dieses einzelne juristische Problem an einen Partner, mit dem Sie auf gegenseitiger Basis vernetzt sind und eine Honorarprovision vereinbart haben. Damit haben auch „Einzelkämpfer“ die Möglichkeit, auf hohem fachlichem Niveau mit den „großen“ Kanzleien zu konkurrieren. Die komplette Abwicklung und der Dokumentenaustausch erfolgt ebenfalls durchgängig elektronisch zwischen den Kanzleianwendungen der beteiligten Anwälte.

Fazit

Ressourcen sparen in der Kanzlei besteht aus weit mehr als energieeffizienten PCs und Peripheriegeräten. In Zeiten weiter steigender Energiekosten und vor dem Hintergrund eines ökologisch sinnvollen Kanzleialltags sollten die technischen Systeme jedoch up to date sein und intensiv genutzt werden.

Darüber hinaus empfiehlt es sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht, auch personelle Ressourcen möglichst vernünftig einzusetzen. Neben einer potenziellen Zeit- und Kostenersparnis tragen solche Modelle dazu bei, Arbeiten gerechter und gleichmäßiger auf Mitarbeiter und Partner zu verteilen, so dass am Ende alle Beteiligten entspannter zum gewünschten Ergebnis kommen und nicht Einzelne am oberen Ende der Belastbarkeit „operieren“ müssen.

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