Kanzleiorganisation

Online Recherche in den Kanzlei-Workflow einbinden

Online Recherche in den Kanzlei-Workflow einbinden

Wissen automatisiert finden und nutzen

Die durchgängige E-Akte vereinfacht Arbeitsabläufe in jeder Kanzlei. Nun bietet der Markt zunehmend auch Lösungen, um E-Akte und Fallrecherche in Literatur und Rechtsprechung zu verbinden. Auf diese Weise lassen sich konkrete Fälle noch einfacher und effizienter bearbeiten. Aus Millionen Entscheidungen und der gängigen juristischen Fachliteratur können am PC, während der Fallbearbeitung, direkte Bezüge zum vorliegenden Sachverhalt hergestellt und diese routiniert zitiert werden. Die Suche in papiergebundenen Medien entfällt und die Rechercheergebnisse sind stets auf dem aktuellen Stand.

Recherchearbeit bindet bei der Dokumentenerstellung in komplexen juristischen Fällen sehr viel Arbeitszeit. Innovative Lösungen – beispielsweise Jurion von Wolters Kluwer – bieten den Nutzern auf Wunsch den Zugang zu umfassenden Entscheidungsdatenbanken und zur kompletten (digitalisierten) Literatur, die der jeweilige Verlag bereitstellt. Besonders hilfreich ist es, dass die Möglichkeit zur Online-Recherche während der Dokumentenerstellung besteht. Schlagworte oder die Paragraphen-Eingabe bilden die Basis, um eine fundierte Argumentation sehr viel schneller aufzubauen als mit der einbindenmanuellen Suche in gedruckten, möglicherweise veralteten Medien. Gleichzeitig eröffnet sich die Gelegenheit, Fundstellen quasi per Mausklick in das aktuelle Dokument zu übernehmen und fehlerfrei zu zitieren. Folglich gelangen Rechercheergebnisse und Argumentationsketten ebenfallsdirekt in die E-Akte und runden die Informationsaggregation ab.

Jede Kanzlei, die bereits auf die E-Akte setzt, scannt auch eingehende Post ein und erzeugt daraus Dokumente im PDF-Format. Leistungsfähige Lösungen wie die von Jurion bieten die Möglichkeit, beispielsweise gegnerische Einlassungen im erzeugten PDF markieren und kommentieren zu können. Wenn im Text Paragraphen zitiert wurden, ist es möglich, online direkt an die entsprechende Fundstelle im Gesetz zu springen, um zu überprüfen, ob die von der Gegenseite herangezogene Norm im vorliegenden Fall einschlägig ist.

Fachliteratur kann im Bücherregal bleiben

Die Recherche für die folgende Gegenargumentation ist häufig eine Zeit raubende Tätigkeit, denn bisher ließ es sich kaum vermeiden, die passenden Fundstellen in Kommentaren und anderen Fachbüchern zu suchen. Moderne internetbasierte Lösungen ermöglichen hingegen die Eingabe von Suchtermin in einer Suchmaske. Jurion integriert in die umfassende Suche alle verfügbaren Bücher des Verlags sowie anderer Verlage. In einer Suchergebnisliste werden die Fundstellen aufbereitet und für eine schnellere optische Erfassung farblich markiert. Ein weiterer Vorteil: Die Suchergebnisse beziehen sich stets auf die neuesten, aktuellen Auflagen der entsprechenden Literatur.

Aus bereits gekauften und lizenzierten Büchern kann der Nutzer im nächsten Schritt Inhalte direkt kopieren und korrekt zitieren. Darüber hinaus listet das System alle relevanten, verfügbaren Inhalte zur eingegebenen Recherche aus dem Jurion Portfolio auf. Fehlt der Kanzlei das entscheidende Buch oder der Kommentar mit der entsprechenden Fundstelle, so ist dessen Erwerb (mit der zugehörigen Online-Lizenz) online während der laufenden Recherche möglich. Handelt es sich im aktuellen Fall für den Anwalt um ein Randthema seiner Tätigkeit, zu dem er nur einmalig Literaturinformationen benötigt, stellt Jurion eine befristete 48-Stunden-Nutzung der Quelle bereit.

Außerdem lassen sich eigene Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-System professioneller Kanzleisoftware-Lösungen in die Suche einbeziehen, so dass auch selbst geschaffenes Wissen nicht verloren geht und stets wiederverwendbar ist. Somit wird das Gesamtsystem durch regelmäßige Nutzung ständig leistungsfähiger. Ähnlich gelagerte Fälle lassen sich nach und nach beinahe automatisch lösen.

Fazit

Durch die intelligente Verbindung von freien, ausgewählten Webquellen, Entscheidungs- und Gesetzesdatenbanken, juristischer Fachliteratur, Bewertungen und Kommentaren von Kollegen zu Fachbeiträgen sowie dem eigenen, umfangreichen Praxiswissen baut jeder Nutzer intuitiv seine individuelle Wissensdatenbank auf. Auch wichtig: Das Wissen einer Kanzlei geht auf diese Weise nicht verloren, weil es nicht allein in einzelnen Köpfen existiert. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern steigert auf lange Sicht sogar den Wert einer Kanzlei.

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