Wie risikoreich ist der Wechsel zu einer besseren Kanzleisoftware?
Die meisten professionell geführten Anwaltskanzleien setzen eine entsprechende Kanzleisoftware ein, die neben der Akten- und Terminverwaltung auch betriebswirtschaftliche Aufgaben und Prozesse optimiert. Mancher Anwalt kommt im Laufe der Zeit zu der Erkenntnis, dass die eingesetzte Softwarelösung nicht zu seinen Vorstellungen passt. Was dann? Wie aufwändig ist es, den Softwareanbieter zu wechseln?
Zunächst mag man vermuten, dass es eine Kleinigkeit ist, einfach die vorhandenen Daten und Akten mittels einer Datenübernahmeroutine auf ein anderes System zu übertragen. Diese Vorstellung ist jedoch etwas zu kurz gesprungen, weil sich hinter jeder professionellen Software stets auch eine Programmlogik verbirgt, die die gespeicherten Daten innerhalb der Anwendung in eine bestimmte Relation setzt. Das heißt, anders als bei einem neuen Handy, auf das man einfach seine alten Kontakte kopiert, gilt es hier auf mehr zu achten. Entscheidende Voraussetzung für die Weiterarbeit mit den bisherigen Akten ist die Konvertierung aller Informationen aus den alten Zuordnungsbereichen in die Stammdatenstruktur der neuen Anwendung.
Man nennt diesen Vorgang Migration Sie besteht aus folgenden Bestandteilen:
- Migrationskonzept
- Beratungsprozess
- Inbetriebnahmeprozess
Das Migrationskonzept erfordert ein erprobtes und etabliertes Organisationskonzept, das geeignet ist, um Datenbestände weitestgehend zu übernehmen, die Mandantenbuchhaltung zu adaptieren und am Ende die Richtigkeit der genannten Prozesse zu überprüfen und zu garantieren. Dazu gehört unbedingt auch eine umfassende Dokumentation der durchgeführten Schritte sowie der Ergebnisse.
Im Beratungsprozess wird ein Migrationsteam aus dedizierten Ansprechpartnern von Kanzlei und Hersteller gebildet. In der Folge definiert das Team die Nutzungs- und Tätigkeitsschwerpunkte in der Anwendung der Software. Es entsteht eine Systemarchitektur, die von der Kanzlei abgenommen wird. Auf dieser Basis erfolgt eine Probeintegration, die nachweisen soll, ob diese Architektur tragfähig für den Kanzleialltag ist.
Erst danach folgt der eigentliche Inbetriebnahmeprozess mit endgültiger Datenmigration, Qualitätssicherung der Migration, Installation der neuen Kanzleisoftware und Schulung aller Mitarbeiter auf die neue Anwendung. Für den dauerhaften Erfolg einer Migration im Alltagsgeschäft ist es darüber hinaus unabdingbar, dass zur Anwendung auch ein Wartungskonzept gehört, bei dem eine Komplettbetreuung die Verfügbarkeit der Anlage sicherstellt. Verfügbarkeit meint hier jedoch nicht allein die technische Betriebsbereitschaft, sondern gleichzeitig auch die Arbeit mit aktuellen Systemen. Das beginnt beim Betriebssystem und reicht über die Anwendungssoftware bis hin zu rechtlichen und behördlichen Vorgaben, die im Gesamtsystem abgebildet und in der Programmlogik berücksichtigt werden. Nur wer mit einem gewarteten System arbeitet, kann sicher sein, dass nicht bereits an dieser Stelle Fehler entstehen, die später zu höheren Kosten oder gar Regressen führen können.
Erfahrung und sichere Prozesse
Dr. Egon Buhleier, Geschäftsführer der Renostar GmbH, erklärt, warum ein simpler Formalismus des Datenex- und -imports meist nicht zu dem erwarteten Ergebnis führt: „Die Verknüpfung von vorhandenen, alten Daten und deren Logikzuordnung in der früheren Anwendung macht es so aufwändig, eine Kanzleisoftware zu wechseln. Dazu ist große Erfahrung notwendig. Wir haben dazu bei Renostar eine große Routine aufgebaut, denn im Laufe der Unternehmensgeschichte haben wir seit den 90er Jahren insgesamt 16 Softwareprodukte durch Unternehmenszukäufe hinzubekommen, die in drei Renostar-Produkte integriert werden mussten. Und genau diese Leistung erbringen wir auch bei jedem Kunden, der sich entscheidet, auf Renostar, Renoflex oder legal:office umzusteigen.“
Nach Ansicht von Renostar ist es kaum möglich, eine Kanzleimigration via Outsourcing über einen IT-Dienstleister durchzuführen. Es ist stets ein hohes Know-how der Arbeitsprozesse einer Kanzlei erforderlich, um Daten und Zusammenhänge korrekt zu migrieren.
Dr. Buhleier abschließend: „Durch unsere jahrzehntelange Erfahrung im Bereich Migration – und das betrifft auch Fremdprodukte – können wir heute sicherstellen, dass diese reibungslos und mit Funktionsgarantie erfolgt. Erfreulicherweise gewinnen wir etwas 2/3 unserer Neukunden durch Migration von einem Fremdprodukt hin zu Renostar.“
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