Kostenfaktor der Kanzlei

Das sollten Sie bedenken

Es geht um nicht weniger als den Gewinn, den Ihre Kanzlei abwirft. Zwar ist der Rechtsanwalt ein Organ der Rechtspflege, aber er betreibt gleichzeitig auch ein mehr oder weniger großes Wirtschaftsunternehmen. Der Kostenfaktor sagt viel darüber aus, ob eine Kanzlei wirtschaftlich betrieben wird. Einfach gesagt ist ein Kostenfaktor von über 50 Prozent Besorgnis erregend.

Wer eine Kanzlei betreibt, die nicht gerade im heimischen Wohnzimmer angesiedelt ist, hat ein ganzes Paket von Kosten, die mehr oder minder regelmäßig bedient werden müssen. Dazu gehören neben Mieten, Versicherungen, Hard- und Software sowie Verbrauchskosten insbesondere Aufwendungen für die Mitarbeiter.

Betrachten wir an dieser Stelle die Zigtausende von kleinen Rechtsanwaltskanzleien mit einem Anwalt und einer Bürokraft. Und beziehen wir dabei ebenfalls das statistisch ermittelte Monats-Einkommen von Anwälten in Höhe von € 4.800,- ein, so wird schnell klar, dass ein Umsatz von rund € 50.000,- pro Jahr eigentlich nicht ausreichend ist, um eine professionelle Kanzlei zu betreiben. Wer die Umsätze nicht einfach steigern kann, muss zwangsläufig an der Kostenschraube drehen.

Kosten senken durch Vernetzung –  ein Rechenexempel

Fakt ist: Betrachten wir die Fixkosten einer Einzelkanzlei, so ist bei dem durchschnittlichen Zieleinkommen von monatlich € 4.800,- ein Umsatz von etwa € 100.000,- pro Jahr nötig, um den Kostenfaktor im grünen Bereich zu halten. Um dies zu erreichen, kommen wir einmal mehr auf das Thema Vernetzung zurück: Kostenteilung durch gemeinsame Nutzung der Kanzlei-Infrastruktur von zwei oder mehr Anwälten. Eine Telefon- und Schreibkraft ist bei einem einzelnen Anwalt mit großer Wahrscheinlichkeit nicht den ganzen Tag über ausgelastet, muss aber dennoch als Vollzeitkraft eingestellt werden, um die Erreichbarkeit der Kanzlei sicherzustellen – auch wenn der Anwalt außer Haus oder bei Gericht ist. Bei mehreren Anwälten sieht das schon wieder ganz anders aus, die Kosten können geteilt werden.

Eine Alternative dazu wäre das Auslagern von Büro- und Telefontätigkeiten. Es gibt bereits spezialisierte Anbieter, die beispielsweise die telefonische Erreichbarkeit über ein professionelles, branchenerfahrenes Call-Center abbilden, das im Namen der Kanzlei Gespräche annimmt und den Anwalt elektronisch über die Anrufe informiert. Der nächste logische Schritt ist die Auslagerung von weiteren Bürotätigkeiten. So können bei Nutzung des digitalen Diktats mittels Geheimhaltungsvereinbarung gebundene Dienstleister sogar das Erstellen von Dokumenten als externe Kräfte übernehmen. Der Anwalt sendet in diesem Fall seine Sprachdatei an den Dienstleister und erhält das fertige Dokument ebenfalls elektronisch zurück. In diesen Fällen entstehen Kosten nur bei tatsächlicher Nutzung der Dienste. Dies wirkt sich vorteilhaft auf den Kostenfaktor der Kanzlei aus. Daneben werden auf diese Weise finanzielle Mittel frei, um der Kanzlei mit gezieltem Marketing nachhaltig zu mehr Umsatz zu verhelfen. So betrachtet es auch die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im DAV als Ziel, bei zu hoher Kostenquote vorrangig den Umsatz zu steigern. Und das wiederum macht Marketingmaßnahmen unabdingbar.

Wie kann das gehen? Es gilt, die eigene Positionierung zu verbessern. Dazu gehört eine Kanzleistrategie, die potenzielle Zielgruppen beschreibt und tatsächlich fokussiert. Daneben sollte an der Qualität der Mandanten und Mandate gearbeitet und Problemlösungsangebote (Spezialisierung) entwickelt werden. Hier sind die größten Potentiale zur Gewinnsteigerung vorhanden. Am Ende steigt mit dem Wert der Angelegenheit automatisch auch der realisierbare Stundensatz.

In vielen Fällen gilt in der Anwaltschaft, die auch gewerbliche Kunden bedient, die 80/20-Regel. 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes. Daher empfiehlt es sich, hier die Spezialisierung weiter voranzutreiben, um diese wenigen lukrativen Kunden noch besser zu bedienen.

Wenn die Kanzlei dann auch noch in der Lage ist, den Workflow für so genannte Standardfälle der „restlichen“ 80 Prozent der Kundschaft, die beispielsweise häufig im Familien- oder Mietrecht anzutreffen sind, weitestgehend zu automatisieren, so wird auch dieser Bereich auf längere Sicht ertragreicher. Mit Hilfe intelligenter digitaler Hilfsmittel lassen sich solche juristisch eher einfachen, jedoch vom Handling her zeitaufwändigen Fälle effizienter abwickeln und damit ebenfalls in die Gewinnzone bringen. Mehr dazu lesen Sie hier