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Kanzleien müssen E-Mails regelmäßig abrufen

Kanzleien müssen E-Mails regelmäßig abrufen

Wichtig für die Kommunikation mit Mandanten

Jeder Rechtsanwalt, der seinen Mandanten die Möglichkeit eröffnet, via E-Mails mit ihm zu kommunizieren, sollte sein Postfach tagsüber regelmäßig abrufen, um keine relevanten Informationen zu verpassen. Damit ist sogar ein Haftungsrisiko verbunden.

Das Thüringer OLG in Jena hat im Februar 2016 unter dem Az. 1 W 591/15 einen Fall entschieden, in dem ein Anwalt nicht rechtzeitig in seinen Posteingang gesehen hat und dadurch eine Leistung erbrachte, die vom Mandanten nicht mehr erwünscht war.

Der Reihe nach: Der Mandant hatte dem Anwalt nachts per E-Mail mitgeteilt, dass er dessen Vertretung vor Gericht nicht mehr in Anspruch nehmen wolle.

Als die Kanzlei ihren Bürobetrieb um acht Uhr morgens aufnahm, wurde der E-Mail-Posteingang nicht überprüft. Daher verfasste der Anwalt einen Schriftsatz, den der Mandant doch eigentlich nicht wollte.

Aus diesem Grund kann der Anwalt entsprechend dem genannten Beschluss unter dem o.g. Aktenzeichen keine volle Verfahrensgebühr gegenüber dem Mandanten abrechnen. Er hätte – weil er dem Mandanten die Mail-Kommunikation ermöglichte – während der regulären Bürozeiten regelmäßig den elektronischen Posteingang überprüfen müssen.

Fazit
Die E-Mail-Kommunikation wird auch im anwaltlichen Bereich immer mehr zur Standardkommunikation. Jede Kanzlei, die dies akzeptiert, muss nun dafür Sorge tragen, dass der E-Mail-Eingang tagsüber immer wieder einmal nachgesehen wird.
Bedenken sollte man als Rechtsanwalt darüber hinaus, dass die E-Mail-Kommunikation in der Standardversion nicht wirklich abhörsicher und auch die Authentifizierung nicht 100%-ig ist. Empfehlung daher: Gesicherte und verschlüsselte E-Mail-Kommunikation einrichten oder mit Mandanten via WebAkte oder Advoport kommunizieren. Aber selbst diese Kommunikationseingänge müssen regelmäßig abgerufen werden.

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