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Juristisches Wissensmanagement

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Intelligente Software übernimmt wiederkehrende Aufgaben

Die heute überwiegend eingesetzten Kanzlei-Anwendungen bieten Unterstützung vornehmlich im Bereich der organisatorischen Abläufe einer Kanzlei sowie bei der vereinfachten Erstellung von Dokumenten. Das heißt, jede Kanzlei erhält mehr oder weniger einen Werkzeugkasten, nicht jedoch eine komplette Produktionsmethode. Der nachfolgende Artikel soll eine Vision wiedergeben, die eigentlich schon keine mehr ist. Es gibt sie in ersten Modulen – die intelligente Software für wiederkehrende Fallkonstellationen.

Bekanntlich ist der Anwaltsmarkt streng reglementiert. So war beispielsweise Werbung noch bis vor wenigen Jahren aus standesrechtlichen Gründen nahezu unmöglich. Es entwickelten sich daher Kanzleibetriebe, die nicht immer nach den Prinzipien innovativer Dienstleistungsunternehmen geführt wurden und werden. Aber die juristische Welt ist in Bewegung. Dies ist schon daran zu erkennen, dass eine Marktforschungsstudie der Firma Prognos, beauftragt durch den deutschen Anwaltsverein im Jahr 2013, von einem Rechtsdienstleistungsmarkt spricht. Daneben setzt die Neufassung des Rechtsdienstleistungsgesetzes seit 2008 Rechtsanwälte einem deutlich gewachsenen Konkurrenzdruck aus. Seitdem dürfen auch Betriebe, die nicht dem anwaltlichen Standesrecht unterworfen sind, Dienstleistungen in einigen speziellen Rechtsgebieten anbieten, welche zuvor Anwaltsbetrieben vorbehalten waren. Gemeint sind in erster Linie Rechtsgebiete, deren Bearbeitung sich standardisieren lässt und aus denen heraus vergleichbare Massenverfahren entstehen. Dazu gehören beispielsweise Inkassoverfahren, Verbraucherinsolvenzen, Verkehrsunfallregulierungen, Mietrechtsverfahren und andere.

Speziell die Rechtsdienstleister stellen daher an eine juristische Software den Anspruch, diese wiederkehrenden „Produktionsschritte“ so abzubilden, dass sie automatisiert und mit geringem Personalaufwand ablaufen. Die Vorstellung orientiert sich am industriellen Fließband. Daher sollten auch Rechtsanwaltskanzleien, die im Wettbewerb mit Rechtsdienstleistern bestehen möchten, über solche Produktionsmittel nachdenken und ihre Betriebe ebenfalls in moderne Dienstleistungsbetriebe umbauen.

Ziel ist es, wiederkehrende Fallkonstellationen so abzubilden, dass hinterlegte Arbeitsprozesse – wie im ISO-Qualitätsmanagement – eine formularartige Bearbeitung mithilfe der Software ermöglichen und unterstützen. Für diesen Zweck sind Wissensmanagement-Systeme erforderlich, die über Schnittstellen mit der Kanzleisoftware verknüpft werden, um das entwickelte Rechtskonzept von der Aktenanlage bis zur Abwicklung nach ISO-genormten Prozessen zu ermöglichen. Bewährte Workflows müssen für unterschiedlichste Rechtsgebiete verfügbar gemacht und so transparent aufgebaut werden, dass sich ein Studium der einschlägigen juristischen Literatur in mindestens 90 Prozent aller praktisch relevanten Fälle erübrigt. Darüber hinaus gilt es, das Wissensmanagement-System auch mit Urteilsdatenbanken zu verknüpfen, um das Prozessrisiko realistisch einschätzen zu können.

Kanzleisoftware – eine Bestandsaufnahme

Vergleicht man das Leistungsvermögen heutiger Kanzleianwendungen mit etablierten Produktionsmitteln in der Autoindustrie, dann befinden wir uns derzeit bestenfalls auf dem Level des Werkzeuglieferanten, der dem Kunden die Tools in die Hand gibt, mit denen er sich selbst – eventuell – ein Fließband bauen kann. Das komplette Konzept eines Fließbandes mit klar definierten, sukzessiven Arbeitsprozessen wird dem Anwender nicht angeboten. Es gibt keinen Roboter, der auf Knopfdruck wesentliche Teile eines Produktes herstellt.

Nun ist der Softwaremarkt gefordert, intelligente Softwaresysteme zu entwickeln, um Arbeitsprozesse ganzheitlich darzustellen und dem Anwender durchgängige Unterstützung durch die Anwendungen bereitzustellen. Softwareentwickler müssen deutlich mehr Know-How für Geschäftsfelder ihrer Kunden aufbauen, um ihre Werkzeuge in Produktionsmaschinen umzuwandeln. Ein Pionier in diesem visionären Segment ist der Hersteller Renostar.

Eine Vision wird Realität

„In Deutschland existieren mehr als 75.000 Anwalts- und Notarbetriebe“, so Dr. Egon Buhleier, Geschäftsführer der Renostar GmbH. „Etwa 25.000 solche Betriebe nutzen integrierte Anwalts- und Notarsoftware im Stil von ReNoStar, RA-Micro, Annotext oder deren Mitbewerber. Diese integrierten Softwarelösungen, konzentrieren sich hauptsächlich auf die Vereinfachung von Textoperationen. Dort wird eine Stammdatenverwaltung mit Standardtexten verknüpft und Rechenoperationen unter Berücksichtigung des RVG oder der Regeln der ordnungsgemäßen Speicherbuchführung durchgeführt. Das bedeutet, der Anwaltsmarkt erhält einen Werkzeugkasten und nicht eine fertige Produktionsmethode. Diese wurde jedoch bisher vom Anwaltsmarkt auch nicht unbedingt gefordert.“

Der Vergleich mit der Industrie ist Dr. Buhleier wichtig, um das Potenzial zu verdeutlichen. Herzstück und Schlagwort unserer heutigen Produktionslandschaft ist das Projekt „Industrie 4.0“. Der Begriff steht für die 4. industrielle Revolution und bezeichnet die „Informatisierung der Fertigungstechnik und der Logistik“. Ihr voran gingen nach der Mechanisierung im 19. Jahrhundert (1.), der Erfindung der Fließbänder und der Massenproduktion am Anfang des 20. Jahrhunderts (2.) sowie der Einführung der digitalen Revolution in der Automation (3.). Die neue Technik soll neben nahezu autonomen Produktionsanlagen, die sich selbst steuern und miteinander kommunizieren, auch zu Umwälzungen auf dem Arbeitsmarkt führen. So werden intelligente Roboter können künftig vermehrt auch Tätigkeiten der Menschen übernehmen.

Industrie 4.0 in der Anwaltskanzlei

Dr. Buhleier erklärt sein bereits weit fortgeschrittenes Projekt so: „Der Begriff „Industrie 4.0“ wird heute nur für die industrielle Produktion angewandt. Unsere bereits in den ersten Modulen vorliegende Produktentwicklung soll Vergleichbares für die Wissensarbeit von Juristen vollbringen. Unsere Produktphilosophie besteht darin, ein vom Mandanten geschildertes Problem automatisch durch einen Wissensroboter in ein juristisches Fall-Konzept zu verwandeln, das von einer intelligenten Software durch die Erzeugung der entsprechenden Schriftstücke direkt umgesetzt werden kann.

Das durch Renostar und die Universität Würzburg entwickelte Wissensmanagementsystem wird mit unserer eigenen Software verknüpft, sodass die in diesem System gesammelten Daten der Anwaltssoftware für eine elektronische Aktenanlage zugänglich gemacht werden. Die neue Software ist daher nicht wie bereits existierende Systeme einfach nur ein Tool-Baukasten (funktionaler Aufbau), sondern ermöglicht über die Anbindung an Wissensmanagement-Systeme in der Cloud genormte Rechtsfall-Abläufe (analog einer ISO-Norm) mit automatischer, elektronischer Aktenanlage (prozessualer Aufbau).

Ziel ist es, dass Juristen relevante Sachverhalte über ein in die Software integriertes, neuartiges Abfragesystem eingeben. Während bisher der Anwender nach Literaturrecherche alle Schreiben manuell erstellen musste, soll nun im Hintergrund die Software automatisch zugehörige Schreiben erstellen, Fristen festsetzen und die sachgemäße Abarbeitung des Rechtsfalls regeln.

Für sachgerechte Fall-Lösungen greift das System auf eine in der Cloud abgelegte Urteilsdatenbank zu, und berechnet somit die Wahrscheinlichkeit eines Klageerfolgs. Solche Funktionen bietet bisher kein am Markt befindliches Produkt.“

Die folgende Darstellung soll den Arbeitsprozess in einer Anwaltskanzlei mit dem neuen von Renostar entiwckelten System (links), und herkömmlichen Systemen (rechts) darstellen:

erfassung

Vorteile im Überblick

Die visionäre Produktgeneration von morgen bietet im Vergleich zu herkömmlichen Softwarekonzeptionen drei entscheidende Vorteile:

Zeitersparnis

Die Anzahl der Arbeitsschritte verringert sich deutlich. Auch die Teilschritte sind meist weniger zeitaufwändig als die bisherigen und werden teils vom System selbstständig durchgeführt. (Software als Wissensroboter) Anwälte werden konkurrenzfähig am Rechtsdienstleistungsmarkt und können so leichter am Wachstum des Rechtsdienstleistungsmarktes profitieren.

Produktivitätssteigerung

Die Abarbeitung erfolgt schneller und Rechtsanwälte können mehr Fälle in der gleichen Zeit abwickeln. Der Einarbeitungszeitraum für junge Anwälte verkürzt sich deutlich. Dadurch können neue Tätigkeitsfelder leichter mit qualifiziertem Personal besetzt werden.

Qualitätsverbesserung

Die Qualität steigt durch standardisierte Arbeitsprozesse. Die fachliche Kompetenz der Anwälte wird erweitert.

Fazit

Intelligente Software unterstützt nach und nach die manuelle juristische Recherche. Und das hat zwei Vorteile: Die Effizienz der gesamten Kanzlei steigt und gleichzeitig bewirkt die hohe Dienstleistungsqualität ein Steigerung der Kanzlei-Reputation – auch durch die eingesetzte Wissens- und Urteilsdatenbank.

So können beispielsweise Mietrechtsverfahren mit Mängelrügen etc., die sich stets ähneln, nach bewährtem Schema quasi auf Knopfdruck bearbeitet werden. Mit dem geschilderten Konzept und den ersten verfügbaren intelligenten Modulen nimmt Renostar im Bereich der innovativen, automatisierten Fallbearbeitung eine führende Rolle am Markt der Anbieter von Kanzleisoftware ein.

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