Kanzleiorganisation

IT-Infrastruktur – einfach wie Fahrzeugleasing.

IT-Infrastruktur – einfach wie Fahrzeugleasing.

Das Thema elektronische Kommunikation ist und bleibt höchst relevant für jede Kanzlei. Das bedeutet, dass nicht nur Anpassungen an Arbeitsprozessen und Softwarelösungen nötig sind, sondern auch, dass eine verfügbare, leistungsfähige IT-Infrastruktur unabdingbar sind. Nur wer soll das alles permanent sicherstellen in Ihrer Kanzlei? Unsere Empfehlung: Suchen Sie sich einen erfahrenen, zuverlässigen Partner, der dafür die Gewähr übernimmt.

Dass in der Epoche der elektronischen Akte die IT in der Kanzlei an Bedeutung gewinnt ist nicht neu. Kanzleien sind im Zeitalter des elektronischen Rechtsverkehrs und des kommenden besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) auf 100 %-ige Verfügbarkeit der IT-Systeme angewiesen. Immer wichtiger wird daher die Überlegung, wie die Kanzleibetreiber mit überschaubarem Aufwand Systemverfügbarkeit und Datensicherheit sicherstellen können, ohne dafür auch noch einen IT-Verantwortlichen anstellen zu müssen.

Ein Partner – ein Verantwortlicher

Die Idee für ein rundum-sorglos-Paket hat in anderen Lebensbereichen bereits Einzug gehalten. So ist es für viele Unternehmen völlig normal, Firmenfahrzeuge über einen Voll-Leasing-Vertrag zu beschaffen, der neben dem Fahrzeug an sich auch Versicherung und Wartungskosten enthält. Ein solches Vorgehen senkt nicht nur potenzielle Kostenrisiken, sondern trägt dazu bei, die Betriebsbereitschaft insgesamt zu sichern. Gleichzeitig werden die Kosten erheblich transparenter, denn neben den monatlichen Fixkosten gibt es kaum noch weitere Kostenauslöser.

Dieses aus kaufmännischer wie technischer Sicht sinnvolle Vorgehen lässt sich auch auf die IT-Infrastrukturen einer Kanzlei übertragen. So sind bereits Marktteilnehmer unterwegs, die genau diesen Gedanken verfolgen. Für einen Kanzleibetreiber ist es natürlich entscheidend, einen Partner zu finden, der sich in der Branche der Rechtsdienstleister auskennt und den nochmals erhöhten Vertraulichkeitsanforderungen bei der Datenverarbeitung gerecht wird. Hardware, Software und Service aus einer Hand – so sollte es sein! Höchste systembezogene Sicherheit in jeder Kanzlei entsteht durch kluge, umfassende und durchgängige Konzepte sowie deren professionelle Umsetzung. Das Spektrum ist breit: Von der sicheren Speicherung aller relevanten Informationen in der elektronischen Akte über die passende Dokumentenmanagement-Lösung bis hin zum Dokumentenaustausch mit Gerichten und zur digitalen (Mandanten-) Kommunikation.

In jeder Anwalts- oder Notariatskanzlei sind Dokumentenerzeugung und aktenorientierte Organisation Aufgaben von herausragender Bedeutung. Daher müssen alle damit zusammenhängenden Systeme von der Kanzleisoftware über das digitale Diktat bis zur Computer-Hardware – stets verfügbar sein und dem aktuellen Software- und Sicherheitsstandard in einer vernetzten Welt entsprechen.

Professionelle Anbieter von Kanzleisoftware und IT-Systemlösungen kennen Kanzlei-Arbeitsabläufe, die eingesetzten Anwendungen sowie alle Hardware-Module. Sie zeichnen sich dadurch aus, erprobte Muster-Systemarchitekturen zu verwenden, für sie quasi ihre „Hand ins Feuer“ legen. Diese Gesamtverantwortung ist für jeden Kanzleiinhaber das entscheidende Auswahlkriterium, denn nur dann wird auch die Lauffähigkeit aller Kanzleisysteme garantiert. Wenige Anbieter stechen daneben durch ein Online-Inbetriebnahmekonzept hervor. Dieses gestattet es sogar, einen neuen Arbeitsplatz aus der Ferne mit maximaler Sicherheit in Betrieb zu nehmen, ohne dass dazu IT-Fachkräfte vor Ort erforderlich wären.

Ein durchgängiges Wartungskonzept übernimmt Verantwortung

Zwar ist die Hardware heute zuverlässiger als vor wenigen Jahren, aber eine endlose Betriebsgarantie gibt es nicht. Erstaunlicherweise lassen noch immer einige Kanzleien ihre PCs, Server, Drucker und andere Komponenten über branchenfremde Partner beschaffen und installieren – mit erhöhtem Risiko im Störungsfall. So ist es nicht immer eindeutig, ob die Hardware einen Ausfall verursacht oder die Software. Um diese Frage überhaupt nicht beantworten zu müssen, ist es empfehlenswert, alles in eine Hand und damit an nur einen verantwortlichen Generalunternehmer zu geben. Schließlich geht es darum, möglichst unterbrechungsfrei produktiv arbeiten zu können. Daher ist auch eine zentrale Hotline für alle Fragen wünschenswert.

Die elektronische Akte bietet unzählige Vorteile. Weil sie damit besonders unternehmensrelevant ist, kommt den Themen Datenschutz und Datensicherheit in der kanzleieigenen IT-Welt eine erheblich höhere Bedeutung zu. Das sollte jeder Kanzleiinhaber berücksichtigen, denn er haftet dafür!

Datenschutz muss DAS Thema in der digitalisierten Kanzlei-Welt sein. Jeder Mandant erwartet von seiner Anwaltskanzlei höchste Akkuratesse und Verlässlichkeit, schließlich offenbart er dieser gegenüber seine Probleme und vertrauliche Informationen, die nicht in die Hand von Unbefugten gelangen dürfen.

Eine immer wieder gestellte Frage hat nichts an Bedeutung eingebüßt: Kann Ihre Kanzlei heute noch sinnvoll weiter betrieben werden, wenn alle Daten weg sind?

Wie bereits ausgeführt, steigt die Abhängigkeit von einer stabilen IT-Infrastruktur und gesicherten Daten. Wenn ein Kanzlei-Netzwerk nicht mehr läuft, kann dies zu einer Katastrophe führen. Neben dem finanziellen Risiko gehören auch versäumte Fristen etc. zu den Risiken, die es zu bedenken gilt.

Um einen Ausfall der Kanzlei-IT zu verhindern sind neben der regelmäßigen, vorbeugenden Instandhaltung durch Wartungsdienstleistungen auch entsprechende Server-Notfallkonzepte erstrebenswert, die selbst nach einem Server-Ausfall kurzfristiges Weiterarbeiten ermöglichen.

Fazit

Erkundigen Sie sich daher genau über die Fähigkeiten und Leistungen eines Partners rund um alle Bereiche der Ausfallsicherheit. Und übernimmt er Verantwortung für die eingesetzten Lösungen? Das Stichwort heißt Full-Service für einen reibungslosen Kanzleibetrieb – von der Hardware über Netzwerk und Kommunikation bis zur Anwaltssoftware.

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