Richtig abrechnen – einfach automatisiert

RVG-konforme Abrechnungen per Mausklick

Die Honorarabrechnung in Rechtsanwaltskanzleien gehört vielerorts zu den eher ungeliebten Tätigkeiten und wird nur selten mit der vornehmen Wissenschaft der Jurisprudenz verbunden. Aber: Hier wird das Geld verdient! Dementsprechend gehört das Wissen um die richtige, gewinnbringende Anwendung nach RVG und zugehörigen Vorschriften zum Tagesgeschäft eines jeden Anwalts. Es handelt sich beim RVG zwar um ein Gesetzeswerk, aber es gibt keine gezielten akademischen Ausbildungsgänge an den Universitäten. Wäre es daher nicht toll, wenn ein IT-System bei der korrekten Abrechnung unterstützt?

Angehende Anwälte werden im Referendariat auch in Anwaltskanzleien praktisch weiter ausgebildet. Was jedoch die Abrechnung angeht, übertragen Anwaltsbetriebe dieses sensible und wertschöpfende Thema nur in seltenen Fällen einem Berufseinsteiger. Weil es hierbei letztlich um den wirtschaftlichen Erfolg einer – späteren eigenen – Kanzlei geht, wäre es für jeden Berufsneuling jedoch umso wichtiger, den korrekten Umgang mit dem RVG zu erlernen.

Rechtsanwaltsfachangestellte lernen an den Berufsschulen nur Basis-Kenntnisse zum Thema Abrechnung in Form einer Anleitung in den grundsätzlichen Vorgehensweisen und Abrechnungspositionen. Für die komplette, rechtssichere und gewinnbringende Abrechnung in Kanzleien fehlt jedoch tieferes Knowhow. Gerade weil es sich bei der Rechnungsstellung jedoch um eher „unjuristische“ Themen handelt, wird die Abrechnung in der Praxis weitgehend an das Kanzleipersonal delegiert, mit entsprechendem Fehlerrisiko. Die letztendliche Verantwortung bleibt allerdings beim Rechtsanwalt, der persönlich alle Abrechnungen abzeichnet.

Der Roboter, der optimal abrechnet

Industrielle Roboter zeichnen sich generell durch einige Besonderheiten aus. Zu diesen gehört neben einer hohen Präzision insbesondere auch die Fähigkeit, wiederkehrende Aufgaben stets identisch auszuführen. Gleichzeitig sind moderne Roboter in der Lage, sich durch eine entsprechende Sensorik an Abweichungen oder Varianten der Werkstücke zu adaptieren und daher trotz Veränderungen gegenüber dem Standardauftrag fehlerfrei zu arbeiten.

Zurück in die Juristerei: Wäre es nicht einzigartig, wenn sich auch die vielfältigen Arbeitsschritte bei der Abrechnung nach RVG automatisieren ließen, um Rechnungen auf diese Weise schneller, gebührenoptimiert und fehlerfrei stellen zu können? An dieser Stelle positioniert sich derzeit ReNoStar als besonders zukunftsorientiertes Unternehmen. In einem Forschungsprojekt mit der Universität Würzburg arbeiten die Softwareentwickler gemeinsam an einer Abrechnungslösung auf Basis künstlicher Intelligenz.

Warum wurde das Projekt initiiert? „Die Honorarabrechnung ist schon deshalb ein heikles Thema, weil es für angehende Juristen bisher keine umfassenden akademischen RVG-Ausbildungsmodule an den Universitäten gibt“, erklärt uns Dr. Egon Buhleier, ReNoStar, und ergänzt: „Sogar im anschließenden Referendariat vermeiden viele Anwaltsbetriebe das Risiko, dieses ergebnisrelevante Thema an einen Neuling zu delegieren. Trotz Abrechnungs-Grundausbildung der ReNo-Fachangestellten benötigen auch sie sehr oft den Input des sachbearbeitenden Juristen, um korrekt abrechnen zu können. Aber es gibt noch mehr Gründe für die angestrebte technische Lösung: Neben dieser grundlegenden Rechnungsproblematik stellt der geringe Standardisierungsgrad in den Rechnungen selbst ein Problem dar. Alle größeren Rechnungsempfänger wie Großmandanten, Rechtsschutzversicherer,            Gerichte, Kfz-Haftpflichtversicherer, gegnerische Anwälte, Factoring-Gesellschaften und Prozessfinanzierer sind bestrebt, das Rechnungs- und Zahlungswesen weitestgehend zu standardisieren und zu automatisieren. Dies setzt jedoch voraus, dass Rechnungen in einem Format und einer Struktur eingehen, die sich ebenfalls durch ein automatisiertes Verfahren im Hintergrund und ohne – oder nur durch minimale – manuelle Eingriffe abwickeln lassen. Es gilt daher, eine wiederverwendbare Basis zu legen.“

Eine zusätzliche Herausforderung in jeder Kanzlei ist das Risiko, dass sehr gut eingearbeitete und praxiserfahrene Mitarbeiter möglicherweise aus dem Anwaltsbetrieb ausscheiden. Dann wäre im schlimmsten Fall ein guter Teil des Wissens um erfolgreiche Rechnungsstellung weg. Das gilt es zu verhindern.

Ein Blick in die (sehr nahe) Zukunft

Einfache Abrechnungsfälle zu standardisieren, gehört bei professioneller Kanzleisoftware seit Jahren zur gelebten Praxis. ReNoStar stellt beispielsweise sog. Expertenschablonen bereit, die Kanzleimitarbeiter in weiten Bereichen der RVG-konformen Abrechnung unterstützen. Allerdings muss der entsprechende Mitarbeiter in der Lage sein, die jeweils „passende“ Schablone für seine Abrechnung zu wählen und anzuwenden.

Und an dieser Stelle beginnt nach Ansicht der Verantwortlichen bei ReNoStar die Zukunft, denn der von der eingesetzten Kanzleisoftware unabhängige Abrechnungsroboter basiert auf einem in der Anwendung hinterlegten RVG Wissensmanagement-System. Dieses wurde als KI-Anwendung (KI: künstliche Intelligenz) konzipiert. Die RVG-Struktur aus dem Gesetz bildet die Grundlage der Anwendung. In diese lassen sich alle denkbaren Anwendungsfälle, straff strukturiert und gelenkt anhand eines Fragebogenschemas, eingeben. Die Programmlogik sorgt dafür, dass daraus schließlich eine sachlich korrekte Rechnung entsteht. Eine derart strukturierte Rechnung lässt sich ohne Aufwand in jedes von Geschäftspartnern gewünschte Format übertragen, um beispielsweise bei Rechtsschutzversicherungen eine automatisierte Hintergrundverarbeitung der Eingangsrechnungen zu ermöglichen.

Damit gewinnt ein Abrechnungsroboter einen hohen Stellenwert als erfolgsrelevante Lösung, die Kanzleien mehr Sicherheit und höhere Erträge bringt. Schon allein dadurch, dass für komplexe Abrechnungen keine teure und zeitaufwändige Spezialliteratur mehr zu Rate gezogen werden muss, liegen die Vorteile quasi auf der Hand.

Mehrwert

Einen weiteren Vorteil sehen die Erfinder in der direkten Kopplung an ein Online-Schulungssystem. Auf diese Weise kann die intelligente Lösung ebenso eingesetzt werden, um qualifiziertes Abrechnungswissen bei den Mitarbeitern zu schaffen. Das Abrechnungssystem selbst sowie Online-Prüfungsmodule des Schulungssystems werden nach höchsten Sicherheitsstandards in der Cloud bereitgestellt. Der Betrieb des kompletten Systems erfolgt in einem deutschen, zertifizierten Rechenzentrum. Damit hat jeder Kanzleimitarbeiter die Chance, allgemein sowie am konkreten Fall üben und lernen zu können. Am Ende der Lernmodule besteht die Möglichkeit, ein persönliches Zertifikat im Bereich RVG-Abrechnung zu erlangen.

Damit eignet sich die Kombination aus Abrechnungsroboter und Schulungssystem auch zur Aus- und Fortbildung an Berufsschulen, Fachhochschulen, Universitäten, Repetitorien, RA-Fachwirt-Ausbildungsinstituten und Fachanwaltsausbildungsinstituten. Übertragbar ist das System darüber hinaus auf Betriebe mit eigener Rechtsabteilung (Rechnungsprüfung), Gerichte (Rechtspfleger) und Schadensregulierungsstellen von Rechtsschutzversicherern.

Fazit

Mit dem innovativen und derzeit einzigartigen Abrechnungsroboter wird automatisch nach anerkannten Standards gebührenoptimiert, rechtskonform und korrekt abgerechnet. Streitfälle bezüglich der Honorarabrechnung sowie damit verbundene Folgeaufwendungen lassen sich künftig vermeiden. Die Abrechnungsergebnisse lassen sich künftig über entsprechende Schnittstellen direkt an die Kanzleisoftware übergeben.