Elektronische Akte und digitales Aktenarchiv – zwei, die zusammengehören
Der elektronische Rechtsverkehr ist nicht aufzuhalten. Für Gerichte, Behörden und Versicherer verschlankt die durchgehende Digitalisierung Arbeitsprozesse. Das gleiche gilt auch für Kanzleien von Rechtsanwälten und Notaren, die nun verstärkt auf die durchgängige elektronische Akte – möglichst ohne Medienbrüche – setzen. Auch elektronische Akten müssen selbstverständlich archiviert werden. Dazu ist ein elektronisches Anwaltsaktenarchiv nötig, das erledigte Akten dauerhaft und dennoch schnell recherchierbar aufnimmt und diese damit von den „Bewegungsdaten“ aktueller Fälle in der Kanzleisoftware trennt – auch was die Speicherung angeht.
Im Zeitalter zunehmender Digitalisierung ist es kaum möglich, eine Kanzlei noch schadenfrei weiter zu betreiben, wenn alle Daten weg sind. Daher gibt es unterschiedliche Datensicherungskonzepte, die unbedingt eingehalten werden müssen. Diese Datensicherungen betreffen zunächst alle sog. Bewegungsdaten, also die Daten, die direkt mit den aktuell bearbeiteten Akten und Vorgängen zusammenhängen. Was aber passiert mit den Akten, die abgeschlossen sind und dann nach den gesetzlichen Vorgaben über eine gewisse Zeit archiviert werden müssen – in der Regel mindestens zehn Jahre?
Erledigte elektronische Akten einfach ins Archiv „klicken“
Nach den uns vorliegenden Informationen entwickelt Renostar aktuell eine entsprechende Archiv-Lösung. Es geht dabei um ein elektronisches Anwaltsaktenarchiv an, das prinzipiell jeder Kanzlei offen steht, unabhängig von der eingesetzten Kanzleianwendung. Die Idee basiert auf einer Rechenzentrums-basierten sog. Cloud-Lösung, die es ermöglichen soll elektronische Kanzlei-Akten einfach, dauerhaft und sicher zu archivieren.
Zu den Risiken einer herkömmlichen Datensicherung gehören bei konventionellen Speichermedien wie Festplatten, CDs oder Magnetbändern auch das Verlust-, Funktions- und Beschädigungsrisiko, die mit den Jahren bei alten Daten steigen.
Der Archivierungs-Aufwand – personell und finanziell – sollte möglichst gering sein, um eine hohe Akzeptanz zu erzielen. Daher sollte es das Ziel sein ein elektronisches Anwaltsaktenarchiv auf Basis geringer monatlicher Kosten anzubieten. Diese Handlingsgebühr beinhaltet den Betrieb der sicheren Rechenzentrumsumgebung in Deutschland und ein gebuchtes Datenvolumen. Der Betreiber sorgt dafür, dass Betrieb, Sicherheitskonzept und Kommunikationsstandards zertifiziert sind – auch und besonders hinsichtlich der erweiterten Datenschutzbestimmungen für Anwalts- und Notarbetriebe. Ziel ist es, die Datenauslagerung möglichst einfach zu machen.
Die Übermittlung der Akten in ein elektronisches Anwaltsarchiv erfolgt über eine hoch abgesicherte und geschützte Internetverbindung. Danach sind die Daten nicht mehr veränderbar und erfüllen die Anforderungen nach einer unveränderlichen Archivierung. Im Rechenzentrum werden sie dauerhaft in einem allgemein gebräuchlichen Datenformat abgelegt, so dass sie auch nach Jahren digital lesbar sind und stets wieder angesehen werden können.
Das Aktenarchiv wird sicher und nachhaltig extern betrieben und ist damit unabhängig von der Fort-Existenz eines Anwalts- und Notarbetriebes. Damit kann selbst eine aufgegebene Anwaltskanzlei die Zehnjahresfrist für die Aktenaufbewahrung einhalten – ohne den geringsten manuellen oder räumlichen Aufwand. Um jederzeit auch nach Jahren die Akten in digitaler Form an berechtigte Personen übermitteln zu können, entstehen Zugriffslösungen, die mit der auftraggebenden Kanzlei abgestimmt werden.
Verstirbt beispielsweise ein Rechtsanwalt, so kann die örtlich zuständige Anwaltskammer die Verwaltung der Anwaltsakten übernehmen und früheren Mandanten des Anwalts bei Bedarf Zugriff auf die jeweiligen alten Akten gestatten. Die Funktion der Zugriffsverwaltung könnte daneben auch an den Rechenzentrums-Dienstleister oder ein Trust-Center übergeben werden.
Elektronisches Aktenarchiv für die Ewigkeit – der Kundennutzen
- Einsparung von teuren Lagerflächen für Archivräume (Miet-/ Raumkostenersparnis)
- „Archivpersonal“ und besondere Archivkenntnisse in der Kanzlei entfallen (Personalkostenersparnis)
- Leichte, schnelle, digitale Recherchierbarkeit in den Archivakten
- Erhöhung der Produktivität im Bereich Aktenverwaltung (Zeitersparnis)
- Einfache Verwaltung der archivierten Akten für Behörden (BRAK) bei geschlossenen Anwaltsbetrieben
Online und sicher – das geht!
Für solch sensible Daten gilt es, mit vertrauenswürdigen Partnern zusammenzuarbeiten, deren sichere, prozessorientierte Arbeitsweise offiziell zertifiziert ist. Dann kann jede Kanzlei sicher sein, dass ihre Daten nicht in falsche Hände oder auf falsche Computer gelangen. Die Daten werden nach höchsten europäischen(!) Sicherheitsstandards verschlüsselt, sodass sie nicht einfach „abgehört“ werden können. Zum anderen lässt sich zusätzlich vorsehen, bei der Übertragung ein Point-to-Point Tunneling Protocol (PPTP) einzusetzen. Dieses dient dazu, im an sich offenen Internet quasi einen sicheren Tunnel zwischen zwei Punkten – der Kanzlei und dem Rechenzentrum – einzurichten. Auf diese Weise entsteht ein virtuelles privates Netzwerk, das von außen nicht sichtbar ist und dementsprechend sicheren Datenverkehr ermöglicht.
Im Rechenzentrum angekommen sind die Daten auf jeden Fall sicherer als bei den meisten Lösungen, die sich lokal einrichten lassen – auch vor dem Hintergrund der Einrichtungs- und Betriebskosten. Ein Service-Rechenzentrum garantiert höchste Sicherheit durch Zugangskontrolle, gesicherte Stromversorgung, abgesicherte Hardware, Klimatisierung der Computersysteme, redundante Datenspeicherung sowie eine Rund-um-die-Uhr-Überwachung an 365 Tagen im Jahr.
Fazit
Die Zeit ist reif für mehr Komfort und maximale Sicherheit. Vorausdenkende Kanzleiinhaber verlagern das Risiko der Archivierung auf einen zuverlässigen Dienstleister und in ein Hochsicherheitsrechenzentrum. Dieses Outsourcing steht dem Anwaltsgeheimnis nicht entgegen, so ein Aufsatz von RA Dr. Rainer Spatscheck aus München 2012 im Anwaltsblatt.
Das elektronische Anwaltsaktenarchiv ist die empfehlenswerte Lösung, um „alte“ Akten sicher auszulagern, sie jedoch dauerhaft recherchierbar zu erhalten. Damit können Kanzleien das Thema Archiv endgültig „ad acta“ legen. Die Kunden erhalten überdies die Gewähr, hinsichtlich sicherer und dauerhafter Archivierung alles getan zu haben, ohne dass sich in der Kanzlei jemand immer wieder damit beschäftigen muss.
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