Kanzleiorganisation

Elektronische Kommunikation leicht gemacht mit der WebAkte

Elektronische Kommunikation leicht gemacht mit der WebAkte

Die WebAkte im Praxiseinsatz bei Roth|Partner Dresden

WebAkte Mandant und Versicherung

Sichere Kommunikation mit Mandanten und Versicherungen über die WebAkte

Die Kommunikation mit Mandanten sowie Rechtsschutz- und Kfz-Versicherungen bindet viel Manpower und verursacht in Anwaltskanzleien hohe Kosten. Rechtsanwalt Hartmut Roth hat dies schon vor Jahren erkannt und sich für den Einsatz der innovativen WebAkte entschieden. kanzleiLife hat mit ihm über seine Erfahrungen gesprochen. So wird die elektronische Kommunikation leicht gemacht.

Die Kanzlei Roth|Partner Rechtsanwaltspartnergesellschaft in Dresden hat einen besonderen Schwerpunkt im Bereich Verkehrsrecht und zählt in diesem Segment zu den deutschlandweit anerkannten Spezialisten. Von sechs Anwälten haben fünf dieses Spezialgebiet und entsprechende Fachanwaltschaften. Diese Tatsache lässt bereits darauf schließen, dass eine rege Kommunikation mit Mandanten, Sachverständigen, Rechtsschutz- sowie Kfz-Versicherungen notwendig ist.

„Allein die gedruckten Gutachten nach Unfällen oder Verkehrsübertretungen sind oft mehrere Zentimeter dick“, erklärt Hartmut Roth. Wenn wir unseren Mandanten diese mit unseren Notizen, Hinweisen oder Schriftsätzen zukommen lassen wollten, mussten unsere Mitarbeiter in der Vergangenheit nicht nur zeitaufwendig drucken und kopieren, sondern auch noch Berge von Akten für den Postweg versandfertig machen. Dieses Vorgehen haben wir in dem Moment beendet, als uns 2008 die Webakte vorgestellt wurde.

Für die Auswertungen der Bußgeldsachen wegen Geschwindigkeitsüberschreitung, wegen Rotlichtverstößen und wegen Abstandsmessungen, aber auch für Unfallanalysen scannen wir die Akten ein und stellen diese per Mausklick den Mandanten zur Verfügung. Diese können die Akte in Ruhe lesen und Stellung beziehen. Die Akten und die Stellungnahmen stellen wir den Sachverständigen per Mausklick zur Verfügung. Diese analysieren und schicken uns die Gutachten dazu per E-Mail zurück, die danach wiederum den Mandanten per Mausklick zur Kenntnisnahme gebracht werden. Das geht schnell und ohne Personalaufwand.“

Hartmut Roth hat eine Affinität zu innovativen, nutzbringenden Technologien. Daher war seine Kanzlei schon in der Zeit davor mit den modernsten IT- und Softwarelösungen ausgestattet, weil er klare Vorteile darin sieht, Akten ohne Medienbrüche elektronisch zu führen. Hartmut Roth weiter: „Die WebAkte von e.Consult aus Saarbrücken wurde uns durch unseren Kanzleisoftware-Lieferanten Renostar vorgestellt mit dem Hinweis, dass eine Schnittstelle in der Kanzleisoftware den sofortigen Einsatz ermöglichen würde, ohne dass dazu weitere Anwendungen notwendig wären.“

Vorteil von E-Akte und WebAkte: Alle Informationen sofort verfügbar

„Unsere Mandanten haben die Vorteile für sich schnell erkannt und begrüßen die optimale, schnelle Kommunikationslösung. Sobald wir in einer Sache neue Informationen für unsere Mandanten haben, erhalten sie eine E-Mail und können sich über unsere Website mit einem Password anmelden. In einem individuellen, gesicherten Bereich sehen sie den Stand in ihrer Sache. Wir stellen alle Dokumente, die für den Mandanten wichtig sind, hier ein. Das geschieht aus der Kanzleisoftware heraus, wo die Akten vorgehalten werden, quasi mit einem Mausklick.“

Hartmut Roth hat neben der verbesserten Kommunikation auch eine deutliche Reduktion der ‚Kommunikationslast‘ bei seinen Mitarbeitern festgestellt. „Früher war es so, dass in der Zeit zwischen 15.00 und 18.00 Uhr die Frequenz der Mandantenanrufe extrem zunahm, weil sie in dieser Zeit von der Arbeit kamen. Seit wir die WebAkte nutzen, ist der Telefonaufwand für uns erheblich gesunken, denn jeder Mandant kann sich seine Akte zu beliebiger Zeit online ansehen.“

Kommunikation mit Versicherungen

Die vom TÜV hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit zertifizierte WebAkte dient nicht nur der Kommunikation mit den Mandanten, sondern wird in der Kanzlei Roth|Partner auch genutzt, um bei Rechtsschutzversicherungen sofortige Deckungszusagen zu erhalten. Dies kann so schnell gehen, dass bereits während des Erstgesprächs mit einem Mandanten die Zusage erteilt wird. Einige Versicherer fordern inzwischen verstärkt diese elektronische Kommunikation mit Anwälten. Neben der Deckungszusage wird auch der Zahlungsausgleich erleichtert – von der Zeit-, Papier- und Kostenersparnis ganz zu schweigen.

Noch mehr Vorteile bringt die Lösung bei der Kommunikation mit Kfz-Versicherungen, wenn es um die Schadensabwicklung geht. Mit der WebAkte werden Unfallabwicklungen einfach direkt in das Schadensystem des zuständigen Versicherers übermittelt. Eine Sendequittung bestätigt den Empfang. Die Pflege der Adressen aller wichtigen Versicherer entfällt, denn diese sind in der WebAkte automatisch stets aktuell. Manche Kfz-Versicherer bestehen bereits darauf, elektronisch mit den Anwälten zu kommunizieren, um selbst ebenfalls Zeit und Kosten zu sparen.

e.Consult bietet die WebAkte mit Schnittstellen zu allen gängigen Kanzleisoftwaresystemen an, sodass jede Kanzlei mit Fachsoftware von diesen Vereinfachungen und Einsparungen profitieren kann.

Fazit

Hartmut Roth resümiert: „Als wir 2008 mit der WebAkte begannen, gehörten wir zu den Avantgardisten in diesem Bereich. Heute können wir uns ein Arbeiten ohne nicht mehr vorstellen. Unsere Begeisterung hat sich sogar noch gesteigert: Weil wir zu den Spezialisten im Verkehrsrecht – insbesondere bei Unfällen mit schweren Personenschäden – zählen, haben wir Mandanten aus ganz Deutschland. Die WebAkte macht es uns leicht, auch mit diesen Mandanten einen engen Kontakt zu pflegen und eine schnelle Kommunikation zu etablieren. Was früher mit Postversand pro Vorgang alles in allem zwei bis drei Tage brauchte, geschieht heute in Sekunden. Die WebAkte nutzen wir durchgängig bei allen Mandaten. Erstaunlich ist, dass die Mandanten diese Technik nicht als ‚Kostenspartechnik‘ erleben, sondern die Web-Akte als etwas Wertvolles ansehen, da die Kommunikation rasch erfolgt, umfassender ist und darüber hinaus auch Wege in die Anwaltskanzlei erspart.“

Mehr Informationen zur E-Akte finden Sie hier.

Manche Akte muss elektronisch geführt werden…


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