Kanzleiorganisation

Manche Akte MUSS elektronisch geführt werden

Elektronische Kommunikation mit Rechtsschutzversicherern wird bindend
Manche Akte MUSS elektronisch geführt werden

Die Zeit bleibt nicht stehen. Daher gibt es immer mehr Bereiche im Kanzleialltag, die nur noch elektronisch abgewickelt werden können. Neben dem elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und der Pflicht, Mahnbescheide in elektronisch lesbarer Form anzufertigen, gibt es immer mehr Gründe, Kanzlei-Arbeitsprozesse auf digitale Technologien umzustellen – neben den Vorteilen einer Effizienzsteigerung.

Ein noch weithin unbekannter Grund ist die – notwendige – digitale Kommunikation mit Rechtsschutzversicherern. Versicherungen haben das Ziel, möglichst effizient zu arbeiten. Daher sind dort alle Arbeitsschritte in Software abgebildet. Leider – aus Sicht der Versicherungen – war die Korrespondenz mit Kunden und Anwaltskanzleien dabei noch die Ausnahme. Lässt sich die Kommunikation mit Kunden nicht gänzlich automatisieren, so werden Rechtsanwälte nun zunehmend verpflichtet, digital mit den großen Rechtsschutzversicherern zu kommunizieren. Das heißt, wer sich dieser Technologie verschließt, wird in absehbarer Zeit nicht mehr mit einigen Versicherungen arbeiten können. Folge: Mandate, die über den Rechtsschutz abgerechnet werden sollen, sind gefährdet – und damit die geschäftliche Grundlage Ihrer Aufträge.

Besser kommunizieren – schneller kassieren

Die provokante Überschrift bringt es auf den Punkt. Durch die elektronische Aktenführung und die digitale Kommunikation mit Rechtsschutzversicherungen optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, vermeiden redundante Erfassung und Verarbeitung von Daten sowie langwierige Schriftwechsel.

Die vom TÜV SÜD bezüglich Datenschutz und Datensicherheit zertifizierte WebAkte Rechtsschutz von e.Consult überträgt Deckungsanfragen, Vorschussbegehren, Folgekorrespondenz und Kostennoten über die Software-Schnittstelle von ReNoStar sicher an Rechtsschutzversicherungen.

Mit minimalem Zeitaufwand können alle relevanten Daten, in einem von der jeweiligen Versicherung vorgegebenen Formular, aus ReNoStar erfasst und einfach per Mausklick an die betreffende Versicherung versandt werden. Antworten der Versicherung liegen innerhalb weniger Minuten auf elektronischem Wege vor und können sofort in der ReNoStar Aktenhistorie archiviert werden.

Der zeitraubende und gebührenträchtige Postversand entfällt. Außerdem erhält der Anwalt schon während des ersten Mandantengesprächs Auskunft über eine Deckungszusage. Das senkt das Kostenrisiko für die Kanzlei erheblich.

Abrechnung mit der ÖRAG – nur noch digital!

Weil die Schadenregulierung und Abrechnung für einen Rechtsschutzversicherer rund ein Drittel des gesamten Arbeitsaufwandes ausmacht, hat die ÖRAG als einer der Größten der Branche zusammen mit e.Consult aus Saarbrücken die automatisierte Prüfung und Abrechnung von Gebührennoten im Standardfall möglich gemacht.

Rechtsanwaltskanzleien wurden dazu – zunächst in einem Pilotprojekt – direkt mit der Schadenbearbeitungssoftware der ÖRAG verbunden und der Zahlungsvorgang automatisiert. Es ist nunmehr möglich, Rechnungen direkt aus der Kanzleisoftware über die WebAkte digital an die ÖRAG zu übermitteln und automatisch verarbeiten zu lassen.

Ziel ist es, eine Entlastung in der täglichen Arbeit auf beiden Seiten zu erreichen und die Menge der manuell zu bearbeitenden Abrechnungen zu reduzieren. „In innovativen und effizient geführten Kanzleien werden Abrechnungen ohnehin mittels der jeweiligen Kanzleisoftware, beispielsweise von ReNoStar, erstellt“, so Dr. Egon Buhleier von ReNoStar. „Daher war es nur logisch, eine elektronische Kopie dieses Datensatzes zu erstellen und ohne Medienbruch an den Versicherer zu senden. Im Folgeschritt erfolgt bei der ÖRAG eine automatisierte Prüfung, welche bei inhaltlicher Richtigkeit, einen entsprechenden Zahlungsvorgang auslöst. Dieser Prozess spart Zeit und Geld.“

In Zeiten steigenden Konkurrenzdrucks unter den Anwälten ist eine Senkung der Kosten für jede Kanzlei betriebswirtschaftlich sinnvoll. Aus dem Blickwinkel der Rechtsschutzversicherungen wird dies dazu führen, dass bereits in Kürze die gesamte Kommunikation nur noch auf diesem elektronischen Weg geführt werden darf.

Jeder Rechtsanwalt, der diese Entwicklung nicht berücksichtigt, begibt sich in die Gefahr, ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr über Rechtsschutzversicherungen abrechnen zu können.

Mehr Information darüber, wie einfach die Kommunikation via WebAkte ist, erhalten Sie bei Ihren Ansprechpartnern im Hause ReNoStar.

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