Verfügbare Technik und hohe Flexibilität
Unsicherheiten um das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) lassen Softwarehersteller und interessierte Nutzer nach Lösungen suchen. Könnte der E-Post-Brief eine solche bilden? Ein kurzer Einblick in die Möglichkeiten sowie ein interessantes Gerichtsurteil machen nachdenklich.
Zunächst: Was ist der E-Post-Brief? Das ist übersichtlich: Elektronisch erstellte Dokumente – sogar vom Smartphone – werden an empfangsbereite E-Post-Nutzer direkt und gesichert elektronisch zugestellt. Dies ist auch im geschäftlichen Alltag eine interessante Option, denn Übertragung und Zustellung werden sichergestellt und dokumentiert. Je mehr Empfänger (Gerichte, Versicherungen und Behörden…) sich anmelden, desto interessanter wird diese Option.
Doch nun das Highlight, um den Kanzleialltag auch bei der Brief-Kommunikation mit „analogen“ Empfängern zu vereinfachen und effizienter zu gestalten: Hat der Empfänger keinen E-Post-Account, so wird der Brief klassisch durch den Postboten zugestellt. Zuvor übernimmt die Deutsche Post als entsprechend sicherheitszertifiziertes deutsches Unternehmen automatisiert Ausdruck, Kuvertierung und Frankierung. Klingt sehr einfach und ist es für den Nutzer auch.
Folge: Die elektronische Post wird an notwendigen Stellen wieder analog. Anders gesagt geht es darum, Produktion und Versandprozess von papiergebundener Post – wo unverzichtbar – so effizient wie möglich zu gestalten und Arbeitsprozesse zu optimieren. E-POST ermöglicht den Versand analoger, papiergebundener Post per Mausklick.
Der Kanzleisoftware-Hersteller ReNoStar beispielsweise bietet dazu bereits Workshops an und zeigt an konkreten Beispielen, wie sich der E-Post-Brief in den Kanzleialltag und die Anwaltssoftware integrieren lässt.
Entscheidung mit Tragweite: Der E-Post-Brief ist eine rechtswirksame Übermittlung!
Mit Beschluss vom 4. April 2016 (AZ: 14 UF 204/15) hat das OLG Hamm dem E-Post-Brief sozusagen die Absolution bezüglich der Anforderungen an ein schriftliches Dokument gegeben, das über ein modernes Fernkommunikationsmittel übermittelt wird.
Auszug aus dem o.g. Beschluss: „Der von dem Beschwerdeführer genutzte E-Post-Brief genügt jedoch den Anforderungen, die von der höchstrichterlichen Rechtsprechung für ein schriftliches Dokument, welches durch ein modernes Fernkommunikationsmittel übermittelt wird, aufgestellt worden sind. Gegenstand dieser Rechtsprechung war die Übermittlung bestimmender Schriftsätze per Telegramm, Fernschreiber und schließlich per Fax, also auf Kommunikationswegen, bei denen das zum Gericht gelangende Schriftstück ebenso wie beim E-Post-Brief keine eigenhändige Unterschrift des Absenders trägt.
Danach kommt es für die Frage, unter welchen Voraussetzungen von der eigenhändigen Unterzeichnung des zum Gericht gelangenden Schriftstücks ausnahmsweise abgesehen werden kann, auf die Funktionsweise des konkret verwendeten Kommunikationsmittels an. So ist es bei der Verwendung eines herkömmlichen Telefaxgerätes ohne weiteres möglich, das zu versendende Schriftstück im Original eigenhändig zu unterzeichnen; bei diesem Übermittlungsweg ist daher die Schriftform nur dann gewahrt, wenn dies auch geschehen ist, nicht hingegen dann, wenn bereits das Originalschriftstück keine eigenhändige, sondern nur eine eingescannte Unterschrift trägt. Anders ist es bei einem Computerfax, bei dem ein Ausdruck des Schriftstücks beim Absender nicht erfolgt, sondern die im Computer erstellte Datei unmittelbar aus diesem auf das Faxgerät des Gerichts übermittelt wird. Da das Schriftstück folglich erstmals bei Gericht eine Papierform erhält, scheidet eine eigenhändige Unterschrift aus einem zwingenden technischen Grund aus (vgl. BGH BGH FamRZ 2015, 919, Juris-Rn. 13; FamRZ 2007, 37, Juris-Rn. 9). Deshalb ist die Wirksamkeit eines durch Computerfax übermittelten bestimmenden Schriftsatzes trotz Fehlens eines eigenhändig unterzeichneten Originals höchstrichterlich anerkannt (Gemeinsamer Senat der obersten Gerichtshöfe des Bundes NJW 2000, 2314).
Da bei dem vom Beschwerdeführer genutzten E-Post-Brief die eigenhändige Unterzeichnung ebenfalls mangels Existenz eines Papier-Originals unmöglich ist, muss folglich auch dieser als wirksame Übermittlungsart für einen bestimmenden Schriftsatz anerkannt werden. Die Zuverlässigkeit, mit der die Identität des Absenders sowie sein Wille zur Übermittlung des Dokuments an das Gericht feststellbar sind, ist beim E-Post-Brief auch nicht geringer als bei den oben genannten älteren Kommunikationswegen. Sie wird durch das Registrierungsverfahren, welches eine Identifizierung durch das sog. Post-Ident-Verfahren auf der Grundlage eines Ausweisdokuments erfordert, sichergestellt.“
Fazit
Der E-Post-Brief befindet sich nach Auffassung der Redaktion in einer außerordentlich günstigen Start-Position – nicht zuletzt durch die fortdauernden Unsicherheiten bei der Einführung des beA – um mit minimalem Aufwand für die Kanzlei eine neue wahlweise digitale oder analoge Zustellung von Dokumenten an jeden Empfänger einzurichten. Ohne Wenn und Aber!
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