Kanzleiorganisation

Das digitale Diktat in der Praxis

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Bei Kanzleiorganisation: ReNoStar GmbH

Das digitale Diktat in der Praxis

Mehr Komfort durch das Philips Speechmike

Optimal für das digitale Diktat in der Kanzlei: Philips Speechmike.

Digital Diktieren mit dem Philips Speechmike.

Rechtsanwältin Karin Wolz hat ihre Mandanten vornehmlich im Bereich Unternehmen und Wirtschaft. Daher ist viel unterwegs zwischen Kanzlei, Gerichten und Mandanten, sodass es gilt, die Arbeitsprozesse in der Kanzlei möglichst optimal zu organisieren. Neben einer Kanzleisoftware mit fachlicher und kaufmännischer Ausrichtung ist die effiziente Umsetzung der Korrespondenz bei den vielfältigen Reisetätigkeiten besonders wichtig. Hier spielt das digitale Diktat eine entscheidende Rolle.

„Dienstreisen gehören zu meinem Alltag“, so Karin Wolz. „Daher müssen die Diktate für meine Korrespondenz mit Mandanten, Gegnern, Gerichten und Behörden sehr effizient abgewickelt werden. Erst das digitale Diktat machte es möglich, meine Diktate sofort an eine freie Schreibkraft senden zu können, ganz gleich, wo ich momentan bin. So nutzen wir Kapazitäten optimal.“

Dem digitalen Diktat gehört die Zukunft, denn es gibt keine mechanischen Bauteile im Gerät, die verschleißen können und neben dem möglichen Versand einer Sprachdatei per E-Mail hat es noch einen ganz entscheidenden Vorteil: Man kann nachträglich und an jeder Stelle Text einfügen oder ändern, was bei klassischen Bandlösungen technisch nicht möglich ist. Für Rechtsanwältin Seipel war jedoch darüber hinaus entscheidend, dass das digitale Diktat voll in ihre Kanzleisoftware von Renostar integriert ist. Das bedeutet, dass jedes Diktat zentral auf dem Server zur Akte gespeichert wird und dort zur Bearbeitung bereitsteht. Auf diese Weise können mehrere Diktate von verschiedenen Schreibkräften parallel bearbeitet werden.

Speechmike Premium – Das digitale Diktat, einfach in der Handhabung

Rechtsanwältin Karin Wolz

Rechtsanwältin Karin Wolz

An ihrem Schreibtisch verwendet Karin Wolz das Philips Speechmike Premium, das über die USB-Schnittstelle an jeden PC oder Apple Mac angeschlossen werden kann. Dieses Gerät vereint Mikrofon, Lautsprecher, Aufnahmesteuerung und PC-Navigationstool. Sobald die Anwältin ein Diktat beendet hat, sendet sie die Sprachdatei einfach per Knopfdruck an eine Schreibkraft. Gleichzeitig verfügt das Speechmike über bekannte Funktionen, die bereits auf herkömmlichen Diktiergeräten üblich waren. Je nach Vorliebe ist das Gerät mit Drucktasten oder Schiebeschalter für die klassischen Aufnahme- und Wiedergabefunktionen verfügbar.

Rechtsanwältin Wolz äußert sich überzeugt von der Lösung: „Das Speechmike liegt sehr gut in der Hand, weil es ergonomisch geformt wurde. Durch das geringe Gewicht erleichtert es das Diktieren und die Aufnahmequalität ist sehr präzise. Daneben bietet der integrierte Trackball die Möglichkeit, die zugehörigen Diktat-Funktionen auf dem PC – beispielsweise in der Kanzleisoftware – zu steuern und ich brauche nicht zurück zur Maus oder zum Touchpad zu wechseln. Eine neue Funktion bietet der Bewegungssensor. Sobald ich das Mikrofon hinlege, weil ein Telefonat eingeht oder ein Mandant das Zimmer betritt, schaltet das Gerät automatisch auf stumm. Wenn ich es wieder in die Hand nehme, geht es weiter. Am Ende eines Diktats bestätige ich den ‚End of Letter‘ und die Datei wird im Diktatepool von Renostar gespeichert.“

Das Speechmike Premium stellt noch weitere Optionen bereit, denn es kann beispielsweise für Sprachanweisungen an die Schreibkraft umgeschaltet werden. Hier gibt die Anwältin beispielsweise Hinweise über die Zuordnung zur Akte, um das digitale Diktat bereits frühzeitig in den Workflow der Kanzlei zu integrieren. Die zunehmende Digitalisierung – Stichwort: Elektronischer Rechtsverkehr! – lässt es sinnvoll erscheinen, alle Informationen digital und ohne Medienbrüche zur Akte zu speichern.

Karin Wolz resümiert die Gründe für ihre Entscheidung, indem sie betont, wie wichtig ihr bei der Entscheidung auch die Offenheit für zukünftige Lösungen war. So bietet das Gerät in Zusammenarbeit mit seiner Kanzleisoftware die Möglichkeit, jederzeit auf die sog. Spracherkennung aufzurüsten. Dann wird jedes gesprochene Wort durch einen im System hinterlegten juristischen Fachwortschatz erkannt und direkt in ein geschriebenes Word-Dokument eingefügt.

Fazit

Wer selber tippt, muss schon sehr schnell sein, um gegenüber Fachkräften oder technischen Lösungen wie der Spracherkennung zu bestehen. Letztlich ist die Dienstleistung die Kernkompetenz eines Anwalts und nicht das Tippen von Schriftsätzen. Daher sollte jeder Anwalt – auch Berufsanfänger – unbedingt das digitale Diktat forcieren, evtl. in Verbindung mit Spracherkennung oder externem Schreibdienst, wenn keine Schreibkräfte in der Kanzlei beschäftigt werden.


Erfolgsfaktoren des digitalen Diktats

  • Optimale Integration des Speechmike in den Workflow der Kanzleisoftware
  • Anwälte arbeiten aktenorientiert – Diktat und Akte werden nun direkt ‚verbunden’
  • Entlastung der Anwälte – Aufgaben können leichter delegiert werden
  • Mehr Flexibilität und Unabhängigkeit für Anwälte  – beispielsweise durch zusätzliche mobile Diktiergeräte
  • Mit Spracherkennung: Reduzierung der Tipparbeiten – anspruchsvollere Aufgaben für die Sekretariatskräfte

Digital Diktieren vs. selbst tippen

  • Ein Schreib-„Laie“ tippt nur etwa 100 Zeichen pro Minute. Rechnet man mit einem Stundenlohn von nur € 50,-, so kostet eine durchschnittliche DIN A4 Seite mit 2.000 Zeichen € 16,66!
  • Eine Schreibkraft für € 15,- pro Stunde mit einer Geschwindigkeit von 300 Anschlägen pro Minute fertigt diese Seite für € 1,66 an! Das bedeutet ein Zehntel der Kosten!
  • Digitale Diktiersysteme zusammen mit professioneller Diktatmanagement-Software und Integration in einen Kanzlei-Workflow  steigern die Effizienz zusätzlich.
  • Anwälte, die kein Sekretariat betreiben, sollten auf externe Schreibdienste zurückgreifen, die nur nach erbrachter Leistung bezahlt werden. Ein weiterer Vorteil für das digitale Diktat: Es kann einfach per E-Mail übermittelt werden.

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