Das beA – seine Bedeutung und was sich ändert

Interview mit Rechtsanwältin Sabine Ecker

(mb) – Das Anwaltsmagazin kanzleiLIFE im Gespräch mit Sabine Ecker: Der elektronische Rechtsverkehr, beA und Legal Tech sind hier bei kanzleiLIFE schon lange die wichtigsten Themen. Rechtsanwältin Sabine Ecker aus Nürnberg ist Leitende Beraterin Rechtsanwaltsmarkt bei der DATEV eG (www.datev.de) und Vorstandsvorsitzende des Softwareindustrieverbandes elektronischer Rechtsverkehr (www.siv-erv.de). Dem Verband gehört neben anderen Mitbewerbern im Bereich Kanzleimanagement-Software auch die Firma ReNoStar an. Sabine Ecker kennt die Probleme von Rechtsanwälten und Rechtsanwältinnen auch aus zahlreichen Schulungen. Für kanzleiLIFE nahm Sie sich die Zeit für ein Gespräch rund um die Arbeit in Kanzleien und das besondere elektronische Anwaltspostfach.

• Frau Ecker, bevor wir zum eigentlichen Thema kommen, wie sind Sie zu den o.g. Themen gekommen?

Als Studentin und Referendarin habe ich den damals als rasant empfundenen Übergang von der normalen Schreibmaschine, zur elektrischen Schreibmaschine, zur Bildschirmschreibmaschine und schließlich zum PC live miterlebt. Dazu kamen dann noch der Einsatz von einfacher zu bedienenden Kopierern und das Telefax. Es war offensichtlich, welche Erleichterungen das in die tägliche anwaltliche Arbeit bringt. Keine Schriftsätze mehr auf 5-fachem Durchschlagpapier, die bei auch nur einem Tippfehler komplett neu geschrieben werden mussten, sondern korrigierbare Schriftsätze auf dem Rechner. Das war eine Revolution und brachte eine enorme Effektivität in die Kanzleien.

Dies hat mich dazu bewogen, mich während meiner rein anwaltlichen Tätigkeit und später als Geschäftsführerin der Rechtsanwaltskammer Düsseldorf in verschiedenen Ausschüssen und Arbeitsgemeinschaften mit der EDV und der elektronischen Kommunikation in der Anwaltskanzlei weiter zu beschäftigen. Seit Mitte der 90er Jahre bin ich Mitglied des Vereins EDV-Gerichtstag und habe seitdem nur zwei Jahreskonferenzen verpasst. Die finden übrigens immer im September in Saarbrücken statt.

Seit 2007 bin ich im Geschäftsfeld Rechtsanwaltsmarkt bei der DATEV und dort u.a. der Ansprechpartner für alle Fragen rund um den elektronischen Rechtsverkehr. In dieser Funktion vertrete ich die DATEV im SIV-ERV, deren Vorstandsvorsitzende ich nun seit 2017 bin. Innerhalb des Centers Rechtsanwaltsmarkt war und bin ich Projektleiterin des Projektes „Masterplan Kanzleierfolg für Rechtsanwälte“. In diesem Projekt haben wir die Anwaltskanzlei praktisch zerlegt, uns alle Arbeitsabläufe angesehen und sog. „Best Practices“ formuliert, also ein Muster-Qualitätshandbuch für die Anwaltskanzlei erstellt.

… und da sind wir beim aktuellen Thema. Der elektronische Rechtsverkehr, das beA und auch der Einsatz von Legal Tech- Produkten greifen tief in die Kanzleiprozesse ein. Daher ist jetzt der Zeitpunkt für jede Kanzlei, sich die eigenen Prozesse anzusehen, sie auf Effektivität hin zu prüfen und sie an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Eine vielleicht als von außen aufgezwungene, aber riesige Chance, jetzt die eigene Kanzlei mit ihren Arbeitsabläufen zu optimieren.

• Das hört sich nach viel Arbeit für die Kanzleien an …

Ja, aber der Anwalt kann ja nur Umsatz generieren, wenn er juristisch kreativ ist und Dokumente jeglicher Art produziert. Daher muss er zwingend darauf achten, seine kanzleiinternen Prozesse so schlank und kostengünstig wie möglich zu halten, damit am Ende mehr Gewinn übrigbleibt.

• Was erfordert das beA denn nun für Überlegungen?

Mit dem beA bekommen wir Anwälte einen neuen Posteingangs- und Ausgangskanal. So wie ich bisher dafür Sorge tragen musste, dass der Briefkasten und das Gerichtspostfach geleert wurden und alle eingehenden, aktenbezogenen E-Mails in den Postumlauf und die Postbearbeitung gelangen, so muss ich nun die über beA eingehende Post beachten.

Das ist der Punkt, wo ich mir Gedanken machen muss:

Wer hat bisher die eingehende Post geholt, geöffnet und in die Bearbeitung gegeben? Welche Befugnisse mussten dafür erteilt werden? Wer hat das überwacht?

Bei der Konstruktion des beA hat man diese Fragen berücksichtigt. Zwar ist das Postfach ein persönliches Postfach des Anwaltes. Jedoch kann er seinen Mitarbeitern, die die Post dort abholen sollen, eine Mitarbeiterkarte besorgen, diese für sein Postfach freischalten und dem Mitarbeiter Rechte einräumen. Das ist sozusagen der Briefkastenschlüssel für den elektronischen Briefkasten namens beA.

Gleiches gilt für den Postausgang. Hat bisher der Anwalt die Post nicht eingetütet und versandt, so braucht er das über beA auch nicht tun. Über die Mitarbeiterkarte und die Rechtevergabe kann der Mitarbeiter die Nachrichten mit den Schriftsätzen / Anlagen über das beA versenden.

• Aber wie funktioniert das mit der Unterschrift, die ja bisher auf dem Papierschriftsatz angebracht werden musste?

Ganz einfach: mit der Signaturkarte und der PIN-Eingabe. Jeder Anwalt braucht eine Signaturkarte, auf der sich die sog. QES, die qualifizierte elektronische Signatur, befindet. Das kann entweder die beA-Karte sein oder eine andere Signaturkarte. Dazu benötige ich nur noch eine Signatursoftware und schon bin ich elektronisch unterschriftsfähig: Karte einstecken, Dokument auswählen, PIN eingeben. Damit wird dann ein Zertifikat erstellt, das an dem Dokument hängt und zusammen rechtlich die gleiche Qualität hat wie eine eigenhändige Unterschrift auf dem Papier. Für viele Kanzleien, die bisher schon den elektronischen Mahnbescheid über das EGVP versandt haben, ist das nichts Neues. Es ändert sich nur der Kommunikationsweg, nicht EGVP, sondern beA.

• Gibt es denn sonst noch organisatorische Neuerungen, ausgelöst durch beA?

Ja, beispielsweise das Signaturkartenmanagement. So sollte ich in der Kanzlei eine Liste führen, wer welche Karte hat, von wann bis wann die Gültigkeit der jeweiligen Karte reicht, wem welche Rechte eingeräumt wurden.

• Warum ist das wichtig?

Relevant wird dies bei dem Ausscheiden eines Mitarbeiters. Der Mitarbeiter muss die Karte zurückgeben, alle vergebenen Rechte müssen gelöscht und die Karte im Postfach des Anwaltes gelöscht werden. Das sind Aufgaben, die schnell mal vergessen werden.

• Hier ging es jetzt um den Mitarbeiter. Und was passiert bei Ausscheiden eines Anwaltes aus der Kanzlei?

Da wird es etwas komplizierter. Grundsätzlich ist ja das Mandat der Kanzlei erteilt. Die Post hingegen geht im persönlichen Postfach des Anwaltes ein. Das bedeutet, dass die Kanzlei vor dem Ausscheiden des Anwaltes sehen muss, in welchen Akten er jeweils tätig war. In all diesen Akten muss entschieden werden, wer nun neuer Sachbearbeiter ist. Alle sonstigen Beteiligten, wie z.B. Gericht oder gegnerischer Anwalt, müssen informiert werden, dass nun die Post an das beA eines anderen Anwaltes aus der Kanzlei zu senden ist. Ferner müssen alle von diesem Anwalt selbst vergebenen Rechte sowie für ihn eingerichteten Rechte gelöscht werden. Die anwaltliche Karte für das beA gehört dem Anwalt selbst. Diese nimmt er bei einem Wechsel der Kanzlei mit.

• Was gibt es sonst noch zu beachten?

Der Briefkopf muss nun in elektronischer Form zur Verfügung stehen. Denn wenn ich mit dem beA Dokumente erstelle und anschließend versende, muss der Absender draufstehen. Für alle Kanzleien, die noch bedrucktes Briefpapier in den Drucker legen, bedeutet dies eine enorme Umstellung. Für Großkanzleien tut sich dabei noch ein anderes Problem auf. Berufsrechtlich muss ich alle Partner auf dem Briefkopf aufführen. Da das bei Großkanzleien aus Platzgründen nicht ging, wurden bisher die Partner und angestellten Anwälte auf der Rückseite des Briefbogens abgedruckt. Elektronische Dokumente haben aber keine Rückseite. Ein möglicher Weg ist daher, künftig immer eine Anlage mit diesen Namen mitzusenden.

• Was ist aus Ihrer Sicht momentan der wichtigste Rat an die Kanzleien?

Wer die Erstregistrierung im beA noch nicht durchgeführt hat, sollte sich nun unverzüglich daransetzen. Denn ohne die geht gar nichts und dieser Schritt kann einem von niemandem – auch nicht vom Softwarehersteller – abgenommen werden. Die Erstregistrierung hat auch keine Auswirkungen bis zum 31.12.2017. Bis dahin kann ich mit dem beA üben. Empfangsbereit muss ich erst ab dem 1.1.2018 sein. Dann aber muss ich jeden Tag sehen, ob Post dort angekommen ist – so wie ich auch jeden Tag den E-Mail-Eingang überprüfe oder den echten Briefkasten leere.

• Frau Ecker, vielen Dank für das Gespräch.