Kanzleiorganisation

beA – ein Rückblick in die Zukunft

beA – ein Rückblick in die Zukunft

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben!

Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) wurde verschoben. Der 1. Januar 2016 war als Stichtag aus technischen Gründen bei der Softwareentwicklung (im Auftrag der BRAK) nicht zu halten. Dessen ungeachtet geben wir den dringenden Rat, Ihre Kanzlei dennoch so schnell wie möglich auf die digitale Zukunft auszurichten. Denn eines ist sicher: Das beA kommt!

Als Update hier zunächst ein Auszug aus der Presseerklärung der BRAK vom 26. November 2015:

Das Präsidium der Bundesrechtsanwaltskammer hat beschlossen, das besondere elektronische Anwaltspostfach nicht wie vorgesehen am 01.01.2016 zu starten. Grund dafür ist die bisher nicht ausreichende Qualität des beA in Bezug auf die Nutzerfreundlichkeit. Sie entspricht noch nicht den hohen Erwartungen, die sich die Kammer selbst gestellt hat.

BRAK-Präsident Ekkehart Schäfer erläutert die Entscheidung: „Die BRAK hat vor zwei Jahren den gesetzlichen Auftrag übernommen, für die gesamte Anwaltschaft in der Bundesrepublik eine sichere Kommunikationsplattform zu entwickeln. Uns war von vornherein bewusst, dass der Zeitplan sehr ambitioniert war. Das gilt insbesondere auch deshalb, weil wir uns das Ziel gesetzt haben, dass dieses System nicht nur besonders sicher sein muss, sondern sich auch bestmöglich in die anwaltlichen Arbeitsabläufe integrieren soll. Uns ist die Entscheidung, den Start des beA zu verschieben, nicht leicht gefallen, wir haben aber eine besondere Verantwortung gegenüber den Kolleginnen und Kollegen, das beA erst dann zur Verfügung zu stellen, wenn wir sicher sind, dass alle Funktionalitäten verlässlich den Nutzern zur Verfügung stehen.“

Der Startermin wird auf der speziell zum beA eingerichteten Internetseite der BRAK (http://bea.brak.de) veröffentlicht.

Es geht darum, jetzt all die Kanzleisysteme für das beA vorzubereiten, bei denen das noch nicht geschehen ist. Zunächst einige zusammenfassende Informationen über das beA für all diejenigen, die sich mit dem Thema noch nicht intensiver auseinandergesetzt haben.

Die Nutzung des beA wird verpflichtend

Ist es in manchen Bereichen des Geschäftslebens möglich, sich für oder gegen die Nutzung neuer elektronischer Technologien zu entscheiden, so gibt es andere Bereiche, in denen per Gesetz digital verarbeitet und kommuniziert werden muss. Ein Beispiel dafür ist die bekannte Elektronische Steuererklärung. Das beA dient künftig als Basis der Gerichtskommunikation. Entsprechend der neuen Fassung des § 130a ZPO können elektronische Dokumente entweder – wie nach der aktuell gültigen Fassung des § 130a ZPO – qualifiziert elektronisch signiert oder über einen „sicheren Übermittlungsweg“ bei Gericht eingereicht werden.

Das beA stellt einen solchen sicheren Übermittlungsweg dar. Auf eine qualifizierte elektronische Signatur kann nur dann verzichtet werden, wenn vor dem Versand ein sicheres Anmeldeverfahren über das besondere elektronische Anwaltspostfach erfolgt. In diesem Fall wird die (Gerichts-)Korrespondenz ohne qualifizierte elektronische Signatur versandt und als rechtsgültig anerkannt. Alle Dokumente, bei denen die Justiz erkennt, dass sie aus dem beA übermittelt wurden, gelten als vom Anwalt „unterschrieben“. Jedes Postfach ist personalisiert auf einen einzelnen Anwalt, nicht auf die Kanzlei!

Worauf müssen Sie achten?

Die nachfolgenden Informationen sollen Ihnen einige grundlegende – auch technische – Fragen zum beA beantworten, die häufig gestellt werden. Detaillierte Infos für die Systemumgebung Ihrer Kanzlei kann Ihnen jedoch nur der Lieferant Ihrer Kanzleisoftware beantworten.

Zu den grundlegenden Voraussetzungen für die Nutzung des beA gehört ein Computer mit gesicherter Internetanbindung. Um maximalen Nutzen aus dem beA im Zusammenhang mit der komplett elektronisch geführten Akte zu ziehen, ist eine gewartete, aktuelle Kanzleisoftware unbedingt empfehlenswert. Die Arbeit über einen Browser ist auf Dauer nicht zielführend und erleichtert die Arbeit nicht im gewünschten Maße.

Die Anmeldung im beA erfolgt über eine Sicherheitskarte – sog. bea-Karte Basis und eine PIN. Dementsprechend ist mindestens ein zertifizierter Kartenleser in der Kanzlei notwendig. Sofern in Ihrer Kanzlei bereits ein Kartenleser für EGVP oder das Online Mahnverfahren installiert wurde, verfügen Sie vermutlich über das passende Gerät. Die meisten Geräte eignen sich auch für andere Anwendungen, die eine Authentifizierung via elektronisch lesbare Karten erfordern, beispielsweise mit dem neuen Personalausweis für das Online Banking.

Neben dem Kartenleser ist es unbedingt notwendig, spätestens jetzt die benötigten beA-Karten zu bestellen. Welche beA Karte brauchen Sie?

Die Anmeldung am beA erfolgt über eine Sicherheitskarte (beA-Karte) und eine individuelle PIN. Jeder Rechtsanwalt – analog: jeder Notar – braucht eine individuelle beA-Karte. Die „beA-Karte Basis“ kostet bei der BRAK derzeit € 29,00 pro Jahr. Mit dieser kann sich ein Anwalt an seinem Postfach anmelden und Nachrichten empfangen und senden.

Es wird keine Karten für eine komplette Kanzlei mit mehreren Anwälten geben.

Wie viele beA-Karten braucht eine Kanzlei mit mehreren Berufsträgern? Jeder Anwalt braucht eine beA-Karte Basis. Um das beA auch durch Mitarbeiter abrufen zu können, benötigt jeder Mitarbeiter ein sog. Mitarbeiterzertifikat.Eeine Kanzlei mit 5 Anwälten und 3 Mitarbeitern benötigt 5 beA-Karten Basis plus 3 Mitarbeiterzertifikate.

Ist noch eine gesonderte Signaturkarte erforderlich? beA-Karte und Signaturkarte sind zwei unterschiedliche Dinge, die einander in bestimmten Fällen ergänzen, sich jedoch nicht ersetzen.

Eine bereits vorhandene Signaturkarte wird meist bereits beim Online-Mahnverfahren, beim EGVP und anderen Aufgaben, die eine qualifizierte Signatur erfordern, eingesetzt. Daher ist es sinnvoll, die getrennte Signaturkarte beizubehalten, weil es dem Anwalt damit möglich ist, von seinem Arbeitsplatz jedes Dokument unabhängig vom beA digital und qualifiziert zu signieren, den Versand jedoch den Mitarbeitern zu überlassen, ohne die Karte herumreichen zu müssen. Es ist jedoch auch möglich eine kombinierte bea-Karte Signatur für € 49,90 zu bestellen. Es besteht die Möglichkeit, eine vorhandene beA-Karte Basis über die BRAK um die Signaturfunktion erweitern zu lassen.

Können in einer größeren Kanzlei „rollenbezogene“ Rechte an die Mitarbeiter delegiert werden, beispielsweise um die besonderen Anwaltspostfächer von einem oder mehreren Anwälten einzusehen und zu bearbeiten? Mitarbeiter können sich – nach erstmaliger Einrichtung und Definition entsprechender Rechte für das jeweilige Anwaltspostfach – mit einem Mitarbeiter-Softwarezertifikat anmelden. Letzteres erfordert jedoch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. Dabei sollten Sie die Hilfe Ihres Softwarelieferanten in Anspruch nehmen. Die Daten zur Authentifizierung werden später verschlüsselt an das System gesendet, sodass keine Manipulationen möglich sind.

Mitarbeiter einer Kanzlei erhalten ein elektronisches Softwarezertifikat aktuell für €4,90 pro Jahr. Es wird auf dem jeweiligen Arbeitsplatz-System hinterlegt. Mittels dieses codierten Zugangs kann sich ein Mitarbeiter im Auftrag eines Rechtsanwalts an dessen beA anmelden, um Nachrichten zu versenden und zu empfangen.

Wie wirkt sich das beA auf die Kanzleiarbeit aus?

  • Jeder zugelassene Rechtsanwalt erhält ein persönliches beA
  • Das beA ersetzt für Rechtsanwälte den EGVP-Client
  • EGVP-Client wird nach Einführung des beA abgekündigt
  • Das elektronische Mahnverfahren kann auch über das beA geführt werden, die Umstellung (Softwareprogramme) auf beA vermutlich im Laufe des Jahres 2016
  • Schutzschriften können über das beA beim neuen zentralen elektronischen Schutzschriftenregister eingereicht werden (alle Zivil- und Arbeitsgerichte)
  • Alle Bundesgerichte und zahlreiche Ländergerichte sind über das beA erreichbar
  • Dokumente müssen vom Rechtsanwalt über sein beA grundsätzlich mit qualifizierter elektronischer Signatur versendet werden
  • Das Empfangsbekenntnis muss dem Empfänger als Anhang übersandt und von diesem ausgedruckt, unterschrieben und auf konventionellem Weg – oder aber mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen – über das beA zurückgesandt werden

Welche Vorteile wird das beA langfristig bringen?

Das beA gewährleistet, dass versandte Nachrichten ankommen, und zwar unabhängig von der Tageszeit und unabhängig von der Belastung des Systems. Falls doch einmal technische Probleme auftreten, lässt sich anhand eines lückenlosen Nachrichtenjournals der Sendeversuch nachweisen. Dies ist beispielsweise relevant, um eine Wiedereinsetzung zu erreichen. Daneben stellt das beA sicher, dass auch Nachrichten, die erst kurz vor Fristablauf versendet werden, pünktlich beim Gericht eintreffen.

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